Reglas y recomendaciones del correo institucional

• Indicar un asunto claro

El asunto es un titular que, con pocas palabras, debe expresar en una frase de qué trata el contenido del correo electrónico. Evite poner la palabra “Urgente” si realmente no lo es, incluso, solo en caso de ser necesario, márquelo como prioritario.

• Estructura del mensaje

Se sugieren los componentes tradicionales de una carta: un saludo, un cuerpo conciso y una despedida.

• Firma institucional

Los correos institucionales deben llevar la firma del remitente. Esta puede llevar el nombre completo, el cargo, la dependencia a la que pertenece, el teléfono con la extensión, el correo electrónico.

• Recomendaciones al redactar

-Redacte de forma breve, directa, clara y con buena ortografía, sin embargo la concisión no implica escribir ideas incompletas o cortadas pues puede parecer un mensaje telegráfico.

- Evite el uso de mayúsculas sostenidas.

- No abuse de los signos de exclamación, pues se trata de comunicaciones formales.

• Tono según el medio

Tenga presente la diferencia entre la comunicación verbal y escrita. En la interacción personal es posible observar la comunicación no verbal, mientras que en la escrita esta es muchas veces interpretada por el receptor de una manera equivocada. Por esta razón es importante seleccionar las expresiones adecuadas para evitar interpretaciones que no corresponden a la realidad.

• Escribir con cortesía y respeto

En relación con el ítem anterior es importante recordar que, como en cualquier tipo de comunicación, es importante incluir expresiones como “por favor” y “gracias”. En nuestra cultura institucional se escribe con respeto y cortesía es más efectivo el mensaje y la respuesta del destinatario.

• Contexto del mensaje

Es importante compartir con quien recibe el mensaje el contexto del mensaje, pues en ocasiones se asume que este es conocido y no siempre sucede así.

• Correos con dominio

Para las comunicaciones institucionales, la SEQ cuenta con las direcciones de correo electrónico con el dominio de “nuevaescuela.mx y seq.edu.mx”. Estas proyectan una imagen unificada de la Secretaría de Educación y, además, le dan mayor confianza y relevancia a las comunicaciones de la Institución. Las direcciones de servicios externos se recomiendan para asuntos personales.

• Archivos adjuntos

Envíe solo como adjunto aquellos archivos necesarios e indispensables en la comunicación. Controle el tamaño de estos, no comprima archivos livianos y comparta los archivos en pdf para observaciones en la menor resolución que permita guardar el documento.

• Confirmación automática de los mensajes

Evite solicitar en todo momento confirmaciones automáticas de recibo de los mensajes enviados a través del correo electrónico, pues el receptor lo puede ver como algo invasivo. Esta herramienta es para casos que realmente sea necesaria dicha confirmación.

• Seguridad

- Evite abrir correos y descargar archivos adjuntos de personas desconocidas para prevenir la descarga de virus.

- Evite dar el correo institucional para asuntos diferentes a los laborales; y suscribirse a exceso de listas, boletines y envío de material promocional de entidades externas.

• Frente a la gestión del correo

-Debido a que el correo institucional es uno de los principales medios de comunicación de la SEQ, es importante darles respuesta a los diferentes mensajes estableciendo un orden de prioridades en función de la importancia de los mismos, sin embargo el correo electrónico no es para mensajes “urgentes”. Para estos casos acuda a la presencialidad o a las llamadas telefónicas. Por esta razón, estime horarios para leer y contestar los correos para evitar interrupciones de las labores cada que llega un mensaje.

-Al momento de responder recuerde que aunque el primer emisor tenga a un grupo de personas en su mensaje, no siempre cada receptor debe responder a ese mismo grupo. Es el caso, por ejemplo, de las confirmaciones de recepción de los mensajes. El e-mail no es un medio para conversar.

-En el cuerpo del mensaje diferencie con espacios o marcaciones qué es lo que dice quien responde el correo, y qué es lo que decía el mensaje original o los mensajes anteriores.

-En el espacio de respuesta “Para” solo debe ir la persona o las personas destinatarias reales del contenido del mensaje. No incluya a personas cuyo mensaje no sea de su interés. Esto evita la saturación de correos que todas las personas reciben a diario.

-Al usar el campo de respuesta con copia “CC” se busca comunicar al destinatario que el mensaje es para su información, pero que no es necesaria su respuesta.

-Entregue respuestas que aporten al tema. Es preferible responder en un solo mensaje y no mandar varios durante el proceso de un mismo mensaje, excepto si se trata de una solicitud a la que no es posible darle una respuesta pronto.

-Se puede crear una carpeta de correos prioritarios por asunto o remitente a la que lleguen de manera automática los mensajes más importantes.

-Los mensajes pueden organizarse mediante reglas y filtros. Así mismo, para guardar aquellos mensajes que son necesarios también está la opción de creación de carpetas para mantener despejada la bandeja de entrada. Dedique un tiempo a personalizar estas opciones.

-En la medida de lo posible evite enviar y revisar correos en horarios no laborales como altas horas de la noche o fines de semana, debido a que como muchas personas tienen el correo institucional en su celular estos mensajes pueden afectar su tiempo de descanso. Recuerde que en herramientas como G-Suite, es posible programar los correos para que lleguen en un día y hora definida.

Así mismo recuerde que en el día a día el correo electrónico no es el único medio de contacto entre las personas. Hay momentos en los que es más adecuado hacer una llamada telefónica, buscar otras herramientas colaborativas que tiene a disposición la SEQ e incluso si se trata de un mensaje sencillo a un compañero la comunicación presencial es mucho mejor. El correo electrónico es solo una herramienta que facilita la comunicación institucional.

El cumplimiento de estas reglas es responsabilidad del signatario.

1.- Queda prohibido, promover, distribuir, exhibir, comercializar, publicar y almacenar en la nube (drive), cualquier tipo de imágenes visuales y auditivas de carácter pornográfico. .

2.- Las cuentas de correo son personales. Por lo cual, los titulares de las cuentas son responsables directos de que se haga buen uso de las mismas.

3.- Las claves de acceso son para uso exclusivo de la persona usuaria titular y su custodia y correcta utilización son de su responsabilidad. Queda prohibido permitir su utilización a personas no autorizadas.

4.- Las personas usuarias de este servicio procederán al cambio de contraseña al recibir por primera vez su cuenta, cuando sea requerido por el sistema o cuando considere que pueda ser conocida por un tercero.

5.- Queda prohibido enviar correo electrónico no solicitado, o cadenas (spamming), con propósitos comerciales, informativos, publicitarios, políticos y religiosos entre otros; así mismo se deberá de respetar la privacidad de otros usuarios.

6.- Queda prohibido el uso de cuentas de correo electrónico por parte de personas distintas al titular de la misma, por lo que las cuentas y contraseñas son intransferibles.

7.- Es responsabilidad de los titulares de las cuentas de correo electrónico, respaldar la información (mensajes) en medios magnéticos u ópticos, para su restauración en caso de pérdida o destrucción parcial o total.

8.- Estas cuentas son un medio de comunicación de los SEQ, por lo que el titular está obligado a consultarla y realizar revisiones periódicas al buzón con la finalidad de depurarlo y asegurar la buena recepción de mensajes.