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Etre Agile, c'est avant tout : "ouvrir tous les canaux de communication" (encore faut-il trouver les bons).

Manifeste Agile

La communication est la principale composante de la première des 4 valeurs du manifeste Agile :
  • "Les individus et leurs interactions priment sur les processus et les outils" 
Par ailleurs, un des 12 principes de ce même manifeste nous renseigne sur la façon de communiquer efficacement :
  • "La méthode la plus simple et la plus efficace pour transmettre de l’information […] est le dialogue en face à face."

Post-it ou communication orale ?

Souvent, l'usage des Post-it ou des fiches cartonnées pour le suivi des taches et la rédaction des User Stories est mal compris. Ces usages peuvent même parfois être tournés en dérision par ceux-là mêmes qui n'ont pas compris leurs finalités. Il faut savoir que ces pratiques permettent avant tout de faciliter la communication et les interactions entre les différents acteurs au sein d'un projet Agile.

Email

Pourquoi avons-nous trop souvent le mauvais réflexe d'utiliser l'email en première intention pour nos échanges professionnels? Simplement, parce que cet outil a longtemps été le seul moyen de communiquer en entreprise. Son usage est ainsi aujourd'hui ancré dans nos habitudes.

Son seul avantage est qu’il permet de garder une trace des échanges pour se couvrir, notamment, en cas de coup dur.

Selon moi, voici la première question à se poser avant d'envoyer un email  "Est-ce vraiment le meilleur moyen pour faire passer mon message ?". Celle-ci permet d'envisager d'autres moyens pour transmettre ce message : ne pourrais-je pas :

  1. directement discuter avec mon interlocuteur ? (quitte à valider les échanges par un email de synthèse)
  2. appeler mon interlocuteur s’il n'est pas présent dans les mêmes locaux ? 
  3. joindre mon interlocuteur par messagerie instantanée ?

Par ailleurs, si le message s'adresse à un groupe de personnes, n'est-il pas plus pertinent d’utiliser un RSE ?

Si tout le monde se posait cette simple question avant de rédiger un email, le gain de temps pour l’entreprise serait faramineux. Essayez simplement de calculer le temps passé chaque semaine à faire le ménage dans votre boîte mail.

RSE (Réseaux sociaux d’entreprise)

De nouveaux outils arrivent dans les entreprises, tels que les réseaux sociaux privés dédiés à la communication interne entre collaborateurs. Ces outils sont, bien entendu, largement inspirés des réseaux sociaux publics tels que Facebook, Twitter ou Google +. Aujourd’hui, pour que les nouvelles générations puissent retrouver dans leur univers professionnel des réflexes acquis à titre privé, beaucoup d’entreprises investissent dans ce type d’outils. Il en va de leur attractivité. L'arrivée de ces nouveaux outils en entreprise oblige ainsi les anciennes générations à se former à l’utilisation de ces derniers afin de réapprendre à communiquer efficacement.

Email vs RSE

Je vous propose une comparaison entre ces 2 outils :

Généralement, quand on envoie un email, nous avons la bonne idée de mettre la terre entière en copie. L’information se trouve ainsi dupliquée sur tous les serveurs de messagerie et sur toutes les boîtes mail locales de nos interlocuteurs. A l’heure du GreenIt, n’est-ce pas du gaspillage de ressources ? Une fois le message envoyé, il n’y a d’ailleurs plus aucune possibilité de retour en arrière (corriger une faute, rétablir un malentendu…). De plus, il nous arrive parfois d’oublier une ou deux personnes en copie au risque de créer un incident diplomatique.

A contrario, les messages publiés sur un RSE sont centralisés et modifiables après publication. De plus, les règles de confidentialité que vous aurez vous-même édictées peuvent être modifiées même après la publication de vos messages.

Par ailleurs, si nous ne prenons pas la peine d‘archiver régulièrement nos email les informations contenues dans nos messageries peuvent avoir une durée de vie très courte. D’autant plus que les règles de suppression automatique des messages sont généralement très contraignantes en entreprise.

Par comparaison, les informations publiées sur un RSE peuvent même survivre à la démission des collaborateurs.

La disparition de l’email n’est peut-être pas au goût du jour, mais je verrais bien une meilleure intégration de cet outil au sein même des RSE, d’autant plus que la plupart de ces réseaux offrent déjà la possibilité d’envoyer des messages privés.

Barrières

Bien souvent, certains collaborateurs d'entreprise ont pris la décision de ne pas avoir de compte personnel Facebook (ou assimilé). Leurs raisons sont louables. En effet, ce type de site ne respecte souvent pas la vie privée de leurs utilisateurs. Cette population se prive ainsi de l’apprentissage de ces nouveaux outils de communication qui seront largement démocratisés dans les entreprises de demain. Si on veut prendre le contrôle de son identité numérique il faut au contraire apprendre à apprivoiser ces outils et ne pas en avoir peur. La maîtrise des informations qui peuvent être diffusées sur soi est ainsi rendue possible.

L'email n'est qu'une déclinaison virtuelle d'un usage réel depuis longtemps utilisé pour communiquer (le courrier postal). Par contre, les réseaux sociaux n’ayant pas d’équivalent « In Real Life », l’utilisation de ces derniers est beaucoup moins évidente à appréhender. C’est pour cela qu’un apprentissage est nécessaire.

Une fois la barrière de l’apprentissage levée, d'autres freins peuvent être notés. Je les ai moi-même relevés au sein de mon entreprise :

  • Une gestion du mot de passe pour accéder au RSE très pénible (demande de modification trop fréquente, règles de création de mot de passe contraignantes…).
  • Aucune possibilité d’accéder au RSE avec le terminal mobile fourni par l'entreprise.

Conclusion 

Privilégions la communication orale quand cela est possible. Sinon, essayons d’oublier nos vieilles habitudes et n’ayons pas peur de nous lancer dans l’usage des outils de communication de demain. Vous verrez ainsi que nous y gagnerons tous en Agilité.
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