Vous trouverez sur cette page tous les documents indispensables à la création d'une APEL, à la modification des statuts, la modification de bureau, des modèles de PV, de convocation, etc...
les seuls documents qui sont à envoyer à la préfecture, pour la vie légale de votre association sont : - les changements de bureau, à faire chaque année, dans les 3 mois qui suivent votre AG (sauf si le bureau est identique à l'année précedente). Cela permet à la préfecture de toujours connaître votre existence et ainsi de garder une existence légale. Certaines APEL ont disparu des listings de la préfecture car elles n'ont rien envoyé pendant des années ; elles n'ont plus donc d'existence légale, et l'association est à recréer. Vous pouvez ainsi aller à la préfecture afin de récupérer vos statuts (les services de la préfecture gardent vos derniers statuts que vous leur avez envoyé) et vérifier s'ils concordent avec ceux que vous avez conservé à l'école. - Modifications de statuts : penser à déposer vos nouveaux statuts en précisant sur votre PV d'AG les différentes modifications. La préfecture de Marseille est très longue, compter parfois 6 à 8 mois pour recevoir des réponses, soit une année scolaire entière ! Nous vous convions à nous envoyer vos statuts à jour, votre numéro d’enregistrement à la préfecture, le PV d'assemblée générale extraordinaire ou le PV d'assemblée générale ordinaire de votre conseil d'administration qui modifie le bureau. Désormais la déclaration de la préfecture se fait en ligne. Voici deux documents pour vous aider à préparer vos assemblées générales : Les statutsLes documents ci après comportent les dernières mises à jour des statuts qui permettent un fonctionnement uniforme pour toutes les APEL de France, même si l'établissement accueille des élèves majeurs. statuts type pour ecole maternelle, primaire, collège Statuts type pour APEL de lycée Statuts type pour établissements superieur qui ne comporte pas de lycée La convocationpeut se faire par tous les moyens à votre disposition : mail, affichage, courrier personnel, courrier dans les carnets de correspondance, prospectus à distribuer. Cette convocation doit se faire au moins 15 jours avant (délais usuels) mais vérifier dans vos statuts si ce délai n'est pas plus long. Modèle de lettre (peut être envoyer par mail également) Les annotations en rouge sont des indications que vous devez bien entendu effacer avant d'imprimer ! Le pouvoirvérifiez dans vos statuts si les pouvoirs existent ! Dans les statuts types proposés les pouvoirs n'existent pas. Le mandat au conseil d'administrationLes parents d'élèves membres peuvent se présenter au conseil d'administration pour une durée de 3 ans (à vérifier dans vos statuts) ; ils doivent le faire par écrit, même en rentrant au début de l'assemblée générale. Pour les non membres, vous pouvez bien évidement accepter leur candidature, prenez soin de vérifier s'ils sont conscients qu'ils doivent régler leur cotisation immédiatement ou dans les jours suivants ! Si l'établissement récupère les adhésions pour vous (mise en commun des moyens) vérifier dès le lendemain qu'une personne qui a été élue a bien accepté l'adhésion sur les documents adressés par l'établissement. La secrétaire du bureau est chargée de prendre des notes et de rédiger ce PV. Voici un modèle qui regroupe les indispensables délibérations. Ce PV doit être conservé dans un classeur ou collé dans un registre spécial (cahier par exemple) Modèle PV d'assemblée générale Convocation à un conseil d'administrationVoici un modèle de convocation à un conseil d'administration Procès verbal de conseil d'administrationVoici un modèle simple Modèle PV de conseil d'administration Convention de mise en communs des moyensUn moyen de faire augmenter votre nombre de cotisants : faire récupérer par l'établissement les adhésions et leur montant. la cotisation APEL peut figurer sur l'une des factures de l'école adressée aux parents. L'APEL apparaîtra comme un maillon indispensable de la communauté éducative. A vous de récupérer les listings et l'argent en temps et en heure ! Convention nationale de mise en communs des moyens Tableau de présentation des comptesCe tableau est un exemple de présentation simple : tableau 1
Si vous souhaitez faire tourner l'APEL correctement, il est préférable d'avoir de coté 1 année de dépense de fonctionnement. |
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