H3 Borgen keuringen

3.1 Inleiding

In het voorgaande hoofdstuk heeft Ingenium Bedrijfsadvies B.V. getracht een beeld te schetsen van de met name praktische onderwerpen waar de keurmeester arbeidsmiddelen rekening mee moet houden als hij wil starten met het uitvoeren van veiligheidskeuringen. Deze onderwerpen, inclusief het daadwerkelijke keuren, dient te worden geborgd in de vorm van een managementsysteem. In de hiernavolgende paragrafen beschrijf ik achtereenvolgens welke onderwerpen geborgd dienen te worden (par. 3.2), en welke managementsystemen t.b.v. borging in aanmerking komen (par. 3.3) en een conclusie van een maatwerk managementsysteem voor het uitvoeren van de veiligheidskeuringen (par. 3.4).

 

 

3.2 Eisen managementsysteem

Een managementsysteem is te omschrijven als: de organisatorische structuur, verantwoordelijkheden, proce­dures, processen en voorzieningen voor het ten uitvoer brengen van de veiligheidskeuringen.

 

Het doel van het managementsysteem voor het borgen van de veiligheidkeuringen is ervoor zorgdragen dat:

  • de veiligheidskeuringen telkens op dezelfde manier plaatsvinden volgens de vooraf vastgelegde kwaliteitscriteria;
  • de continuïteit van de veiligheidskeuringen is gewaarborgd.

Een managementsysteem voor het borgen van veiligheidskeuringen dient tenminste de volgende elementen te bevatten:

1.      Kwaliteitsbeleid;

2.      Vastlegging van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden;

3.      Procedure t.b.v. het voorbereiden van veiligheidskeuringen;

4.      Procedure t.b.v. het uitvoeren van de veiligheidskeuringen;

5.      Procedure t.b.v. het registreren, rapporteren en het archiveren van de veiligheidskeuringen;

6.      Procedure t.b.v. het beheer van wetgeving, normen en voorschriften;

7.      Procedure t.b.v. het beheren van meetinstrumenten;

8.      Procedure t.b.v. opleiding en training van keurmeester(s) (elektrische) arbeidsmiddelen.

 

In de volgende paragrafen wordt een invulling gegeven van de hiervoor genoemde elementen.

 

3.2.1 Kwaliteitsbeleid

De basis van elk managementsysteem is een beleidsverklaring. Hierin dient de doelstelling van het managementsysteem t.b.v. veiligheidskeuringen aan arbeidsmiddelen te worden vastgelegd. Belangrijk is dat de directie van de organisatie onderschrijft dat de veiligheid van arbeidsmiddelen op een hoog niveau komt, dan wel blijft. Dit beleid dient door de directie uitgedragen te worden naar de gehele organisatie.

 

3.2.2 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

In het managementsysteem dient naast de eindverantwoordelijke manager te worden vastgelegd welke medewerkers aangewezen zijn als keurmeesters. In het geval er meerdere keurmeesters actief zijn is het van belang dat 1 keurmeester als hoofdkeurmeester eindverantwoordelijk is.


Belangrijk hierbij is dat de keurmeesters zo mogelijk onafhankelijk zijn van de uitvoerende taken. Daarmee wordt bedoeld dat de keurmeester geen baten –of nadelen- ondervindt van goedkeuring dan wel afkeuring van de arbeidsmiddelen. Het keuren van arbeidsmiddelen dient steeds onafhankelijk van andere taken te worden uitge­voerd.

 

De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden kunnen in de vorm van een functieomschrijving worden opgesteld. Ook is het mogelijk om taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de vorm van een matrix weer te geven.

 

Onder andere de volgende taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden dienen te worden vastgelegd:

§         Wie schrijft afdelingen aan om arbeidsmiddelen voor keuring aan te bieden;

§         Wie beslist over het bepalen van keuringsfrequenties;

§         Wie is bevoegd om de resultaten van de keuringen te beoordelen en te interpreteren;

§         Wie is bevoegd om tekortkomingen ten opzichte van de geldende veiligheidseisen, wet- en regelgeving vast te stellen;

§         Wie is bevoegd om over de resultaten van de keuringen met de afdelingen contact op te nemen;

§         Welke medewerkers zijn bevoegd om afgekeurde arbeidsmiddelen te laten repareren dan wel te laten vernietigen.

 

In de functieomschrijving dient eveneens te worden vastgelegd welke medewerker(s) bevoegd zijn om de resultaten van visuele inspecties, metingen en beproevingen te beoordelen, te accepteren en arbeidsmiddelen vrij te geven. De plaats van de medewerkers welke met het keuren belast zijn dienen eveneens in het organisatieschema te worden opgenomen.

3.2.3 Voorbereiden van veiligheidskeuringen

In het managementsysteem dient een procedure te worden opgenomen waarin de veiligheidskeuringen worden voorbereid. Hierin dient onder andere te worden vastgelegd:

§         De identificatie en/of nummering van de arbeidsmiddelen;

§         Hoe om te gaan met nieuwe arbeidsmiddelen;

§         Het overzicht van aanwezige arbeidsmiddelen;

§         Het plannen van de keuringen;

§         Het bepalen welke normen voor de betreffende arbeidsmiddelen van toepassing zijn;

§         Het bepalen hoe om te gaan met arbeidsmiddelen waarvoor geen normen beschikbaar zijn;

§         Het bepalen welke meetapparatuur benodigd is t.b.v. de keuringen;

§         Het maken van afspraken betreffende het tijdig en schoon aanleveren van de arbeidsmiddelen;

§         Het bepalen van de keuringslocatie.

 

 3.2.4 Uitvoeren van veiligheidskeuringen

In een procedure dient te worden vastgelegd op welke wijze de veiligheidskeuringen worden uitgevoerd. Keuringen worden uitgevoerd aan de hand van een checklijst. In de procedure dient te zijn opgenomen welke checklijsten voor bepaalde typen arbeidsmiddelen worden ingezet.

 

De keurmeester voert de veiligheidskeuring uit. Afhankelijk van de keuze van de keurmeester wordt eerst een grove visuele voorinspectie uitgevoerd. Hiermee wordt voorkomen dat veel tijd wordt besteed aan een keuring, waarvan op voorhand al visueel is vast te stellen dat het arbeidsmiddel afgekeurd dient te worden.

 

In de procedure dient eveneens te worden vastgelegd dat de keuringsresultaten schriftelijk worden vastgelegd. De keurmeester dient elke afwijking ten opzichte van de geldende veilig­heidseisen, normen en voorschriften schriftelijk vast te leggen en direct aan de beheerder te rapporteren.

De keurmeester dient op basis van de vastgestelde afwijkingen ten opzichte van de geldende eisen, steeds over de frequentie van de keuringen te oordelen en dit schriftelijk aan de gebruiker te adviseren of overeen te komen.

 

3.2.5 Registreren, rapporteren en archiveren van veiligheidskeuringen

In een procedure dient te worden vastgelegd door wie en op welke wijze gerapporteerd wordt over de status van de gekeurde arbeidsmiddelen.

 

Als onderdeel van deze procedure dient te worden vastgelegd op welke wijze de resultaten van de keuringen, waaronder meet- en beproevingsresultaten, rapporten en vastgestelde afwijkingen, worden verzameld en op traceerbare wijze worden opgeborgen. Eveneens is de wettelijk geldende bewaartermijn voor deze docu­menten meegenomen in de procedure. Van de uitgevoerde keuringen dient van elk arbeidsmiddel een registratie te worden bijgehouden. Uit deze registratie dient te blijken wanneer deze hebben plaats gevonden en welke visuele controles, metingen en beproevingen zijn uitgevoerd, welke defecten zijn geconstateerd en of al dan niet aan de gestelde eisen wordt voldaan.

 

Ook adviseren wij dat in de procedure wordt opgenomen hoe omgegaan wordt met levensgevaarlijke situaties. Een voorbeeld hiervan is dat als beveiligingen worden overbrugd of buiten werking zijn gesteld door gebruikers. Deze overbruggingen worden vanzelfsprekend opgeheven, maar de gebruikers –dan wel de leidinggeven- adviseren wij hiervan op de hoogte te stellen.

 

3.2.6 Beheer van wetgeving, normen en voorschriften

Belangrijk is een procedure waarin is vastgelegd op welke wijze de keurmeester er voor zorgt dat deze beschikt over de op de verschillende arbeidsmiddelen van toepassing zijn de wetgeving, normen en voorschriften. Hier dient eveneens een overzicht van aanwezig te zijn. Ook dient in de procedure te zijn opgenomen op welke wijze de keurmeester op de hoogte blijft van de actuele stand van de wet- en regelgeving. Een overzicht van relevante wetgeving, normen en voorschriften is handig om voorhanden te hebben.

 

3.2.7 Beheer van meetinstrumenten

De veiligheid wordt, in het geval het elektrische arbeidsmiddelen betreft, mede bepaald door de resultaten van een meting. Er dient een procedure aanwezig te zijn, waarin de kalibratiefrequentie is vastgelegd en het daadwerkelijke kalibreren van deze meetinstrumenten is geregeld. Na kalibratie dient de kalibratiestatus op het meetmiddel te zijn aangegeven.

 

3.2.8 Opleiding en training

Voor de functie van keurmeester dient te worden vastgelegd, welke opleidingen, vakkun­digheden en/of ervarin­gen nodig zijn voor het uitvoeren van de keuringen. Vakkundigheid kan worden aangetoond door middel van goede resultaten van een keurmeestertrainingen  waarin de kennis van machineveiligheid, de NEN 3140 zowel theoretisch als praktisch zijn getoetst.

 

De procedure dient eveneens de mogelijkheid te bieden om de benodigde vakkundigheden en ervaringen op peil te houden.

 

Voor het uitvoeren van Toezicht op elektrische arbeidsmiddelen is tenminste niveau van "Voldoende onderricht persoon" in het kader van de NEN 3140 vereist.



3.3 Beschikbare managementsystemen

Voor het borgen van het uitvoeren van veiligheidskeuringen komen verschillende normen in aanmerking. Alle genoemde normen bieden de mogelijkheden om te worden gecertificeerd door een certificerende instantie.

 

Mogelijke normen zijn (limitatief):

§         ISO 9001 (2000);

§         OHSAS 18001 (2007);

§         VGM Checklijst Aannemers VCA (2004/04);

§         Criteria voor Toezicht (1999).

 

In de hiernavolgende subparagrafen beschrijf ik in bijzonder verkorte vorm de normen welke aanknopingspunten bieden om de veiligheidskeuringen te kunnen borgen en/of certificeren.

 

3.3.1 ISO 9001

De Nederlandse norm NEN-EN ISO 9001 is de internationale norm op basis waarvan kwaliteitsmanagementsystemen kunnen worden gecertificeerd. Vaak wordt deze norm toegepast om alle (primaire en secundaire) processen van een organisatie te certificeren. Theoretisch is het mogelijk om de scope (lees: reikwijdte) van het managementsysteem te beperken tot sec. het uitvoeren van de veiligheidskeuringen. Ook is het natuurlijk mogelijk als een organisatie reeds gecertificeerd is, de keuringsprocedures op te nemen in het bestaande ISO 9001 kwaliteitsmanagementsysteem.

 

3.3.2 OHSAS 18001

OHSAS 18001 is een in Engeland ontwikkelde norm in samenwerking met diverse normalisatie instellingen uit Europa en Australië. OHSAS staat voor Occupational Health and Safety Assessment Series. OHSAS 18001 is geen internationale norm zoals de ISO-normen, maar is in veel landen geaccepteerd als certificeerbare norm voor arbomanagementsystemen. OHSAS 18001 bevat eisen voor een arbomanagementsysteem waarmee de organisatie de arborisico’s die verband houden met de activiteiten van de organisatie kan beheersen en de prestatie van het systeem kan verbeteren. De OHSAS richtlijn heeft in eerste plaats betrekking op arbeidsomstandigheden en niet op de veiligheid van producten en diensten.

Doorgaans wordt het gehele arbozorgsysteem van een organisatie gecertificeerd. Het keuren van arbeidsmiddelen maakt daar deel van uit.

 

3.3.3 VGM Checklist Aannemers (VCA)

VCA staat voor VGM Checklist Aannemers. VGM staat voor veiligheid, gezondheid en milieu. De VCA is ontwikkeld door opdrachtgevers en aannemers uit de (petro-) chemie en wordt inmiddels ver daarbuiten toegepast.

VCA is niets meer of minder dan een checklist om een veilige en gezonde werkomgeving te bevorderen en het milieu te sparen. De VCA is geen norm zoals ISO 9001. Bedrijven die zijn gecertificeerd volgens VCA voldoen in de praktijk aan belangrijke Arbowet- en regelgeving. Bijvoorbeeld: het hebben van een risico-inventarisatie en
evaluatie (RI&E), aan kunnen tonen dat medewerkers worden geïnstrueerd, aantoonbaar toezien op veilig werken, keuren van materieel. Het keuren van Arbeidsmiddelen is concreet opgenomen in de VCA checklist.

3.3.4 Criteria voor Toezicht

De Criteria voor Toezicht is een door de Arbeidsinspectie en UNETO (deelnemersorganisatie voor de installatiebranche en technische detailhandel) opgezette norm voor organisaties die elektrische installaties keuren. De norm is door Arbeidsinspectie en UNETO omschreven als: “Criteria, die door de Arbeidsinspectie zijn geaccepteerd als voorwaarden bij het uitvoeren van toezicht op de veiligheid tijdens het gebruik van laagspanningsinstallaties”. De norm is te zien als een aspect kwaliteitszorgsysteem. Dat wil zeggen dat alleen die aspecten uit de ISO 9001-norm zijn genomen die bijdragen tot het borgen van de keuringen aan elektrische installaties bij derden. De norm is dus specifiek ontwikkeld voor externe keuringsinstanties. Een volgens de Criteria voor Toezicht gecertificeerde organisatie ontvangt het Certificaat van toezicht.

 

 

3.4 Resumé managementsysteem t.b.v het borgen van veiligheidskeuringen

In paragraaf 3.2. heb ik de eisen aan een managementsysteem voor het uitvoeren van veiligheidskeuringen vastgelegd. Daarna heb ik in paragraaf 3.3 een globale omschrijving van de naar mijn mening beschikbare normen opgenomen. In de hiernavolgende paragraaf vindt u een samenvatting van de mate waarin de besproken normen toepasbaar zijn om veiligheidskeuringen te borgen.
 
3.4.1 Toepassing ISO 9001 als borging voor veiligheidskeuringen

Het blijkt dat de ISO 9001 uitermate geschikt om de veiligheidskeuringen te kunnen borgen en te kunnen certificeren. De scope (reikwijdte) van het systeem is af te stemmen op het onderdeel veiligheidskeuringen. Toch zal een ISO 9001-systeem niet vaak hier alléén voor ingezet worden. Voor bedrijven welke ISO 9001 gecertificeerd zijn is het eenvoudig om de procedures op te nemen in het managementsysteem.

 

3.4.2 Toepassing OHSAS 18001 als borging voor veiligheidskeuringen

Het blijkt dat het toepassen van OHSAS 18001 als borgingsnorm mogelijk is. Het is echter niet mogelijk om alléén het keuringsproces te certificeren, vanwege het feit dat een organisatie arbeidsomstandigheden in de breedste zin van het woord dient te borgen om aan OHSAS 18001 te voldoen. Voor bedrijven die OHSAS 18001 gecertificeerd zijn, is het eenvoudig om de keuringsprocedures te integreren in het managementsysteem.

 

3.4.3 Toepassing  VCA als borging voor veiligheidskeuringen

Als norm om alléén het keuren te borgen valt VCA af. Hiervoor geldt hetzelfde als bij OHSAS 18001. VCA borgt veiligheid, gezondheid en milieu in de breedste zin van het woord. Ook hier geldt dat voor bedrijven die VCA gecertificeerd zijn, dat het eenvoudig om de keuringsprocedures te integreren in het VCA-systeem.

 

3.4.4 Toepassing Criteria voor Toezicht als borging voor veiligheidskeuringen

 Het blijkt dat de Criteria voor Toezicht het meest aansluiten bij het keuren van arbeidsmiddelen voor de eigen organisatie. Toch valt de norm af om het keuren te certificeren.

3.4.5 Resumé managementsystemen

 De conclusie is dat als een organisatie sec. het keuringsproces wil borgen en certificeren, de ISO

9001 norm het beste hulpmiddel is. Als een organisatie reeds beschikt over een gecertificeerd OHSAS 18001 dan wel VCA-systeem, dan zijn de keuringsprocedures eenvoudig te borgen door deze in het OHSAS 18001- dan wel VCA- systeem te integreren.

 

De Criteria voor Toezicht, welke het beste aansluit bij de eisen van het managementsysteem (par. 3.2), kunnen als “norm” dienen waaraan de procedures t.b.v. het keuren dienen te voldoen.


Deze site is een initiatief van www.ingeniumbedrijfsadvies.nl Op de gepubliceerde teksten is het copyrigtht van Ingenium Bedrijfsadvies B.V. van toepassing.

Comments