Organizar un Campeonato

Una vez has participado en varias competiciones y has disfrutado, te das cuenta de que hay gente detrás que hace posible que el campeonato se desarrolle. Ahora, quieres tú también aportar tu granito de arena y quieres organizar un campeonato en tu zona. Aquí dejo unos pasos a dar, aunque no son todos obligatorios. Si crees que todo no puedes hacer, siempre puedes hacer alguno y pedir ayuda para los otros (si eres socio de esta asociación o de la Asociación Española del Cubo de Rubik dispondrás de mucha más ayuda). El primer punto (haber participado) no es obligatorio, pero es recomendable, ya que así tendrás una idea de cómo funciona.


1.- Un sitio

Lo primero y más importante para poder celebrar un campeonato es tener un sitio donde poder celebrarlo.  Por lo tanto, busca un sitio donde creas que se pueda organizar un campeonato (como ya has ido a algunos, ya sabes el espacio más o menos que necesitas, sino, más adelante se explica más detallado). Recuerda:

  • Espacio para una zona de competición con sus mesas, sillas y stacks y displays.
  • Espacio para zona de espera (que no tiene que ser nada aparte, pero que haya espacio para tenerla), zona de mezcladores y una mesa para poner un ordenador donde se pasan los tiempos (así que también se necesita un enchufe).
  • Espacio para el público y los cuberos que no están compitiendo con sus respectivas sillas y mesas.
  • A ser posible, una sala aparte para poder realizar aquellas categorías que necesitas silencio y se hacen aparte (a ciegas múltiple, 4x4x4 a ciegas, mínimos movimientos,…)

Dicho sitio puede ser un colegio, la universidad, un centro cívico, …. Es importante también, que el sitio esté bien comunicado para que los cuberos puedan ir, es importante la luz pues sino los cuberos se pueden distraer (asegúrate que hay buena luz) y que haya sitios cercanos ya sea para comer como para alojarse. Debes informarte del sitio y alrededores bien antes de preguntar.

 

2.- Fecha

Si ya tienes un sitio, consíguelo y busca una fecha con tiempo suficiente para poder hacerlo oficial y poder organizarte con el resto de cosas que hay que hacer. Puede que sea el local el que te ofrezca fechas, pero antes de elegir una ten en cuenta lo siguiente:

  • ·Según las normas de la WCA, tiene que acudir un delegado, así que ponte en contacto con ellos para ver qué fechas son buenas para ellos. Los delegados actuales españoles son Javier Tirado Ortiz, Alexander Olleta del Molino y Luis Javier Iañez.
  • Pero no sólo un delegado, lo más importante es que vaya gente, que haya cuberos. Asegúrate que al menos 20 competidores pueden ir, aunque cuantos más mejor. Para ello, pregunta en foros sobre fechas. No todos podrán, pero al menos que la mayoría puedan.
  •  Otra cosa importante para elegir la fecha es que no caiga cercano a otro campeonato que se celebre en el país o junto a europeos y mundiales, para así asegurarte más gente. Lo campeonatos puedes verlos en la WCA y algunos de los celebrados en España en la web de la Asociación Española del Cubo de Rubik.

 

3.- Contar con material

Para poder celebrar un campeonato es importante contar con el material que se necesita:

  • Stacks + mats (los cronómetros con sus alfombrillas)
  • Los displays (los visores de tiempos)
  • Bolis para poder apuntar los tiempos
  • Cronómetros de mano (lo usan los jueces)
  • Tapacubos
  • Hoja de tiempos (para anotar los tiempos de cada participante de cada categoría y ronda)

Antes de hacerlo oficial, es importante saber que cuentas con este material. Este material lo puede proporcionar Goliath (menos las hojas de tiempos que hablaremos después). Por tanto, debes preguntarles si para esas fechas tienen libre el material. Esto se lo puedes preguntar  Ernesto Fernández Regueira.

Por otro lado, otras cosas que se pueden ofrecer:

  • Diplomas (de participación y/o de podios)
  • Acreditaciones
  • Trofeos y/o medallas
  •  Camisetas de campeonato
  • Premios (ya sea obsequios o en metálico)
  • Comida para los competidores
  •   ...

Esto no es obligatorio, pero de interesarte, no lo deja Goliath. Para pagarlo puedes recurrir a una cuota de inscripción a los participantes. Con esto puedes cubrir un mínimo, pero si quieres más, deberás buscar patrocinadores. Cuánto más completo hagas el campeonato, más gustará y querrán que vuelvas a organizarlo, recuérdalo.


4.- Crear la web del campeonato

Antes de hacerlo oficial es importante que dejes todo claro en una web. Es obligatorio tener una web o sitio donde poder consultar las diversas cosas del campeonato como por ejemplo:

  • La información general, dónde y cuándo. Y cualquier información importante.
  • Cómo llegar (desde aeropuerto o estación de autobuses o tren)
  • Las categorías en las que se competirá (existen 17 categorías oficiales según la WCA)
  • Alojamiento (cierta información de donde podrían alojarse los competidores)
  • Horario (parte importante que se debe hacer con calma)
  • Inscripción (tanto la dirección de la WCA como su propio formulario de inscripción con la información de si hay que pagar por participar)

Si no sabes crear una página web, la Asociación Española del Cubo de Rubik (AECR) ofrece un patrocinio en el que te hace la web. Ponte en contacto con alguno de la AECR para informarte.

Todo el esquema ese no hace falta que esté en diferentes secciones, pueden estar incluso todo junto en una, aunque separarlo deja todo más claro y limpio. Sobre el horario, no se debe llenar con más cosas de las posibles, no es necesario que se compita en todo. Se debe valorar el número de participantes, el tiempo del que se dispone,… Además tendrá que aparecer si una ronda tiene “Tiempo de corte” o no, es decir si es combinada. También se pueden hacer más rondas de una categoría. Ante todo, intenta dar margen de tiempo, pues ya se podrán añadir categorías o rondas si sobra tiempo durante el campeonato: es mejor añadir que tener que quitar por falta de tiempo.


5.- Hacerlo oficial

Una vez tienes el sitio (que deberás confirmar), el material, la fecha (porque tanto los cuberos como un delegado pueden) y la web medio hecha (podrás ir añadiendo información con tiempo), toca hacerlo oficial. Para ello, debes mandar un correo al delegado correspondiente (con copia al resto de delegados españoles) con los siguientes datos para que lo hagan oficial. Debes mandarlo en inglés:

  • Date (fecha)
  • City (ciudad + país)
  • Venue (el sitio donde se va a celebrar que puedes ponerlo como hipervínculo, si tiene web)
  • Address (dirección del sitio)
  • Website (web del campeonato)
  • Organiser (la/s persona/s o grupo organizador)
  • Delegate (el delegado que ha confirmado su asistencia)
  • Categories (categorías que tendrá tu campeonato)
  • Extra information (por ejemplo, si cobrarás inscripción)

Organiser y Delegate debes mandarlo con un correo de contacto. Además, si eres nuevo sobre todo, el delegado puede pedirte información sobre el transporte, alojamiento, sitios para comer o un posible horario. La mayoría has tenido que planteártelo en el punto 1, así que no debería ser un probelema. Cuánto más trabajo lleves hecho, mejor para todos.

Tras ser enviado a la WCA, pueden pasar tres cosas (una de ellas improbable). Lo más habitual es que el delegado te mande un enlace donde tú añadas toda esta información mencionada (por ello debes tenerlos claro). Puede pasar, que, depende el delegado y si es o no tu primera vez, el delegado haga este trabajo por ti (no es su obligación). Y lo casi imposible sería que los de la WCA rellenaran dichos campos (pues hay muchos campeonatos en el mundo a lo largo del año).

Al mismo tiempo que se hace oficial se crea la posibilidad de pre-registrarse desde la página de la WCA, por lo que puedes mandar a la gente a esa página. Dicha página aparecerá en la lista de campeonatos de la WCA cuando sea oficial.


6.- Anunciarlo

Una vez tienes lo necesario y es oficial toca darlo a conocer a todo el mundo. Si has comentado alguna cosa antes en el foro (para lo que decíamos de la asistencia) ya solo tendrás que confirmar que se celebrará y añadir los enlaces de la web y la WCA. Si no lo has hecho, ahora es hora de que lo des a conocer. La mejor forma es a través de los foros.

Además, para anunciarlo por la zona, tendrás que diseñar unos carteles. Esto también se puede hacer antes de anunciarlo en los foros, pero no es obligatorio que sea así. Los carteles de campeonatos tampoco los da Goliath, así que, si tienes algún patrocinador, no será muy complicado; en cambio, si no tienes dinero, siempre puedes hacer uno sólo y listo.


7.- Preparación previa

Ahora toca dejar todo preparado para que no haya que andar con prisa a última hora. ¿Qué hay que dejar preparado? Pues muy fácil. A partir de ahora, la gente empezará a pre-inscribirse en el campeonato y poco a poco irás viendo con cuánta gente vas a contar. Una vez fijes el horario, toca imprimir diplomas (si los va a haber, aunque es recomendable), hojas de tiempos y el scoresheet.

Los diplomas puedes diseñarlos tú ó puedes pedir diseños ya hechos y únicamente cambiar el texto. En cualquier caso, en los diplomas deberá firmar tanto el delegado como la persona que representa a la organización (que si eres sólo tú, pues tú tendrás que firmar). Tanto el diploma de participación de cada uno como los 3 primeros puestos de todas las categorías. Tú puedes firmarlo previamente, pero debes organizarte para que el delegado lo que haga en algún momento durante el campeonato ó que te lo pase de forma digital.

Las hojas de tiempos deberás imprimir muchas. Se necesita una hoja de tiempos para cada participante por cada ronda y categoría. Si no has visto una hoja de tiempos, es esto:

Estos papeles puedes rellenarlos tú previamente en casa y organizarlo según veas convenientes (por ejemplo para poder tener claros los grupos) o dejarles a los competidores rellenarlo durante la competición. Como es probable que ya hayas acudido a un campeonato, no hace falta que detalle más sobre esto. Como organizador debes asegurarte de que no se pierden estas hojas que son muy importantes tanto para las rondas como para poder pasarlas al ordenador.

El scoresheet es un archivo Excel donde tendrás que apuntar los participantes que acudirán al campeonato con toda la información o al menos los pre-registrados. Esta hoja la proporciona la WCA en el link "especial" del campeonato (donde has rellenado los campos y donde aceptarás a los pre-inscritos). Luego en el tiempo de Registro comprobarás si están todos y quitarás a los que no vayan. En esa misma hoja es donde se pasarán luego los tiempos de las hojas de tiempos. Y es lo que se mandará a la WCA finalizado el campeonato. Por ello, es recomendable que hayas hablado previamente con alguien que se pueda encargar de pasar los tiempos.

Aunque no suela hacerlo el organizador, es conveniente saber que también se deben llevar las mezclas de cada categoría y ronda (siempre con un intento más del que figure por si acaso). En general, este trabajo lo suele realizar el delegado.

Es muy interesante resaltar en este punto cubecomps. Una herramienta creada por nuestro compañerlo y delegado Luis Javier Iañez que facilita enormemente tanto la preparación como la gestión del campeonato. Permite crear por anticipado todas las hojas de tiempos ya rellenas, introducir los tiempos de las distintas rondas e imprimir directamente los participantes que pasan a las siguientes, así como imprimir otra vez las hojas de tiempos de las siguientes rondas, crear los diplomas de ganadores, e incluso generar de forma automática la hoja de excel que debe ser enviada a la WCA. Además, podrán verse los tiempos desde cualquier ordenador, porque estarán online (siempre que el local disponga de internet). Trata de tener Internet y usar la web sin dudarlo.

 

8. – Extras

Lo anterior mencionado es lo que es obligatorio llevar y tenerlo organizado. Pero ya sabes, que si tienes dinero, siempre puedes hablar con algún bar o restaurante para tener la comida organizada. Además, también puedes tener hablado con un hotel el alojamiento de los participantes o incluso conseguir algún descuento. También puedes tener camisetas del campeonato, como medallas y/o trofeos para los ganadores. Otra forma de premiar, puede ser con un obsequio como algún regalo, un cubo personalizado, un viaje,…

Todo este tipo de cosas y las que se te puedan ocurrir son siempre bienvenidas y agradecidas, sobre todo en lo que se refiere a comida y alojamiento, porque simplificarás y mucho el viaje y estancia de los participantes y se podrán centrar más en pasárselo bien.

Mucha ayuda para la organización de campeoantos te la podrá proporcionar la Asociación Española del Cubo de Rubik si eres socio. Sus ventajas en lo referente a la organización de campeonatos son las siguientes:

  • Apoyo con más cronómetros y displays. Tengamos en cuenta que los de Goliath no son infinitos, y no sabemos si los irán restituyendo cuando se vayan rompiendo que alguno ya lo ha hecho (en 2014 hemos encontrado campeonatos en los que sólo ha mandado 3 equipos).
  • Ayuda en la preparación del campeonato, aconsejando en todo lo posible, estudiando la viabilidad del campeonato en cuestión, los posibles gastos, informando de forma clara de todo lo necesario para llevarlo a cabo.
  • Apoyo durante el registro del campeonato. Alguien de la AECR ayudará en todo lo posible, llevando a cabo el alta de los nuevos miembros, etc.
  • Ayuda, dentro de lo posible, en el diseño de acreditaciones, carteles, etc. También podría alguien hacerse cargo de su impresión y de llevarlos al sitio (se descontaría de los gastos).
  • La AECR tiene pilas de repuesto (varios paquetes) para los display que estarían a disposición para el campeonato. Igualmente, cuenta con cronómetros de mano si hicieran falta.
  • La AECR puede alojarte la web del campeonato como ya hemos mencionado antes.
  • Facilidades para usar Cubecomps. Por regla general Luis lo pone a disposición de todo aquél que se lo pida. Sin embargo hay cosas que pueden necesitar una ayuda adicional. Por ejemplo de plastificar los diplomas que nos saca la web o que el lugar del campeonato no disponga de Internet. En este caso habría que instalar una copia local de cubecomps (con todo el trabajo que ello conlleva) en el portátil de algún miembro de la AECR y realizar la gestión del campeonato desde ahí.

Además, podría proporcionar algún regalo o medallas (tendrás que hablarlo con ellos). A cambio, la asociación no puede sólo financiarse con las cuotas de socio (no hay más que mirar, por ejemplo, lo que cuesta un display) y, por eso, pide que 1€ por competidor de las inscripciones vaya para ellos y así poder ayudar a futuros organizadores como tú.


9.- El día anterior al campeonato

No tiene por qué ser el día antes, puede ser días antes o unas horas antes de empezar, pero suele ser lo habitual. Se debe preparar el escenario. Aunque deberías saberlo, por si nunca has participado, las zonas son:


Zona de competición

En esta zona estarás puestas las mesas con sus respectivas sillas. En las mesas se colocará el stack (cronómetro), el mat (alfombrilla) y el display (visor de tiempos). Además se puede tener colocado un boli para cada mesa y un cronómetro de mano. Recuerda que este material debes haberlo recibido previamente (ya sea por Goliath u otras fuentes).


Zona de mezclas

En la zona de mezclas habrá una mesa más o menos grande donde se colocarán los mezcladores (que suelen ser competidores también, pero de otras rondas o categorías) y las hojas de tiempos de cada participante con sus respectivos cubos. También se colocan en la mesa de mezclas los tapacubos. Esta zona debe estar de tal manera que los competidores no puedan ver cómo se mezclan los cubos.

 

Zona de espera

En la zona de espera únicamente se colocan unas sillas para que los competidores que les toca competir puedan esperar a que un juez les llame. La zona de espera se puede separar con biombos o similar, aunque no es necesario. Debe estar también de tal forma que los competidores no vean las mezclas de los cubos.


Mesa para el ordenador

No menos importante que el resto, se debe tener una mesa con su silla (o más) para poder colocar el ordenador donde se pasarán los tiempos. Por tanto, recomendable que esté al lado de un enchufe. Muchas veces también, se tiene una impresora, así que se debe poder colocar ambas cosas.

 

Sala aparte

Para algunas categorías como 4x4x4 A ciegas, 5x5x5 A ciegas, 3x3x3 A ciegas múltiple ó incluso 3x3x3 Mínimos Movimientos se necesita un sitio aparte de la zona de competición. La razón es que son pruebas de una duración más extensa, que llega hasta la hora de duración en algunas pruebas. Son pruebas para los que se necesita el mayor silencio posible. Para estas categorías, únicamente se necesita un cronómetro de mano con los correspondientes puzles y hojas de tiempos (nada de displays, stacks,…). Para 3x3x3 Mínimos Movimientos se necesita algo más, se necesita una hoja con la mezcla, unas hojas en blanco y un bolígrafo para cada competidor.

 

10.- Llegó el campeonato

Si todo lo anterior lo tienes ya previamente organizado e impreso, el día del campeonato únicamente deberás asegurarte de que todo sale bien. Siempre pueden pasar cosas, como que el ordenador no funcione correctamente, que tampoco funcione la impresora, y poco más, pero que son poco probables. Por eso, aún así, es importante que las hojas Excel las tengas en un pen, para que si un portátil no va, puedas hacerlo en otro (debes asegurar de que podrás contar con otro por si acaso). Sobre todo si no tienes Internet y depende, de si has optado por usar cubecomps.

En general el día del campeonato será un día tranquilo, donde aparte de asegurar que el material se conserva bien (porque encima probablemente no sea tuyo), será que al finalizar una ronda o categoría se impriman los resultados para pegarlos en la pared (por tanto necesitarás celo, acuérdate).

Otra cosa donde tomarás parte, será si falta o sobra tiempo. Junto al delegado deberéis decidir qué hacer, qué categoría quitar ó como limitar más los tiempos con tiempos de corte más estrictos (en caso de faltar tiempo) ó qué categoría o ronda añadir (en caso de sobrar tiempo).

Finalizado el campeonato acuérdate que hay que recoger y devolver el material. El delegado se encargará de mandar los tiempos a la WCA para que se hagan públicos los resultados.

Habrá terminado el campeonato y ahora a esperar las opiniones de la gente (que también puede que recibas durante el campeonato) para mejorar si tienes idea de repetir. Como cuando compites, es importante también, ¡disfrutar como organizador!

¡Enhorabuena!

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