Overgang naar STP: informatie per module

Er wordt live gegaan in twee clusters, afhankelijk van in welke cluster uw instelling zit, dient u per module rekening te houden met onderstaande afspraken en data.

  • Volgende instellingen van cluster 1 gaan live met Alma op 15/07/2014 (week 29):

KU Leuven, ACBE, ACV, FodFin, SERV, KBC, BB, BPB, LIBAR, RBINS, VCV, KMMR, TIFA, FodVG/Vesalius.

Alle modules van ALEPH kunnen tot 29/06 gebruikt worden, en circulatie en IBL zelfs tot 11/07.

  • Volgende instellingen van cluster 2 gaan live met Alma op 05/08/2014 (week 32):

VLP, RMCA, Thomas More, GSB, GSG, KADOC, NBB, IMEC, Vives, HUB-KAHO, KHLeuven, KHLim, LUCA, GroepT.

Alle modules van ALEPH kunnen tot 13/07 gebruikt worden, en circulatie en IBL zelfs tot 01/08.


Limo (beide clusters)

- Limo gaat voor beide clusters in read only modus van 11/7 tot en met 4/8. Dit wil zeggen dat Limo gedurende deze periode enkel kan geraadpleegd worden om  te zoeken. 

- Eindgebruikers kunnen niet aanmelden en als gevolg hiervan kunnen er via Limo geen reservaties, magazijnaanvragen of IBL aanvragen geplaatst worden. Het is dan uiteraard ook niet mogelijk om "Mijn account" te raadplegen en zo uitleningen op te volgen, boeken te verlengen, de e-shelf te raadplegen enz...

Circulatie Cluster 1 (STP op 15 juli)

- Men kan tot en met 11/7 werken in ALEPH, alle circulatiegegevens, ook van uitstaande ontleningen e.d.,  worden overgezet naar Alma. Vanaf 12/7 kan men de Alma Offline circulatie gebruiken. Vanaf 15/7 kan men starten met Fulfillment in Alma.

Circulatie Cluster 2 (STP op 5 augustus)

- Men kan tot en met 01/8 werken in ALEPH, alle circulatiegegevens, ook van uitstaande ontleningen e.d.,   worden overgezet naar Alma. Vanaf 02/8 kan men de Alma Offline circulatie gebruiken. Vanaf 05/8 kan men starten met Fulfillment in Alma.

 

IBL Cluster 1 (STP op 15 juli)

- Lending (externe aanvragen bij uw bibliotheek): Tot en met 11/7 kunnen deze aanvragen in de ALEPH IBL module verwerkt worden en kunnen items uitgeleend worden in de ALEPH circulatiemodule. Na 15/7 bij ingebruikname van Alma, wordt de Alma Resource Sharing workflow gevolgd. Enkel lopende aanvragen van het ALEPH tijdperk dienen best nog afgehandeld te worden in de ALEPH module (die nog tijdelijk ter beschikking zal staan) en deze werken worden best ook in Alma manueel uitgeleend/ingeleverd net zoals voor de nieuwe Lending aanvragen.

- Borrowing (aanvragen van uw lezers naar buiten): Tot 11/7 kan er op de "oude manier" gewerkt worden. Vanaf 11/7 tot en met 5 augustus gaat Limo in "read only" modus, dit betekent dat er geen aanvragen via deze weg in de Alma Resource Sharing module terecht komen. IBL medewerkers kunnen echter vanaf 15/7 de Alma Resource Sharing module gebruiken en Impala om aanvragen te plaatsen. Ook hier geldt dat voor lopende aanvragen van het ALEPH tijdperk deze best ook opgevolgd worden in ALEPH.

- In de periode 12/7 tot en met 14/7 doet u best geen IBL, tenzij u deze aanvragen volledig in de ALEPH IBL module opvolgt.

IBL Cluster 2 (STP op 5 augustus)

- Lending (externe aanvragen bij uw bibliotheek): Tot en met 01/8 kunnen deze aanvragen in de ALEPH IBL module verwerkt worden en kunnen items uitgeleend worden in de circulatiemodule. Na 05/8 bij ingebruikname van Alma, wordt de Alma Resource Sharing workflow gevolgd. Enkel lopende aanvragen van het ALEPH tijdperk dienen best nog afgehandeld te worden in de ALEPH module (die nog tijdelijk ter beschikking zal staan) en deze werken worden best ook in Alma manueel uitgeleend/ingeleverd net zoals voor de nieuwe Lending aanvragen.

- Borrowing (aanvragen van uw lezers naar buiten): Tot 01/8 kan er op de "oude manier" gewerkt worden. Vanaf 11/7 tot en met 5 augustus gaat Limo in "read only" modus, dit betekent dat er geen aanvragen via deze weg in de Alma Resource Sharing module terecht komen. Echter vanaf 05/8 start de nieuwe workflow in Alma Resource Sharing en Impala. Ook hier geldt dat voor lopende aanvragen van het ALEPH tijdperk deze best ook opgevolgd worden in ALEPH.

- In de periode 02/08 tot en met 04/08 doet u best geen IBL, tenzij u deze aanvragen volledig in de ALEPH IBL module opvolgt.

 

Catalografie Cluster 1 (STP op 15 juli)

- De data worden geëxporteerd op 29/6, vanaf dan mag men geen catalografie meer doen in ALEPH (deze data worden immers niet mee overgezet). Vanaf 15/7 kan men starten met Resource Management in Alma.

Catalografie Cluster 2 (STP op 5 augustus)

- Vanaf 29/6 tot en met 12/07 mag men enkel nieuwe bibliografische records aanmaken, veranderingen aan bestaande records worden niet mee overgenomen.

- De data worden geëxporteerd op 13/7, vanaf dan mag men geen catalografie meer doen in ALEPH (deze data worden immers niet mee overgezet). Vanaf 05/8 kan men starten met Resource Management in Alma.


Acquisitie en Periodieken Cluster 1 (STP op 15 juli)

- Vanaf 22/6 mogen er geen nieuwe vendors aangemaakt worden of vendor accounts toegevoegd worden aan bestaande vendors

- De data worden geëxporteerd op 29/6, vanaf dan mag men geen acquisitie meer doen in ALEPH (deze data worden immers niet mee overgezet). Vanaf 15/7 kan men starten met Acquisitions in Alma.

- Er volgt nog een aparte communicatie binnen de KU Leuven rond de SAP koppeling

Acquisitie en Periodieken Cluster 2 (STP op 5 augustus)

- Vanaf 22/6 mogen er geen nieuwe vendors aangemaakt worden of vendor accounts toegevoegd worden aan bestaande vendors

- De data worden geëxporteerd op 13/7, vanaf dan mag men geen acquisitie meer doen in ALEPH (deze data worden immers niet mee overgezet). Vanaf 05/8 kan men starten met Acquisitions in Alma.

  

Beschikbaarheid Alma na de trainingen

Alma zal gedurende de eerste week van juli nog beschikbaar zijn om te oefenen. Daarna wordt het systeem klaargemaakt voor de migratie en zal het dus niet of zeer sporadisch beschikbaar zijn.

 

Beschikbaarheid ALEPH

ALEPH zal zeker nog een tijd beschikbaar zijn om eventueel bepaalde gegevens op te zoeken. Alles wat u na 29/06 en 13/07 in ALEPH toevoegt zal niet meer worden overgezet naar Alma.

Er dient ook rekening gehouden te worden met het feit dat er vanaf 25/6 noodzakelijke ‘werken’ worden uitgevoerd op ALEPH die het systeem eventueel kunnen belasten, waardoor bepaalde (zoek)acties iets langer kunnen duren.

Comments