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Procedimientos de Auditoria de Propiedad Planta y Equipo

PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

OBJETIVOS DE AUDITORIA

Los objetivos de los procedimientos de auditoría, otros, son los siguientes:

a) Determinar el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;

b) Determinar que se mantengan registros adecuados de la propiedad, planta y equipo, que permitan tanto la correcta clasificación de los mismos de acuerdo con su características, como el control oportuno de su uso, disposición o consuman

c) Determinar mediante inspección física que existan y que estén en uso;

d) Determinar mediante la documentación relativa que sean propiedad de la Entidad u Organismo;

e) Determinar que las adiciones durante el período constituyan cargos debidamente capitalizables y representan propiedades físicas instaladas o construidas y si se han cargado a cuenta de gastos partidas importantes que debieron ser capitalizadas;

 f) Determinar su correcta valuación;

g) Determinar que los gastos por concepto de depreciaciones acumuladas por valores significativos que correspondan a todos los retiros abandonos de activos fijos que no estén prestando servicios, hayan sido eliminados de la contabilidad.

h) Determinar que haya consistencia en el método de valuación y el cálculo de la depreciación;

 i) Determinar que las bases de presentación sean razonables;

j) Determinar que se hayan revelado en los estados financieros cualquier limitación o gravamen que recaiga sobre los bienes que integran estas cuentas.

 PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

 Los principales procedimientos de auditoría que usualmente aplican pan el examen dé esta cuenta son los siguientes:

a) Evalúe el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;

b) Prepare una cédula que contenga el resumen de la propiedad, planta y equipo y su depreciación acumulada mostrando los saldos de inicio, adicional, retiros y saldos finales;

c) Sume los registros auxiliares por tipo de cuenta y balancee cada una de ellas contra el libro mayor.

 d) Examine la documentación (escritura o título de propiedad) y la autorización que ampare la adquisiciones de esta clase de activo y determinar que se hayan registrado al costo de adquisición;

 e) Al examinar la adquisiciones determinar si representan reposiciones y comprobar que los bienes sustituidos fueron dados de baja;.

 f) Mediante inspección física comprobar que los bienes adquiridos existen y están en uso;

g) Por las adiciones a través de orden de trabajo en proceso o sea cuando la Entidad u Organismo ha realizado determinada construcción o instalación de un equipo, examine:

l) El costo de los materiales utilizados contra la documentación correspondiente;

 2.) El costo de la mano de obra contra las nóminas respectivas;

3.) Los gastos indirectos de la obra, observando que estos se refieran al departamento de ingeniería, construcción o algún otro departamento que intervenga en una o varias obras;

4.) La adecuada capitalización de intereses durante el período de construcción, si la obra ha sido financiada con préstamos;

 S.) La obra concluida a fin de formarse una idea de la relación de los costos incurridos contra la estructura física de dicha obra.

h) En caso de existir presupuesto comprobar que la adición haya estado contemplada en el mismo, verificando la variaciones significativas en cuanto al costo de adquisición, así como obtener las explicaciones necesarias sobre adquisiciones no contempladas en el presupuesto y que aparente adiciones innecesarias.

 i) Examine la cuenta de gastos de reparación y mantenimiento y observe si existen partidas que pueden ser capitalizables.

 j) Comprobar que la utilidad o pérdida resultante de ventas o retiro de activos haya sido correctamente registrada al igual que se haya cancelado la depreciación acumulada correspondiente.

 k) Comprobar si se efectúan recuentos periódicos de la propiedad. planta y equipo, y si las bajas detectadas han sido ajustadas.

 1) Examine la autorización de parte del funcionario competente en la que consten los motivos de las bajas o retiro más importantes, determinando el costo y depreciación acumulada y el precio de venta o de retiro, verificando que la utilidad o pérdida se haya registrado adecuadamente, conforme el procedimiento siguiente:

l.) Verifique que estén aprobados por un funcionario autorizado y asentadas en el libro de actas respectivos;

 2.) Examine el acta de baja respectiva, asegúrese que esté debidamente firmada y que se haya anotada en ella el valor en libro de los bienes;

 3.) Revise la documentación sustentatoria del acta de baja;

 4.) Verifique que en las ventas de la propiedad, planta y equipo se observen las disposiciones legales pertinentes;

 5) Obtenga si lo considera necesario, copia de las actas de baja.

m) Cerciórese de la existencia de una política definida que establezca cuales son los gastos de capital y cuales los incurridos por concepto de gastos de reparaciones y mantenimiento;

 n)Verifique que las adquisiciones de propiedad planta y equipo se hayan realizado al amparo de presupuestos debidamente aprobados y que estos hayan sido ejecutados de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias;

 ñ) Verifique que se ejerza control y que se señalen responsables por el manejo y custodia de pequeñas herramientas, accesorios, muebles y elementos afines;

o) Prepare con relación a los terrenos y edificios una cédula analítica y verifique detalladamente las adquisiciones y bajas realizadas durante el período;

 p) Verifique de existir activos fijos ociosos, retirados u obsoletos que se controlen física y contablemente;

 q) Cerciórese de que se ejerza control sobre los bienes muebles e inmuebles arrendados a terceros, de que se ejerza control sobre ellos;

r) Comprobar que las cuentas de herramientas y moldes sean manejadas de acuerdo con políticas contables adecuadas;

s) Efectuar prueba global de la depreciación del período y comparar los valores registrados contra los. cálculos de la auditoría, aclarando las diferencias resultantes y ajustarla según el caso;

 t) Revisar que los métodos de valuación y depreciación hayan sido aplicados consistentemente;

 u) Diseñe procedimientos de prueba, que le permitan verificar si la propiedad planta y equipo se usa única y exclusivamente en la consecución de los objetivos y metas de la Entidad u Organismo;

 v) Analice todas las contrataciones, principalmente aquellas relativas a obras públicas y compruebe se haya cumplido con la Ley y Reglamento de Contrataciones Administrativas;

 w) Realice una inspección física con la colaboración de un ingeniero especialista, para verificar y evaluar la existencia real, calidad de la obra, estado de avance y uso eficiente y económico de los recursos; asimismo, si está de acuerdo con lo convenido y a los plazos previstos en el contrato.

x) Compruebe si los activos donados, recibidos por transferencia, o proporcionados por terceros para uso de la Entidad u Organismo, se reciben mediante acta, están en poder de la institución, adecuadamente valuados, contabilizados y controlados;

y) Comprobar su adecuada comprobación y revelación de gravámenes y restricciones en los estados financieros;

 x) Concluya en la sumaria conforme los resultados de los objetivos propuestos en el programa.

 ACTIVOS INTANGIBLE

OBJETIVOS DE AUDITORIA

Los objetivos de los procedimientos de auditoría, entre otros, son los siguientes: 

a) Determinar el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente; 

b) Determinar que se trata de erogaciones de las que se derivarán beneficios en ejercicios futuros;

 c) Determinar que haya consistencia en la política de capitalización;

d) Determinar la racionabilidad de su aplicación de los resultados durante el período;

e) Determinar su correcta valuación;

 f) Determinar su adecuada presentación y revelación en los estados financieros.

 

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los principales procedimientos de auditoría son los siguientes:

a) Evalúe el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente;

b) Examine la validez propiedad y derecho de los mismos. Para ello solicite, convenios de compra, patentes, contratos sobre concesiones, registro de propiedad intelectual, etc.;

c) Verifique la valuación (costo menos amortización); para ello remitirse a los documentos originales del registro;

d) Compruebe que los intangibles sean útiles, que produzcan los ingresos previstos;

e) Inspeccione los documentos originales que amparen las erogaciones capitalizadas y compruebe su autorización;

f) Verificar que las aplicaciones a los resultados correspondan a la parte proporcional de acuerdo con el método y período de amortización establecida;

 g) Con las ampliaciones o modificaciones que considere necesarias, según las circunstancias, puede utilizar los procedimientos descritos para las otras cuentas de activo;

 j) Concluya en la sumaria conforme lo resultados de los objetivos propuesto en el programa.

 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Y DEPRECIACIÓN

ARTÍCULO 64. PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año.

 El valor histórico de estos activos incluye todas las erogaciones y cargos necesarios hasta colocarlos en condiciones de utilización, tales como los de ingeniería, supervisión, impuestos, intereses, corrección monetaria proveniente de la UVR y ajustes por diferencia en cambio.

 El valor histórico de las propiedades, planta y equipo, recibidas en cambio, permuta, donación, dación en pago o aporte de los propietarios, se determina por el valor convenido por las partes, debidamente aprobado por las Autoridades cuando fuere el caso o, cuando no se hubiere determinado su precio, mediante avalúo.

 El valor histórico se debe incrementar con el de las adiciones, mejoras y reparaciones, que aumenten significativamente la cantidad o calidad de la producción o la vida útil del activo.

 Se entiende por vida útil el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta o equipo, contribuirá a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar, entre otros factores, las especificaciones de fábrica, el deterioro por el uso, la acción de factores naturales, la obsolescencia por avances tecnológicos y los cambios en la demanda de los bienes o servicios a cuya producción o suministro contribuyen.

 La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante la depreciación de su valor histórico ajustado. Cuando sea significativo, de este monto se debe restar el valor residual técnicamente determinado. Las depreciaciones de los inmuebles deben calcularse excluyendo el costo del terreno respectivo.

La depreciación se debe determinar sistemáticamente mediante métodos de reconocido valor técnico, tales como línea recta, suma de los dígitos de los años, unidades de producción u horas de trabajo. Debe utilizarse aquel método que mejor cumpla la norma básica de asociación.

 Al cierre del período, el valor neto de estos activos, debe ajustarse a su valor de realización o a su valor actual o a su valor presente, el más apropiado en las circunstancias, registrando las provisiones o valorizaciones que sean del caso. Pueden exceptuarse de esta disposición aquellos activos cuyo valor ajustado sea inferior a veinte (20) salarios mínimos mensuales.

 El valor de realización, actual o presente de estos activos debe determinarse al cierre del período en el cual se hubieren adquirido o formado y al menos cada tres años, mediante avalúos practicados por personas naturales, vinculadas o no laboralmente al ente económico, o por personas jurídicas, de comprobada idoneidad profesional, solvencia moral, experiencia e independencia. Siempre y cuando no existan factores que indiquen que ello sería inapropiado, entre uno y otro avalúo estos se ajustan al cierre del período utilizando indicadores específicos de precios según publicaciones oficiales.

El avalúo debe prepararse de manera neutral y por escrito, de acuerdo con las siguientes reglas:

1. Presentará su monto discriminado por unidades o por grupos homogéneos.

 2. Tratará de manera coherente los bienes de una misma clase y características.

 3. Tendrá en cuenta los criterios utilizados por el ente económico para registrar adiciones, mejoras y reparaciones.

 4. Indicará la vida útil remanente que se espera tenga el activo en condiciones normales de operación.

 5. Segregará los bienes muebles reputados como inmuebles, mostrando su valor por separado.

 DEPRECIACIÓN

 La depreciación, como término contable, es la asignación del costo de un activo tangible a los resultados en los períodos en los cuales se reciben los servicios del activo. En resumen, la finalidad básica de la depreciación es aplicar el principio de asociación, es decir, compensar el ingreso de un período contable con los costos de los bienes y servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso, y por otro lado, recuperar en pare el costo de los activos.

 De lo anterior se deduce, con base en la norma básica de la asociación y la norma técnica de la asignación, que un activo se deprecia si contribuye a la generación de ingresos del ente económico

En la cuenta 1592, se registra el monto de la depreciación calculada por el ente económico sobre la base de costo en libros.

 Se consideran bienes depreciables las propiedades, planta y equipo tangibles con excepción de los terrenos, las construcciones e importaciones en curso y la maquinaria en montaje.

 En todo inmueble debe desagregarse contablemente previo concepto de perito avaluador cuando sea el caso, el importe atribuible al terreno y a la construcción.

La depreciación debe basarse en la vida útil estimada del bien. Para la fijación de es necesario considerar el deterioro por el uso y la acción de factores naturales, así mismo la obsolescencia por avances tecnológicos o por cambios en la demanda de los bienes producidos o de los servicios prestados. La vida útil podrá fijarse con base conceptos o tablas de depreciación de reconocido valor técnico.

 Cuando se adquiera un bien que haya estado en uso y por tanto haya sido total o parcialmente depreciado, el ente económico deberá depreciarlo teniendo en cuenta la vida útil restante.

El valor de las propiedades, planta y equipo que tienen una vida útil limitada debe distribuirse como una forma de medir la expiración de éste mediante el registro sistemático de su depreciación, durante su vida útil o el período estimado en que dichos e activos generan ingresos. Con tal fin, deberá observarse lo siguiente:

a. La depreciación debe ser determinada por métodos de reconocido valor técnico, como el de línea recta, saldos decrecientes, suma de los dígitos de los años. El método seleccionado debe establecer una relación adecuada entre los costos expirados de los bienes y los ingresos correspondientes.

 b. Los cambios en las estimaciones iniciales del período de vida útil deben reconocerse, cambiando la alícuota por depreciación en forma prospectiva de acuerdo con la nueva estimación.

 MÉTODOS DE DEPRECIACIÓN

 Para el cálculo de la depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de unidades de producción entre otros.

Método de la línea recta

El método de la línea recta es el método más sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo: valor del activo/vida útil.

Para utilizar este método primero se determina la vida útil de los diferentes activos: según el decreto 3019 de 1989, los inmuebles tienen una vida útil de 20 años, los bienes muebles, maquinaria y equipo, trenes aviones y barcos, tienen una vida útil de 10 años y los vehículos y computadores tienen una vida útil de 5 años.

Supongamos un vehículo cuyo valor es de $30.000.000.

Se tiene entonces (30.000.000 /5) = 6.000.000.

Así como se determina la depreciación anual, también se puede calcular de forma mensual, para lo cual se divide en los 60 meses que tienen los 5 años. Ese procedimiento se hace cada periodo hasta depreciar totalmente el activo.

 Método de la suma de los dígitos del año

 Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo. La fórmula que se aplica es: (vida útil/suma dígitos)*valor activo

Donde se tiene que:

 Suma de los dígitos es igual a (V(V+1))/2 donde V es la vida útil del activo.

 Ahora determinemos el factor.

 Suponiendo el mismo ejemplo del vehículo tendremos:

(5(5+1)/2 ; (5*6)/2 = 15 luego, 5/15 = 0,3333

Es decir que para el primer año, la depreciación será igual al 33.333% del valor del activo. (30.000.000 * 33,3333% = 10.000.000)

Para el segundo año: 4/15 = 0,2666, luego, para el segundo año la depreciación corresponde al 26.666% del valor del activo (30.000.000 * 26,666% = 8.000.000)

Para el tercer año: 3/15 = 0,2

 Quiere decir entonces que la depreciación para el tercer año corresponderá al 20 del valor del activo. (30.000.000 * 20% = 6.000.000)

 Y así sucesivamente. Todo lo que hay que hacer es dividir la vida útil restante entre el factor inicialmente calculado.

Método de la reducción de saldos

Estees otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo que perdería validez este método.

 El valor de salvamento o valor residual, es aquel valor por el que la empresa calcula que se podrá vender el activo una vez finalizada la vida útil del mismo. El valor de salvamento no es obligatorio.

 La formula a utilizar es la siguiente: Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n

 Donde n es el la vida útil del activo

 Como se puede ver, lo primero que se debe hacer, es determinar la tasa de depreciación, para luego aplicar esa tasa al valor no depreciado del activo o saldo sin de preciar.

Continuando con el ejemplo del vehículo (suponiendo un valor de salvamento del 10% del valor del vehículo) tendremos:

1- (3.000.000/30.000.000)1/5 = 0,36904

Una vez determinada la tasa de depreciación se aplica al valor el activo sin depreciar, que para el primer periodo es de 30.000.000

Entonces 30.000.000 * 0,36904 = 11.071.279,67

Para el segundo periodo, el valor sin depreciar es de (30.000.000-11.071.279,67) = 18.928.720,33, por lo que la depreciación para este segundo periodo será de:

18.928.720,33 * 0,36904 = 6.985.505,22

 

Así sucesivamente hasta el último año de vida útil

 

Método de las unidades de producción

 

Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos.

 

Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad.

 

Ejemplo: Se tiene una máquina valuada en $10.000.000 que puede producir en toda su vida útil 20.000 unidades.

 Entonces, 10.000.000/20.000 = 500. Quiere decir que a cada unidad que se produzca se le carga un costo por depreciación de $500

 Si en el primer periodo, las unidades producidas por la maquina fue de 2.000 unidades, tenemos que la depreciación por el primer periodo es de: 2.000 * 500 = 1.000.000, y así con cada periodo.

ARTÍCULO 65. ACTIVOS AGOTABLES. Los activos agotables representan los recursos naturales controlados por el ente económico. Su cantidad y valor disminuyen en razón y de manera conmensurable con la extracción o remoción del producto. El valor histórico de estos activos se conforma por su valor de adquisición, más las erogaciones incurridas en su exploración y desarrollo.

La contribución de estos activos a la generación del ingreso debe reconocerse en los resultados del ejercicio mediante su agotamiento, calculado con base en las reservas probadas mediante estudios técnicos, en las unidades extraídas o producidas, en el término esperado para la recuperación de la inversión o en otros factores técnicamente admisibles.

 CONTROL INTERNO

Tener el control del Activo Fijo en el lugar que lo destinó y asignar la responsabilidad de su custodia a un puesto o persona determinada.

 Calcular mejor los precios de venta por producto o servicio, pues sus costos de depreciación al estar focalizados individualmente, se pueden asignar a cada producto o servicio.

 Mejorar la negociación de sus primas de riesgo con Compañías de Seguros, al conocer el estado real actual de los Activos Fijos.

 Conocer perfectamente la necesidad de inversión que se necesita en Activos Fijos, para iniciar o continuar una operación sin problemas.

 INICIO DEL CONTROL

 El control de los Activos Fijos se inicia a partir de un Inventario Físico al barrer; es decir, tomando todo lo existente, durante el cual se identifica físicamente cada Activo Fijo con una etiqueta, placa u otro medio que será su identificación definitiva. La identificación se hace en el lugar donde se encuentre el activo, asignándole de este modo el Área Usuaria y el Centro de Costo Contable al que pertenece. Adicionalmente se consignará también el estado físico en que se encuentra cada activo fijo.

Este primer inventario servirá para la elaboración de la Base de Datos inicial de los activos fijos existentes en la empresa.

Conciliación con libros contables: la Base de Datos Inicial resultante del Inventario Físico no es suficiente, pues debe relacionarse a los costos de adquisición de acuerdo con el documento contable con que se haya adquirido el Activo Fijo. A esta fase se le llama Conciliación y el objetivo final es asignarle un valor contable a cada activo inventariado físicamente.

Contenido de una base de datos de un sistema de control de activos fijos: la Base de Datos de un buen Sistema de Control de Activos Fijos, debe contener la siguiente información:

Código de Identificación física de cada activo

Código de Equipo y Modelo

 Descripción amplia del activo

 Fecha de adquisición

Documento contable de adquisición y número de registro contable

 Área Usuaria a la que pertenece

Centro de Costo Contable al que pertenece

 Costo de adquisición

 Depreciación anual y acumulada

Valor neto del activo

Estado actual

 Vida útil estimada

Con estos datos, se podrá iniciar el Sistema de Control de Activos Fijos, el cual normalmente se carga en un Sistema Computarizado, aunque también se puede llevar en forma manual.

Mantenimiento del sistema de control de activos fijos: como es normal, los Activos Fijos tendrán movimiento futuro por:

 Nuevas adquisiciones

 Retiros por ventas

 Retiros por bajas

Donaciones

 Transferencias a otros departamentos

 Retiros y posteriores ingresos por reparaciones

Por lo que, para tener actualizado el Sistema de Control de Activos Fijos, se debería efectuar los debidos registros de las operaciones en el Sistema, cualquiera fuera él.

 Para tener un control del Sistema de Activos Fijos, todo movimiento de los registros en el sistema, deberá realizarse dentro de  un procedimiento definido, que indique:

 Los documentos a utilizar a cada movimiento

 Las rutas que debe seguir el documento

 Las autorizaciones que debe tener el documento

 Ahora bien, como los Activos Fijos tienen una razonable permanencia en una empresa y que con toda seguridad, diversas personas manejarán el sistema, la administración moderna ha compilado cada movimiento, llevando un Manual de Procedimientos, que contiene el diseño tanto de los documentos como del flujo diagramado de cada uno de los movimientos de los activos.

El artículo sobre depreciaciones fue tomado de: http://www.gerencie.com/metodos-de-depreciacion.html ,l acá encontrarán ejemplos en Excel y simular con cifras reales.

 COLOMBIA. MINISTERIO DE DESARROLLO ECONÓMICO. Decreto 2649 de 1993, diciembre 29, por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Cartagena de Indias. 2003.

 

__________________________________________________. Decreto 2650 de 1993, diciembre 29, por el cual se modifica el Plan Único de Cuentas para los comerciantes. Cartagena de Indias. 1993.

 

ICE

 

     1. Introducción.

     2. Activo fijo.

     1. Determinación del costo del los activos fijos.

     2. Recomendaciones de control interno para las propiedades, planta y equipo.

     3. Reparaciones versus adaptaciones y mejoras.

     4. Vida útil estimada.

     5. Valor residual.

     6. Depreciación.

        1. Tipos de depreciación.

        2. Métodos de depreciación.

        1. Método de línea recta.

        2. Método de unidades de producción.

        3. Método de la suma de los dígitos.

        4. Método de saldo decreciente.

        3. Depreciación por parte del año.

        4. Otros tipos de depreciación.

     7. Mejoras de activos depreciables.

     8. Vida útil y valor residual.

     9. Erogaciones capitalizables.

    10. Valuación de activos.

    11. Tratamientos de inmuebles, maquinarias y equipos por inflación.

    12. Presentación en el balance.

    13. Análisis financiero.

     3. Análisis financiero.

     4. Conclusión.

     5. Recomendaciones.

     6. Anexos

     7. Bibliografías.

 

 1. INTRODUCCION

 Los activos con vida útil de más de un año que se adquieren para ser utilizados en las operaciones de un negocio, con el fin de obtener ingresos se conocen como activos fijos.

 Los edificios, equipos, mobiliario, enseres, maquinarias, automóviles y camiones son ejemplos de activos fijos que se desprecian a lo largo de su vida útil.  Los recursos naturales o activos agotables son una forma de activos fijos, cuyo costo se distribuye en periodos futuros y que se cargan a un activo que se conoce como agotamiento.  Los yacimientos de minerales, como petróleo, y gas, así como los bosques y los terrenos cultivados son ejemplos de recursos o activos naturales que se agotan al ser extraídos o removidos de la tierra.

 Los terrenos son activos de duración ilimitada; por lo tanto, no son susceptibles de ser depreciados.  Cabe mencionar  que los terrenos y edificios adquiridos con fines especulativos, es decir, que están desocupados, no se clasifican como activos fijos sino como inversiones a largo plazo.

 2. ACTIVO FIJO

 Un nombre más apropiado para este tipo de activos es propiedad, planta y equipo o inmuebles, planta y equipo.  Estos activos son bienes tangibles que tienen como objetivo:

     • Su uso o usufructo en beneficio de la entidad.

    • La producción de artículos para su venta o uso de la misma.

    • La prestación de servicios de la entidad a su clientela o al público en general.

 2.1 Determinación del costo de los Activos Fijos:

 Costo es el importe de efectivo o medios líquidos equivalente pagados, o bien el valor razonable de la contraprestación entregada, para comprar un activo en el momento de su adquisición o construcción por parte de la empresa.

 Las inversiones en inmuebles, maquinaria y equipo deben valuarse al costo de adquisición, al de construcción o, en su caso, a su valor equivalente.  El costo de adquisición incluye el precio neto pagado por los bienes, más todos los gastos necesarios para tener el activo en el lugar y las condiciones que permitan su funcionamiento, como los derechos y gastos de importación, fletes, seguros, gastos de instalación o condicionamiento necesarios para que el activo comience a operar.  Todo debe cargarse a la cuenta de activo.

 Veamos el siguiente ejemplo:

 Compra e instalación planta eléctrica de 100 kilowatts

 

    • Precio de lista------------------------------------------------------RD $ 1,500,000.00

    • ITBIS-------------------------------------------------------------------------240,000.00

    • Transporte y grúa-------------------------------------------------------------30,000.00

    • Construcción caseta de montaje--------------------------------------------40,000.00

    • Instalación eléctrica y transformadores------------------------------------80,000.00

    • Transfer automático---------------------------------------------------------100,000.00

    • Pruebas-combustibles--------------------------------------------------------20,000.00

    • Jornales y horarios------------------------------------------------------------60,000.00

      Costo Total--------------------------------------------------------RD $ 2, 070,000.00

 

2.2 Recomendaciones de Control Interno para las Propiedades, Planta y Equipo:

 

|1.- Definir con claridad las características para clasificar las erogaciones de capital y las erogaciones operacionales         |

|(reparaciones y mantenimiento).                                                                                                 |

|2.- Las compras se hagan mediante concurso y/o comparaciones de cotizaciones de suplidores conocidos en la empresa.             |

|3.- Las compras, traslados, retiros, ventas y donaciones de las unidades del activo tangible, sean autorizadas por funcionarios |

|competentes.                                                                                                                    |

|4.- Para determinar el costo de construcción o adquisición de un activo, se deben considerar su precio de lista, más todos los  |

|gastos incidentales requeridos para su óptima utilización.                                                                      |

|5.- Cada unidad en particular deberá ser identificada utilizando un marbete con una codificación interna que logre también      |

|ubicarla en el área de trabajo asignada.                                                                                        |

|6.- Mantener registros contables de las unidades del activo, atendiendo a las tres categorías definidas por la Dirección General|

|de Impuestos Internos, “DGII”.                                                                                                  |

|7.- Fijar políticas para la aplicación y reconocimiento del gasto por depreciación, amortización y agotamiento.                 |

|8.- Las unidades que alcancen su total  de depreciación acumulada, deberían mantenerse en libros con su valor residual o        |

|simbólico, hasta que se retire del servicio.                                                                                    |

|9.- Mantener vigentes pólizas de seguros contra robos, incendios, huracanes, terremotos, y usos indebidos, que cubran a todas   |

|las unidades que conforman la infraestructura de la empresa.                                                                    |

|10.-Realizar un conteo físico al final del ciclo contable para revisar la exactitud de los registros y determinar las unidades  |

|faltantes, obsoletas, en desuso, transferidas sin autorización, entre otras irregularidades.                                    |

|11.- Los títulos de propiedad, planos y permisos de construcción, licencias de software, patentes, matrículas de vehículos,     |

|tarjetas de garantías, pólizas de seguros, contrato de servicios, entre otros documentos referente a los activos, serán         |

|guardados en una bóveda, bajo la responsabilidad de un oficial de seguridad.                                                    |

2.3 Reparaciones Versus Adaptaciones y Mejoras:

 El mantenimiento y la reparación normales de un activo fijo se clasifican como gastos de operación del negocio, que se conocen como gastos de mantenimiento.  Por mantenimiento normal se entiende conservar un activo en su forma de operar acostumbrada, sin que con ello se incremente su vida útil original.  Engrasar una máquina a intervalos regulares, cambiarle un sello o limpiar filtros se considera mantenimiento rutinario.  Estos gastos se cargan a la cuenta de Gastos de mantenimiento o reparación.

 Las reparaciones mayores, las mejoras o adiciones a un activo fijo que incrementan su vida útil, o aumentan su productividad o capacidad, o bien ambas cosas, se conocen como adaptaciones o mejoras.  Estas se cargan a la cuenta de Activo.  Por ejemplo, cambiar las viejas instalaciones eléctricas o de plomería de un edificio o el antiguo techo de un edificio por uno nuevo que durará más que el original son adaptaciones o mejoras.  Se entiende que las adaptaciones o mejoras de activos fijos son desembolsos que tienen el efecto de aumentar el valor de un activo existente, ya sea porque aumentan su capacidad de servicio, su eficiencia, prolongan su vida útil o ayudan a reducir sus costos de operación futuros.  La diferencia esencial entre una adición al activo fijo y una adaptación o mejora es que la adición implica un aumento de cantidad, en tanto que la mejora aumenta sólo en la calidad del activo.  Al proceso de añadir costos al valor histórico del activo se le conoce como capitalización de costos.

 Se recomienda que el costo de las adaptaciones o mejoras del  se registre por separado del costo del activo.  De esta forma, no sólo se cuenta con mejor información sobre los costos incurridos, sino que también este costo puede estar sujeto a una tasa de depreciación diferente de la que se aplica al costo del activo original.

2.4 Vida Útil Estimada:

 La vida útil estimada de un activo depreciable es el lapso esperado durante el cual el activo puede ser utilizado. Este lapso puede diferir de compañía a compañía y de industria a industria. La política de reparaciones de una compañía afecta la longevidad de sus activos depreciables. La utilidad total de un activo, expresada en el tiempo de duración, es lo que se llama vida física. La utilidad de un activo a un propietario especifico, expresada en tiempo de uso, es lo que se conoce como vida de servicio.

 En la República Dominicana, la vida útil de un activo tangible está definida en la ley 11-92 del Código Tributario, en su artículo 247, letra e ordinal III, en las siguientes tres categorías:

Categoría I: Edificaciones y los componentes estructurales de los mismos. 5% depreciación Anual.

Categoría II: Automóviles, camiones livianos de uso común, equipos y muebles de oficina, computadoras, sistemas de información y equipos de procesamiento de datos. 25% depreciación anual.

Categoría III: Maquinarias, generadores, vehículos pesados, equipos médicos y otras propiedades depreciables.

2.5 Valor Residual

El valor residual es una estimación del monto a realizarse al final de la vida útil de un activo depreciable. Con frecuencia, los activos depreciables tienen poco valor residual al final de su vida útil estimada y, si este valor no tiene importancia relativa, no es necesario tomarlo en cuenta.

2.6 Depreciación

El registro de la depreciación es una práctica generalizada que se sigue al preparar estados financieros para propósitos generales que presentan la situación financiera, los flujos de efectivo, y los resultados de las operaciones de la empresa. Hay varios métodos que se emplean en la práctica para determinar la depreciación a registrarse.

El propósito de la depreciación es distribuir el costo de un activo de manera sistemática y racional a los años de su vida útil. Los métodos de la línea recta, de la suma de los dígitos, y del saldo decreciente se consideran aceptables cuando se basan en estimados razonables de la vida útil y del valor residual.

2.6.1 Tipos de Depreciación

La depreciación física está relacionada con el uso y el deterioro de un activo depreciable a medida que pasa el tiempo. La depreciación funcional ocurre por obsolescencia o por incapacidad del activo para producir eficientemente. La obsolescencia puede surgir cuando ya no existe demanda por el producto del activo depreciable o cuando es posible adquirir un nuevo activo depreciable que puede realizar la misma función a un costo sustancialmente menor.

2.6.2 Métodos de Depreciación

 El objetivo de cualquier método de depreciación debe ser lograr una imputación razonable de los ingresos y los gastos distribuyendo, de una forma sistemática, el costo del activo depreciable a los periodos de su vida útil estimada. La depreciación se va acumulando en los libros por medio de una contracuenta, o cuenta de valuación, llamada depreciación acumulada. El monto sujeto a depreciación es la diferencia entre el costo y el valor residual del activo depreciable, y a esta diferencia se le llama base depreciable.

 2.6.2.1 Método de línea recta: la depreciación en línea recta se calcula de acuerdo a la siguiente formula.

                               Costo menos valor residual

                                 Vida útil estimada (años)

 La depreciación de línea recta es apropiada cuando se espera usar el activo en forma pareja durante su vida útil estimada o cuando no se tiene seguridad en cuanto a cómo irá declinando el potencial de servicio del activo.

 

2.6.2.2 Método de unidades de producción: el método de las unidades de producción relaciona la depreciación con la capacidad productiva estimada del activo y se expresa en una tasa por unidad u hora. La formula es:

                               Costo menos valor residual

                             Unidades u horas estimadas

 El método de las unidades de producción se usa en situaciones donde la utilización del activo depreciable varía considerablemente de periodo a periodo, y donde la vida útil del activo es más bien una función de su uso que del paso del tiempo.

 2.6.2.3 Método de la suma de los dígitos: el método de la suma de los dígitos es unos de los métodos de depreciación acelerada que permiten registrar una depreciación más alta en los primeros años de la vida útil del activo y una depreciación más baja en los años finales. Para calcular la suma de los dígitos, se asigna a cada año de vida útil su digito correspondiente y luego estos se suman.

 2.6.2.4 Método del saldo decreciente: el método del saldo decreciente se llama a veces “método del porcentaje fijo del valor de los libros”. El método del saldo decreciente más comúnmente usado es el método doble decreciente, aunque otras versiones también son aceptadas. Bajo el método doble decreciente, el gasto por depreciación del primer año es igual al doble del gasto calculado según el método de línea recta, y en años subsecuentes se aplica este mismo porcentaje al valor restante en libros.

No se toma en cuenta el valor residual, puesto que ese método siempre deja un saldo residual, el cual trata como valor residual. Sin embargo, el activo no debe depreciarse más allá de su valor residual estimado.

2.6.3 Depreciación por parte del año

Cuando un activo se coloca en servicio durante el año, el gasto por depreciación se calcula sólo para la porción del año durante la cual se usa el activo. Por ejemplo, si un activo (de una compañía cuyo año social termina el 31 de diciembre) se pone en servicio el 1ro. De julio, sólo se registran seis meses de depreciación.

 

Los cálculos de la depreciación para parte del año (depreciación parcial) pueden simplificarse mediante una suposición que, cuando se aplica uniformemente, se considera que da una aproximación razonable de la depreciación anual. Por ejemplo, las siguientes políticas son utilizadas por algunas empresas.

    • Medio año de depreciación en el año de compra del activo y en el año de disposición.

 • Un año entero de depreciación en el año de compra del activo y ninguna depreciación en el de su disposición (o la inversa).

Estas políticas son más apropiadas para las empresas que regularmente ponen en servicio muchos activos y dejan de usar otros.

 2.6.4 Otros tipos de depreciación

 Depreciación del costo de reposición: se lleva el costo original en los libros, y el costo de reposición se carga a gastos en el periodo en que ocurre la reposición.

Depreciación al retiro: El costo del activo se carga a gastos en el periodo en que se le retira.

 Depreciación del valor presente: Se calcula la depreciación de manera que la rentabilidad de la inversión en el activo se mantenga constante durante la vida útil del mismo.

 2.7 Mejoras de Activos Depreciables

 Se capitalizan los desembolsos relativamente importantes que aumentan la capacidad, la eficiencia operativa, o la vida útil de un activo. Los desembolsos menores, aun cuando tengan la característica de desembolsos capitalizables, se llevan a gastos como costos del periodo. Cuando el costo de las mejoras es relativamente importante o cuando cambia la vida estimada de un activo, los cargos futuros por depreciación se basan en el nuevo valor en libros y en la nueva vida útil estimada. No se ajusta la depreciación de periodos anteriores.

 2.8 Vida útil y Valor Residual:

 A menudo es difícil estimar la vida útil y el valor de desecho o de recuperación de un activo fijo, pero es necesario determinarlo antes de calcular el gasto de depreciación de un periodo.

 • Vida útil: es aquella que se espera que dure el bien rindiendo servicio en la empresa.

     • Valor residual: es aquel que puede recuperarse cuando el activo llegue al fin de su vida.

 2.9 Erogaciones Capitalizables

 Aquellos desembolsos que implican un aumento del valor del costo del Activo Fijo o de su cuenta complementaria (Depreciación Acumulada).

Recursos Naturales:

Son activos fijos con ciertas características.  Por ejemplo: son inventarios pero fijados al sueldo.  Por eso no son considerados dentro del activo corriente hasta que no se desprenden o extraen del suelo y se depositan en la empresa.  Ejemplos: La madera, el oro, plata, petróleo, arena, yeso, carbón, mineral, entre otros.

 Se conocen como activos agotables, porque al ser extraído de su estado natural el recurso disminuye de valor.  La extracción de recursos naturales se conoce como agotamiento acumulado.

2.10 Valuación de Activos:

 Según las circunstancias, los activos pueden valuarse en la siguiente forma:

 Caso histórico: El monto pagado por la adquisición, incluyendo los costos normales de preparación del activo para su uso.

 Caso de reposición: El monto que sería necesario desembolsar para reponer un activo. Frecuentemente, el costo de reposición es igual al valor razonable de mercado.

 Valor razonable de mercado: El precio al cual un vendedor voluntariamente vendería a un comprador, ambos decidiendo libremente.

 Valor presente: El valor hoy día de algo que vence en el futuro.

 2.11 Tratamiento de Inmuebles, Maquinarias y Equipo por Inflación:

Se conoce como inflación al aumento sostenido del nivel general de precios de los bienes y servicios comercializados en la economía de un país determinado.  Dicho incremento de los precios normalmente es medido por el Índice Nacional de Precios al Consumidor.

El efecto más significativo de la inflación en inmuebles, planta y equipo es el aumento de valor al que están registrados.  Cabe mencionar que ello se debe a que una inversión de este tipo no pierde su poder adquisitivo sino que, por el hecho de ser una partida no monetaria, es de esperarse que incremente su valor al ritmo de la inflación.

 El problema principal de los activos fijos como consecuencia de la inflación es que quedan subvaluados en los estados financieros porque, como se mencionó, la inflación aumentó su valor, y éstos aún no están registrados a su costo histórico.  A partir de este problema de derivan los demás, que consisten en sobre todo en una toma de decisiones poco apegada a la realidad ya que los estados financieros no expresan lo que realmente valen los activos.

 2.12 Presentación en el Balance:

Las cuentas de  de propiedades, planta y equipo se presentan en el Estado de Balance de la siguiente manera, en orden de inamovilidad:

 CONSORCIO ISACOL, S. A.

Estado de Balance

Al 31 de Diciembre del 2006

Valores en RD $

 

Propiedades, Planta y Equipo:

Terreno

Edificio

Depreciación acumulada edificio (CR)

Maquinaria

Depreciación acumulada maquinaria (CR)

Equipo de transporte

Depreciación acumulada equipo de transporte (CR)

Equipo de oficina

Depreciación equipo de oficina

Mobiliario de oficina

Depreciación acumulada mobiliario de oficina

Mina de oro

Patentes

Derechos de autor

Derecho mercantil

 

2.13 Análisis Financiero:

 

La razón financiera relacionada directamente con los activos fijos es la rotación de activos fijos que sirve para medir con qué eficiencia la entidad utiliza sus inmuebles, planta y equipo, estos es, en qué medida la inversión en estos activos interviene en las ventas o en los ingresos de la entidad.  La fórmula para calcular la rotación de los activos fijos es la siguiente:

 

Rotación del activo fijo=         Ventas_____

                                         Activos fijos netos

 

 3. Activos Intangibles:

 

Los activos intangibles son aquellos que no tienen naturaleza corpórea, es decir, no se pueden ver ni tocar y se caracterizan por ser un activo no monetario.  Ejemplos de este tipo de activos son las patentes, derechos de autor, marcas registradas, fórmulas secretas, gastos de organización, franquicias, licencias y el crédito mercantil.

 La mayor parte de los activos intangibles tienen una vida limitada y sus costos se aplican al periodo contable mediante un procedimiento llamado amortización, que es similar a la depreciación.

4. CONCLUSION

Hemos estudiado la relevancia que tienen los activos fijos en cualquier empresa, importancia que se debe a que el activo fijo está integrado por los recursos y las instalaciones para realizar las operaciones.  La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad.

En el intercambio de activos fijo, por lo general, se entrega el antiguo como pago parcial y a cambio se recibe un crédito para rebajar el costo del nuevo.

A pesar de que los activos fijos duren muchos años, con el paso del tiempo pueden caer la obsolescencia o   quedar fuera del uso por desgaste.  A medida que se va deteriorando o gastando, debido al transcurso del tiempo o con el uso, la disminución de su valor se carga a un gasto llamado depreciación.

 5. RECOMENDACIONES

Después de haber investigado lo que es propiedad, planta y equipo hacemos notar que entre las medidas de control interno las primeras y más importantes son:

   a) Los títulos de propiedad, planos y permisos de construcción, licencias de software, patentes, matrículas de vehículos, tarjetas de garantías, pólizas de seguros, contrato de servicios, entre otros documentos referente a los activos, serán guardados en una bóveda, bajo la responsabilidad de un oficial de seguridad.

   b) Realizar un conteo físico al final del ciclo contable para revisar la exactitud de los registros y determinar las unidades faltantes, obsoletas, en desuso, transferidas sin autorización, entre otras irregularidades.

   c) Mantener vigentes pólizas de seguros contra robos, incendios, huracanes, terremotos, y usos indebidos, que cubran a todas las unidades que conforman la infraestructura de la empresa.

 Es sumamente importante no descuidarse en lo que es el mantenimiento y limpieza de los activos, pues esta acción hará que haya un mayor rendimiento y una posible durabilidad  en la vida útil.

 


 

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