690 días desde
Segundo Parcial

Autores de la página

  • Claudia Rodas
    marzo 23, 2012

628 días desde
Inico de Juegos Olimpicos

612 días desde
Fin de Juegos Olimpicos

Técnicas Cualitativas y Cuantitativas de la Planeación.

Técnicas cuantitativas y cualitativas de planeación.

Las técnicas para formular planes, y para representarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. La razón es obvia: hay casi tantas técnicas, como diversas de planes, sin embargo, las más usadas son las siguientes:

•Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.

•Diagramas de proceso y flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y/o explicar un procedimiento.

•Gráficas de Gantt, que tiene por objeto controlar la ejecución simultanea de varias actividades que se realizan coordinadamente.

•Programas de muy diversas formas, pero, especialmente los que representan bajo la característica explicada otras, de presupuestos no financieros, presupuestos financieros y pronósticos.

•Los sistemas conocidos con el nombre de PERT (Program evaluation and review technique), CMP (Critical Path Method), y RAMPS (Resource allocation an multi proyect sheduling), los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de técnicas de trayectoria critica, porque buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de actividades simultaneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis principalmente en la duración, costo, de aquella secuencia de operaciones que resulten la mas larga y costosa, ya que, de nada serviría acortar otra secuencia necesaria y colaterales a la primera, si esta detiene y dificulta el avance general.

 

Manual

 

El concepto de lo que es un manual, es de suyo empírico, variable y fácil de comprender: significa un folleto, libro, carpeta, etc., en los que en una manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una seria de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada humano en la empresa.

 

Existen muy diversos tipos de manuales; mencionaremos aquí tan solo algunos de los principales:

•Manual de objetivos y políticas: Como su nombre lo indica, reúna un grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.

•Los manuales departamentales: Son aquellos en que se escogen todas las políticas, reglas, etc. aplicable en cada departamento determinado. Son los que mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definición que hemos dado.

•Manuales del empleado o bienvenida: Suelen escoger todo lo que interesa conocer al empleado en generalmente, sobre todo al ingresar a la empresa.

•Manuales de organización: Son como una explicación, ampliación y comentarios de las cartas de organización, en ocasiones contienen, adicionalmente, una síntesis de la descripción de puesto y las reglas de coordinación interdepartamentales.

 

Diagrama de Procesos

 

Los sistemas de simplificación del trabajo, principalmente los basados en los estudios de movimientos, fueron inicialmente usados en las labores del taller, porque en ellas es mas clara y fácil su aplicación. Pero en la actualidad, con las necesarias adaptaciones y modificaciones, se emplean con gran amplitud a los trabajos administrativos y de oficina.

 

Y existe razón para ello, porque, como lo hace notar un laborista, la diferencia fundamental radica en que mientras que en el taller se procesan o transforman materiales, en la oficina se procesan o tramitan las formas.

 

Los pasos esenciales en todos procesos son cinco: operación, transporte, inspección, demora y almacenamiento. Cuando se realizan tramites administrativos, existen también estas mismas etapas, ya que hay:

1. Operación. Como son escribir documentos, hacer cálculos, registrar, sellar, etc.

2. Transporte. Como llevar una carta a un departamento, pasar un reporte, llevar el archivo ciertas formas.

3. Inspecciones. Como revisar cuentas, analizar un informe, revisar correspondencia antes de su firma, se indica con un punto.

4. Demora. Como cartas dejadas en "Charolas de salida", documentos en espera de su trámite.

5. Almacenamiento. Como documentos en el archivo.

Valor de los instrumentos de simplificación.

 

No esta por demás precisar que los instrumentos de simplificación, como el diagrama de proceso, no substituyen a criterio humano del administrador, pues ese criterio es propiamente el que pensara y sugerirá los cambios que deben de hacerse, sino que tan solo ayuda ese criterio. Pero dicha ayuda es de valor incalculable.

 

Estos instrumentos hacen ver un proceso, en forma tal, que pueda apreciarse separadamente cada uno de sus pasos. Además no permite ver gráficamente esos pasos.

 

El sistema de simplificación del trabajo Forma, con la sola variable de usar otra manera de simbolizar: las iniciales O-T-I-D-A, que equivalen a Operación, Transporte, Inspección, Demora y Almacenamiento. Usamos aquí estos diversos símbolos para ejemplificar otro tipo de modo distinto de representar, y desde luego fácilmente recordable por palabra "OTIDA".

 

Para formular el diagrama de proceso, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Hacer la hoja respectiva, que en su encabezado contendrá datos de identificación del proceso, tal como el nombre del mismo, departamento, sección donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboración, etc.

2. El cuerpo de esta hoja, consta de cinco columnas para los símbolos, otra para descripción breve del tramite, otras dos para anotar distancias de transporte y los minutos de demora por almacenamiento y otra finalmente para observaciones.

3. Se anota, ante todo, la descripción de los diversos pasos que el proceso comprende, y se marcan puntos en las columnas de los símbolos correspondientes, uniéndolos con una línea bien perceptible.

4. Cuando el proceso se ha terminado de describir, se obtienen los totales de las operaciones, transporte, inspecciones y demora, así como los metros recorridos y el tiempo perdido en almacenamiento y demora.

5. Estos totales nos indican ya en cierto modo el tipo de opción que conviene tomar, así si notamos que los transportes y almacenamiento son exagerados sobre las operaciones o inspecciones, tendremos que deducir que esos procesos pueden mejorarse.

6. Hay todavía necesidad de hacer un análisis mas profundo, para lo cual debamos preguntarnos:

• ¿Qué se puede eliminar?

• ¿Qué se puede combinar?

• ¿Qué se puede redistribuir?

• ¿Qué operaciones se pueden mejorar?

 

Algunos puntos para análisis de gráficas de procesos

 

Reglas generales:

1. No de nada por supuesto: cada detalle debe ser preguntado e investigado.

2. El mejor instrumental para el análisis, es aplicar las seis preguntas: Qué, Quién, Porqué, Dónde, Cuándo y Cómo.

3. El método propuesto debe ser analizado bajo las mismas reglas con las que se analizo el método de operación.

 

 

Algunas Reglas particulares:

1. ¿Existe duplicación, total o parcial, de algún esfuerzo?

2. Puede mejorarse alguna operación, combinada con otra parte del proceso, o realizándola en otro departamento.

3. ¿Puede eliminarse totalmente alguna demora? Con frecuencia, el tiempo total de almacenamiento temporal resulta mayor que el de la operación real. En procesos en que lo más importante es la rapidez, debe estudiarse cuidadosamente esta posible eliminación.

4. Puede combinarse con la ventaja la localización de algún almacenamiento parcial o demora? A menudo puede hacerse.
 
 
Č
Ċ
ď
Claudia Rodas,
16/3/2012 18:58
Comments