Preguntas Frecuentes

Claro que si, la información está encriptada, por lo tanto resulta inviolable.

Nos gusta dar este ejemplo para que comprendas mejor el tema de la seguridad: Mucha gente tiene sus ahorros en el Banco y solo unos pocos los guardan en su casa. Google sería como nuestro Banco, donde tenemos nuestra información a mano y se encuentra segura. Para que te des una idea, Google te asegura que tu información se replique en 7 lugares distintos para que no se pierda.

No debes instalar nada para usar G Suite. Sólo necesitas un navegador y, si bien es compatible con todos, te recomendamos usar Google Chrome para aprovechar al máximo el potencial del servicio.

Todo el trabajo se hace en la nube.

Esta es una de las preguntas sobre G Suite que más nos hacen. Sí, puedes trabajar con personas que dispongan en sus computadoras de Outlook u otros sistemas. El formato de mail es universal, por lo tanto se puede enviar o recibir desde cualquier plataforma.

Puedes elegir si las respuestas a tus correos se agrupan en conversaciones o si cada correo aparecerá por separado en tu bandeja de entrada.

Cuando alguien responda a un correo electrónico, puedes agrupar las respuestas en conversaciones. De esa manera, se mostrará el mensaje más reciente en la parte inferior de la conversación.

Para poder activar eso debes:

+ Ir a tu Gmail.

+ Hacer clic en Ajustes.

+ Luego hacer clic en Configuración.

+ Ir a Vista de conversación.

+ Habilitar vista de conversación.

+ Por último, guardar los cambios.

Google dispone de varias maneras de descargar tu correo e información a tu computadora.

Puedes exportar y descargar tus datos de Google, es muy sencillo crear un archivo para guardar tu información o para utilizar los datos en otro servicio.

El procedimiento es simple:

+ Ve a la página Descargar tus datos.

+ Decide cómo quieres descargar tus datos: Tipo de entrega, exportación y archivo.

+ Recibe tu información.

Tienes varias maneras de hacerlo:

√ Descarga los archivos de tu cuenta de Gmail y luego súbelos a la cuenta de usuario de tu organización.

+ Debes ir a Drive.

+ Hacer clic en el archivo que quieras descargar.

+ Para descargar los archivos presiona Comando (Mac) o Ctrl (Windows) mientras haces clic en ellos.

+ Haz clic con el botón derecho y selecciona Descargar.

√ La segunda opción es el compartir los archivos de la cuenta de Gmail con permisos de edición al usuario de tu organización y crear copias de los archivos.

+ Abre Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.

+ Abre el archivo del cual quieras hacer una copia.

+ Haz clic en Archivo y luego en Hacer una copia.

+ Elige un nombre y dónde quieres guardar el archivo.

Atención, también puedes copiar comentarios de un documento, una hoja de cálculo o una presentación, simplemente debes hacer clic en Copiar comentarios y sugerencias.

√ La tercera y última opción está disponible para tu organización si es que tienes una subscripción Business. En ese caso tienes disponibles las Unidades Compartidas.

Para utilizar esta opción, debes crear una unidad compartida en tu organización y tener acceso de «Administrador o Gestor de contenidos«, así podrás mover los archivos de «Mi unidad» a la Unidad Compartida.

Importante, ten en cuenta que el usuario que realice el procedimiento no podrá mover carpetas por lo que deberás crearlas manualmente en la Unidad Compartida y luego mover los archivos.

Hay varias maneras para importar todo el correo electrónico, contactos personales y calendario de eventos, desde tu cuenta hacia G Suite.

Puedes hacerlo desde tu servidor en la Nube o desde un archivo de Outlook.

Nosotros podemos ayudarte a hacerlo. Consúltanos sin compromiso.

Sí. Tranquilamente puedes trabajar con tu correo y documentos sin tener conexión a Internet. Luego puedes sincronizar todo cuando esté restablecida la conexión.

Lo mejor y más recomendable son las Etiquetas. Por experiencia propia y de clientes creemos que es más óptimo su uso que el de carpetas. La ventaja que tienen las etiquetas es que un mail puede tener múltiples.

Para que estés atento a todas tus reuniones lo mejor es recibir un mail.

Te recomendamos también usar esta extensión de Google Calendar.

Otra de las preguntas sobre G Suite que nos hacen mucho.

Sí puedes, pero te recomendamos usar Gmail. La idea es que todo el equipo pueda trabajar con Google y adaptarse desde cero a su estructura.

Al archivar mensajes los sacas de la bandeja de recibidos, quedan las etiquetas pero no aparecerán en esa sección.

El mensaje archivado se traslada a Todos los mensajes en tu archivo. A futuro podrás encontrarlo allí utilizando la función de búsqueda de Google.

Personalizar videollamadas

√ Cambia el diseño de la pantalla durante una reunión.

Tienes 4 opciones de diseño para tus videollamadas:

. Diseño automático que viene por defecto.

. Mosaico en donde se muestran hasta 4 participantes o 3 en el caso de que haya una presentación.

. Foco que hace hincapié en la presentación y en el participante que habla.

. Barra lateral en donde el participante que habla se muestra con los demás en un lateral de la pantalla.

Cambiar el diseño de Meet es muy sencillo. Simplemente debes ir a los 3 puntitos en la esquina superior derecha y hacer clic en “Cambiar diseño”.

√ Fijar, silenciar o quitar participantes.

Puedes fijar un participante en la pantalla, si vas a su imagen en miniatura y haces clic en el icono de “Fijar”.

En el caso que quieras silenciar a alguien, vas a su imagen y haces clic en el icono de “Silenciar” (un pequeño micrófono). También Meet permite silenciar a alguien marcando un número interno en el teléfono.

Para quitar un participante en Meet debes colocar el mouse sobre su imagen y hacer clic en el icono de “Quitar”.

√ Escuchar la videollamada desde un teléfono

Si ves la pantalla pero deseas oír mejor o no te funciona el micrófono/altavoz o tienes problemas de conexión y deseas integrar tu teléfono… ¡Buenas noticias! Puedes hacerlo usando un número interno de la reunión.

Compartir recursos

√ Ver todos los detalles y los archivos adjuntos de una reunión.

Si haces clic en el nombre de la reunión podrás visualizar su enlace, número de acceso y toda la información necesaria (agenda, archivos, participantes, etc.). Esto resulta muy práctico para avisar a otras personas cómo conectarse y vincularse a la videollamada.

√ Enviar mensajes de chat a los participantes.

Durante la reunión online puedes enviar preguntas o enlaces y chatear con los demás participantes. Cabe aclarar que los mensajes son vistos por todas las personas que participan en la videollamada y que no se guardan.

√ Mostrar contenidos o presentaciones.

Esta función es muy importante para los equipos de empresas o para videollamadas con clientes.

Ten en cuenta que puedes compartir (pantalla completa o en una ventana) diversos documentos: presentaciones, hojas de cálculo, etc.

Para mostrar tu pantalla en una videoconferencia de Meet debes hacer clic en “Mostrar mi pantalla” en la esquina inferior derecha.

√ Grabar las videollamadas.

Esta función es muy útil y sólo está disponible en G Suite para empresas o educación.

Puedes grabar las videollamadas y compartirlas con miembros de tu empresa o si eres profesor con tus alumnos.

Todas las grabaciones permiten visualizar a la persona que habla y al contenido. Se guardan en la carpeta de grabaciones del organizador de la videollamada.

A tener en cuenta: La función de subtítulos no funciona en las grabaciones.

Si recibes una grabación por correo electrónico puedes guardarla en Google Drive.

Jamás podrás quedarte sin poder enviar mensajes pero está bien tener en cuenta los límites de Google.

Sí, Google pone límites en el envío de mensajes, dado que debe garantizar la seguridad de todas sus cuentas. Si superas el límite de mensajes podrás seguir enviando al día siguiente (luego de las 24 hs.) pero recomendamos no llegar a esa situación.

Cabe aclarar que para hacer envíos masivos a más de 100 personas, se recomienda utilizar una herramienta de email marketing.