Organizar un Campeonato

Una vez has participado en varias competiciones y has disfrutado, te das cuenta de que hay gente detrás que hace posible que el campeonato se desarrolle. Ahora, quieres tú también aportar tu granito de arena y quieres organizar un campeonato en tu zona. Aquí dejo unos pasos a dar, aunque no son todos obligatorios. Si crees que todo no puedes hacer, siempre puedes hacer alguno y pedir ayuda para los otros (si eres socio de esta asociación o de la Asociación Española del Cubo de Rubik dispondrás de mucha más ayuda). El primer punto (haber participado) no es obligatorio, pero es recomendable, ya que así tendrás una idea de cómo funciona.


1.- Un sitio

Lo primero y más importante para poder celebrar un campeonato es tener un sitio donde poder celebrarlo.  Por lo tanto, busca un sitio donde creas que se pueda organizar un campeonato (como ya has ido a algunos, ya sabes el espacio más o menos que necesitas, sino, más adelante se explica más detallado). Recuerda:

  • Espacio para una zona de competición con sus mesas, sillas y stacks y displays.
  • Espacio para zona de espera (que no tiene que ser nada aparte, pero que haya espacio para tenerla), zona de mezcladores y una mesa para poner un ordenador donde se pasan los tiempos (así que también se necesita un enchufe).
  • Espacio para el público y los cuberos que no están compitiendo con sus respectivas sillas y mesas.
  • A ser posible, una sala aparte para poder realizar aquellas categorías que necesitas silencio y se hacen aparte (a ciegas múltiple, 4x4x4 a ciegas, mínimos movimientos,…)

Dicho sitio puede ser un colegio, la universidad, un centro cívico, …. Es importante también, que el sitio esté bien comunicado para que los cuberos puedan ir, es importante la luz pues sino los cuberos se pueden distraer (asegúrate que hay buena luz) y que haya sitios cercanos ya sea para comer como para alojarse. Debes informarte del sitio y alrededores bien antes de preguntar.

 

2.- Fecha

Si ya tienes un sitio, consíguelo y busca una fecha con tiempo suficiente para poder hacerlo oficial y poder organizarte con el resto de cosas que hay que hacer. Puede que sea el local el que te ofrezca fechas, pero antes de elegir una ten en cuenta lo siguiente:

  • ·Según las normas de la WCA, tiene que acudir un delegado, así que ponte en contacto con ellos para ver qué fechas son buenas para ellos. Los delegados actuales españoles son Javier Tirado Ortiz, Alexander Olleta del Molino y Luis Javier Iañez. Cuando lo hagas, ellos consultarán cómo de pensado tienes el campeonato.
  • Pero no sólo un delegado, lo más importante es que vaya gente, que haya cuberos. Asegúrate que al menos 20 competidores pueden ir, aunque cuantos más mejor. Para ello, pregunta en foros y redes sociales sobre fechas. No todos podrán, pero al menos que la mayoría puedan.
  •  Otra cosa importante para elegir la fecha es que no caiga cercano a otro campeonato que se celebre en el país o junto a europeos y mundiales, para así asegurarte más gente. Lo campeonatos puedes verlos en la WCA y algunos de los celebrados en España en la web de la Asociación Española del Cubo de Rubik.

 

3.- Contar con material

Para poder celebrar un campeonato es importante contar con el material que se necesita:

  • Stacks + mats (los cronómetros con sus alfombrillas)
  • Los displays (los visores de tiempos)
  • Bolis para poder apuntar los tiempos
  • Cronómetros de mano (lo usan los jueces)
  • Tapacubos
  • Hoja de tiempos (para anotar los tiempos de cada participante de cada categoría y ronda)

Antes de hacerlo oficial, es importante saber que cuentas con este material. Este material lo puede proporcionar la Asociación Española del Cubo de Rubik (menos las hojas de tiempos que hablaremos después). Por tanto, debes preguntarles si para esas fechas tienen libre el material y las condiciones. Esto se lo puedes preguntar a ellos.

Por otro lado, otras cosas que se pueden ofrecer:

  • Diplomas (de participación y/o de podios)
  • Acreditaciones
  • Trofeos y/o medallas
  •  Camisetas de campeonato
  • Premios (ya sea obsequios o en metálico)
  • Comida para los competidores
  •   ...

Esto no es obligatorio, pero de interesarte, no lo deja, a priori, la AECR. Para pagarlo puedes recurrir a una cuota de inscripción a los participantes. Con esto puedes cubrir un mínimo, pero si quieres más, deberás buscar patrocinadores. Cuánto más completo hagas el campeonato, más gustará y querrán que vuelvas a organizarlo, recuérdalo.


4.- Crear la web del campeonato

Antes de hacerlo oficial es importante que dejes todo claro en una web. Es obligatorio tener una web o sitio donde poder consultar las diversas cosas del campeonato como por ejemplo:

  • La información general, dónde y cuándo. Y cualquier información importante.
  • Cómo llegar (desde aeropuerto o estación de autobuses o tren)
  • Las categorías en las que se competirá (existen 18 categorías oficiales según la WCA)
  • Alojamiento (cierta información de donde podrían alojarse los competidores)
  • Horario (parte importante que se debe hacer con calma)
  • Inscripción (tanto la dirección de la WCA como su propio formulario de inscripción con la información de si hay que pagar por participar)

La WCA deja la posibilidad de crear estas secciones en su página web dentro de tu campeonato. Si no sabes crear una página web propia o no sabes manejar la de la WCA, la Asociación Española del Cubo de Rubik (AECR) también puede creártela o ayudarte en la tarea.

Todo el esquema ese no hace falta que esté en diferentes secciones, pueden estar incluso todo junto en una, aunque separarlo deja todo más claro y limpio. Sobre el horario, no se debe llenar con más cosas de las posibles, no es necesario que se compita en todo. Se debe valorar el número de participantes, el tiempo del que se dispone,… Además tendrá que aparecer si una ronda tiene “Tiempo de corte” o no, es decir si es combinada. También se pueden hacer más rondas de una categoría. Ante todo, intenta dar margen de tiempo, pues ya se podrán añadir categorías o rondas si sobra tiempo durante el campeonato: es mejor añadir que tener que quitar por falta de tiempo.


5.- Hacerlo oficial

Una vez tienes el sitio (que deberás confirmar), el material, la fecha (porque tanto los cuberos como un delegado pueden) y la web medio hecha (podrás ir añadiendo información con tiempo), toca hacerlo oficial. Para ello, debes mandar un correo al delegado correspondiente (con copia al resto de delegados españoles) con los siguientes datos para que lo hagan oficial. Debes mandarlo en inglés:

  • Date (fecha)
  • City (ciudad + país)
  • Venue (el sitio donde se va a celebrar que puedes ponerlo como hipervínculo, si tiene web)
  • Address (dirección del sitio)
  • Website (web del campeonato)
  • Organiser (la/s persona/s o grupo organizador)
  • Delegate (el delegado que ha confirmado su asistencia)
  • Categories (categorías que tendrá tu campeonato)
  • Extra information (por ejemplo, si cobrarás inscripción)

Organiser y Delegate debes mandarlo con un correo de contacto.

Actualmente, una vez hablas con los delegados para ver su disponibilidad (como comentábamos antes, importante para elegir la fecha), puede que te manden un formulario a rellenar con dicha información (y bastantes más cosas -transporte, alojamiento, comida, horario, material informático...- con el fin de comprobar que lo llevas bien, sobre todo si eres nuevo). La mayoría has tenido que planteártelas en el punto 1, así que no debería ser un problema. Cuánto más trabajo lleves hecho, mejor para todos.

Tras ser enviado a la WCA, pueden pasar tres cosas (una de ellas improbable). A veces, sobre todo si no eres nuevo, el delegado te manda un enlace donde tú añades toda esta información mencionada (por ello debes tenerlos claro). Puede pasar que, depende del delegado y sobre todo si eres nuevo, el delegado haga este trabajo (no es su obligación). Y lo casi imposible es que los de la WCA rellenen dichos campos (pues hay muchos campeonatos en el mundo a lo largo del año).

Al mismo tiempo que se hace oficial se crea la posibilidad de pre-registrarse desde la página de la WCA, por lo que puedes mandar a la gente a esa página. Dicha página aparecerá en la lista de campeonatos de la WCA cuando sea oficial. Como organizador (y salvo excepciones y según delegado), deberás comprobar que los pre-registros son correctos (es decir, al menos que los nombres son completos y las fechas de nacimiento coherentes) y aceptarlos para que aparezcan en la web de la WCA.


6.- Anunciarlo

Una vez tienes lo necesario y es oficial toca darlo a conocer a todo el mundo. Si has comentado alguna cosa antes en foros y redes sociales (para lo que decíamos de la asistencia) ya solo tendrás que confirmar que se celebrará y añadir los enlaces de la web y la WCA. Si no lo has hecho, ahora es hora de que lo des a conocer. La mejor forma es a través de las redes sociales.

Además, para anunciarlo por la zona, tendrás que diseñar unos carteles. Esto también se puede hacer antes de anunciarlo en las redes sociales, pero no es obligatorio que sea así. Los carteles de campeonatos tampoco los da la AECR, así que, si tienes algún patrocinador, no será muy complicado; en cambio, si no tienes dinero, siempre puedes hacer uno sólo y listo.


7.- Preparación previa

Ahora toca dejar todo preparado para que no haya que andar con prisa a última hora. ¿Qué hay que dejar preparado? Pues muy fácil. A partir de ahora, la gente empezará a pre-inscribirse en el campeonato y poco a poco irás viendo con cuánta gente vas a contar. Una vez fijes el horario, toca imprimir diplomas (si los va a haber, aunque es recomendable), hojas de tiempos y el scoresheet.

Los diplomas puedes diseñarlos tú ó puedes pedir diseños ya hechos y únicamente cambiar el texto. En cualquier caso, en los diplomas deberá firmar tanto el delegado como la persona que representa a la organización (que si eres sólo tú, pues tú tendrás que firmar). Tanto el diploma de participación de cada uno como los 3 primeros puestos de todas las categorías. Tú puedes firmarlo previamente, pero debes organizarte para que el delegado lo que haga en algún momento durante el campeonato ó que te lo pase de forma digital.

Las hojas de tiempos deberás imprimir muchas. Se necesita una hoja de tiempos para cada participante por cada ronda y categoría. Si no has visto una hoja de tiempos, es esto:

Estos papeles puedes rellenarlos tú previamente en casa y organizarlo según veas convenientes (por ejemplo para poder tener claros los grupos) o dejarles a los competidores rellenarlo durante la competición. Como es probable que ya hayas acudido a un campeonato, no hace falta que detalle más sobre esto. Como organizador debes asegurarte de que no se pierden estas hojas que son muy importantes tanto para las rondas como para poder pasarlas al ordenador.

Para pasar los tiempos al ordenador se utiliza cubecomps: una herramienta creada por nuestro compañero y delegado Luis Javier Iañez que facilita enormemente tanto la preparación como la gestión del campeonato. Permite crear por anticipado todas las hojas de tiempos ya rellenas, introducir los tiempos de las distintas rondas e imprimir directamente los participantes que pasan a las siguientes, así como imprimir otra vez las hojas de tiempos de las siguientes rondas, crear los diplomas de ganadores, e incluso generar de forma automática la hoja de excel que debe ser enviada a la WCA. Además, podrán verse los tiempos desde cualquier ordenador, porque estarán online (siempre que el local disponga de internet). Trata de tener Internet y usar la web sin dudarlo.

Para poder tenerlo a tiempo, pide con días de antelación a Luis que te cree un espacio para tu campeonato. De esta manera, podrás aprovechar todas esas ventajas que ofrece con tiempo suficiente para que no se te acumule el trabajo los últimos días. Además, es recomendable que hagas algunas pruebas de cómo funciona si es tu primera vez. Verás lo sencillo que resulta. Si tuvieses alguna duda, no dudes en preguntar al delegado de tu campeonato.

Extra: Aunque practicamente todos usamos cubecomps, no es la única forma de apuntar los tiempos (por ejemplo, si no hay Internet). Aunque no es obligatorio, por si acaso, es recomendable descargar el scoresheet: un archivo Excel donde se apuntan los resultados. Esta hoja la proporciona la WCA en el link "especial" del campeonato (donde has rellenado los campos y donde aceptarás a los pre-inscritos). Utilizar esta hoja implica que en el tiempo de Registro deberás comprobar si están todos y quitarás a los que no vayan y pasar luego los tiempos de las hojas de tiempos.

Tanto si se usa cubecomps o el scoresheet, es recomendable que cuentes con alguien para pasar tiempos porque es una tarea casi constante y tú, como organizador, tendrás que ocuparte de otras tareas, aunque, de vez en cuando, también puedas pasar tiempos.

Aunque no suela hacerlo el organizador, es conveniente saber que también se deben llevar las mezclas de cada categoría y ronda (siempre con un intento más del que figure por si acaso). En general, este trabajo lo suele realizar el delegado.

 

8. – Extras

Lo anterior mencionado es lo que es obligatorio llevar y tenerlo organizado. Pero ya sabes, que si tienes dinero, siempre puedes hablar con algún bar o restaurante para tener la comida organizada. Además, también puedes tener hablado con un hotel el alojamiento de los participantes o incluso conseguir algún descuento. También puedes tener camisetas del campeonato, como medallas y/o trofeos para los ganadores. Otra forma de premiar, puede ser con un obsequio como algún regalo, un cubo personalizado, un viaje,…

Todo este tipo de cosas y las que se te puedan ocurrir son siempre bienvenidas y agradecidas, sobre todo en lo que se refiere a comida y alojamiento, porque simplificarás y mucho el viaje y estancia de los participantes y se podrán centrar más en pasárselo bien.

Como ya hemos mencionado, además de para el material y la web, mucha ayuda para la organización de campeoantos te la podrá proporcionar la Asociación Española del Cubo de Rubik si eres socio (con la preparación, registro, posibles diseños o cubecomps, entre otros).

Además, podría proporcionar algún regalo o medallas (tendrás que hablarlo con ellos). A cambio, la asociación no puede sólo financiarse con las cuotas de socio (no hay más que mirar, por ejemplo, lo que cuesta un display) y, por eso, pide que 1€ por competidor de las inscripciones vaya para ellos y así poder ayudar a futuros organizadores como tú (aunque se pueden llegar a otros acuerdos, todo es hablarlo y analizar tus necesidades).


9.- El día anterior al campeonato

No tiene por qué ser el día antes, puede ser días antes o unas horas antes de empezar, pero suele ser lo habitual. Se debe preparar el escenario. Aunque deberías saberlo, por si nunca has participado, las zonas son:


Zona de competición

En esta zona estarás puestas las mesas con sus respectivas sillas. En las mesas se colocará el stack (cronómetro), el mat (alfombrilla) y el display (visor de tiempos). Además se puede tener colocado un boli para cada mesa y un cronómetro de mano. Recuerda que este material debes haberlo recibido previamente (ya sea por la AECR u otras fuentes).


Zona de mezclas

En la zona de mezclas habrá una mesa más o menos grande donde se colocarán los mezcladores (que suelen ser competidores también, pero de otras rondas o categorías) y las hojas de tiempos de cada participante con sus respectivos cubos. También se colocan en la mesa de mezclas los tapacubos. Esta zona debe estar de tal manera que los competidores no puedan ver cómo se mezclan los cubos.

 

Zona de espera

En la zona de espera únicamente se colocan unas sillas para que los competidores que les toca competir puedan esperar a que un juez les llame. La zona de espera se puede separar con biombos o similar, aunque no es necesario. Debe estar también de tal forma que los competidores no vean las mezclas de los cubos.


Mesa para el ordenador

No menos importante que el resto, se debe tener una mesa con su silla (o más) para poder colocar el ordenador donde se pasarán los tiempos. Por tanto, recomendable que esté al lado de un enchufe. Muchas veces también, se tiene una impresora, así que se debe poder colocar ambas cosas.

 

Sala aparte

Para algunas categorías como 4x4x4 A ciegas, 5x5x5 A ciegas, 3x3x3 A ciegas múltiple ó incluso 3x3x3 Mínimos Movimientos se necesita un sitio aparte de la zona de competición. La razón es que son pruebas de una duración más extensa, que llega hasta la hora de duración en algunas pruebas. Son pruebas para los que se necesita el mayor silencio posible. Para estas categorías, únicamente se necesita un cronómetro de mano con los correspondientes puzles y hojas de tiempos (nada de displays, stacks,…). Para 3x3x3 Mínimos Movimientos se necesita algo más, se necesita una hoja con la mezcla, unas hojas en blanco y un bolígrafo para cada competidor.

 

10.- Llegó el campeonato

Si todo lo anterior lo tienes ya previamente organizado e impreso, el día del campeonato únicamente deberás asegurarte de que todo sale bien. Siempre pueden pasar cosas, como que el ordenador no funcione correctamente, que tampoco funcione la impresora, y poco más, pero que son poco probables. Por eso, aún así, es importante que las hojas de tiempos y el Scoresheet las tengas en un pen, para que si un portátil no va, puedas hacerlo en otro (debes asegurar de que podrás contar con otro por si acaso). Sobre todo si no tienes Internet y depende, de si has optado por usar cubecomps.

En general el día del campeonato será un día tranquilo, donde aparte de asegurar que el material se conserva bien (porque encima probablemente no sea tuyo), será que al finalizar una ronda o categoría se impriman los resultados para pegarlos en la pared (por tanto necesitarás celo, acuérdate). Una tarea importante, bastante lógica, es que deberás asegurarte que en todo momento hay mezcladores y jueces suficientes para que el campeonato no se quede parado.

Otra cosa donde tomarás parte, será si falta o sobra tiempo. Junto al delegado deberéis decidir qué hacer, qué categoría quitar ó como limitar más los tiempos con tiempos de corte más estrictos (en caso de faltar tiempo) ó qué categoría o ronda añadir (en caso de sobrar tiempo).

Finalizado el campeonato acuérdate que hay que recoger y devolver el material. El delegado se encargará de mandar los tiempos a la WCA para que se hagan públicos los resultados.

Habrá terminado el campeonato y ahora a esperar las opiniones de la gente (que también puede que recibas durante el campeonato) para mejorar si tienes idea de repetir. Como cuando compites, es importante también, ¡disfrutar como organizador!

¡Enhorabuena!

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