การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)

            การประมวลผลข้อมูล (Data Processing) หมายถึง วิธีการจัดการกับข้อมูล ซึ่งอาจเป็นการคำนวณหรือการเปรียบเทียบลักษณะต่างๆ เพื่อให้ข้อมูลนั้นอยู่ในรูปแบบที่เป็นประโยชน์ หรือตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ใช้งาน โดยการประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งตามอุปกรณ์ที่ใช้ได้ 3 ประเภท คือ การประมวลผลข้อมูลด้วยมือ การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องจักรกล และการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

            3.1 ลำดับการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ มี 3 ขั้นตอน ดังนี้

                        1) การนำข้อมูลเข้า (Input) เป็นขั้นตอนการรับข้อมูลเข้าสู่คอมพิวเตอร์ โดยผ่านทางหน่วยรับข้อมูล (Input Unit) เช่น การป้อนขัอมูลตัวเลขหรือตัวอักขระทางแป้นพิมพ์ การรับข้อมูลเสียงจากไมโครโฟน

                        2) การประมวลผล (Process) เป็นขั้นตอนการนำข้อมูลที่ได้จากขั้นตอนการนำเข้ามาจัดการโดยผ่านกระบวนการต่างๆ เช่น การคำนวณ การเรียงลำดับข้อมูล การแยกประเภทข้อมูล

                        3) การแสดงผล (Output) เป็นการนำสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลไปไช้ประโยชน์หรือแสดงผล โดยผ่านทางหน่วยแสดงผล (Output Unit) เช่น การแสดงผลทางจอภาพ การแสดงผลทางกระดาษพิมพ์

            3.2 วิธีการประมวลผลข้อมูลดัวยคอมพิเตอร์ โดยทั่วไปการนำขัอมูลไปใช้ประโยชน์นั้น จำเป็นต้องผ่านการประมวลผลให้เป็นสารสนเทศก่อน จึงสามารถนำสารสนเทศเหล่านั้นไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งวิธีการประมวลผลข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์ แบ่งเป็น 2 วิธี ดังนี้

                        1) การประมวลผลแบบแบตซ์ (Batch Processing) เป็นการประมวลผลโดยมีการรวบรวมข้อมูลไว้ช่วงเวลาหนึ่งหรือหลายช่วงเวลา ก่อนนำข้อมูลเหล่านั้นมาประมวลผล โดยการประมวลผลจะดำเนินการตามช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งการประมวลผลวิธีนี้จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการประมวลผลได้มากกว่าการประมวลผลแบบอื่น เช่น ระบบติดดอกเบี้ยของธนาคารทุก 3  เดือน การคิดค่าน้ำและค่าไฟฟ้าทุกสิ้นเดือน โดยการประมวลผลแบบแบตช์มีข้อดีและขัอเสีย ดังนี

                        2) การประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทิฟ (Interactive Processing) เป็นการประมวลผลที่ไม่ต้องรอเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูล โดยคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลและให้ผลลัพธ์ทันทีหลังจากได้รับข้อมูลนำเข้า โดยการประมวลผลแบบอินเทอร์แอ็กทีฟที่พบเห็นได้ในปัจจุบันนี้

                        3.3 กรรมวิธีในการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์

                                    1. การคำนวณ (Calculation) เป็นการนำข้อมูลที่เป็นตัวเลขที่สามารถคำนวณได้ มาผ่านกระบวนการทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณหาร หาค่าเฉลี่ย การประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์แบบการคำนวณ เช่น การคำนวณผลการศึกษาของนักเรียน การคำนวณภาษีเงินได้ การคำนวณดอกเบี้ยเงินฝากธนาคาร

                                    2. การจัดเรียงข้อมูล (Sorting) เป็นการเรียงข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การจัดเรียงข้อมูลตัวเลข 1 ถึง 100 การเรียงจากน้อยไปมาก หรือการจัดเรียงตัวอักษรจากตัวแรกถึงตัวสุดท้าย ซึ่งการจัดเรียงข้อมูลจะทำให้ข้อมูลเหล่านั้นสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ง่ายขึ้น เช่น การเรียงคะแนนสอบจากมากไปน้อย การเรียงชื่อของนักเรียนตามตัวอักษรภาษาไทยจาก ก ถึง ฮ

                                    3. การจัดกลุ่มข้อมูล (Classifying) เป็นการจัดข้อมูลโดยการแยกออกเป็นกลุ่ม ประเภทหรือตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น การจัดกลุ่มนักเรียนตามเพศ การจัดกลุ่มข้อมูลภาพถ่ายตามวันที่ถ่ายภาพ ซึ่งการจัดกลุ่มข้อมูลจะทำให้คันหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น

                                    4. การสืบค้นข้อมูล (Retrieving) เป็นการค้นหาและนำข้อมูลที่ต้องการจากแหล่งเก็บข้อมูล เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ เช่น การสืบค้นข้อมูลนักเรียนจากรหัสประจำตัว การคันหาหนังสือในห้องสมุดจากชื่อผู้แต่ง

                                    5. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุดขึ้นไป มารวมกันให้เป็นชุดเดียว เช่น การนำข้อมูลประวัติส่วนตัวของนักเรียน มารวมกับประวัติการศึกษาเป็นข้อมูลของนักเรียน 1 คน

                                    6. การสรุปผล (Summarizing) เป็นการสรุปส่วนต่าง ๆ ของข้อมูล เพื่อแสดงเฉพาะส่วนที่เป็นสระสำคัญ เช่น การสรุปผลการเรียนของนักเรียน การสรุปยอดรายรับ-รายจ่ายของครัวเรือนในแต่ละเดือน

                                    7. การทำรายงาน (Reporting) เป็นการนำข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลมาจัดพิมพ์ในรูปแบบรายงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบกระดาษ เว็บไซต์ หรือสื่อต่าง ๆ เช่น รายงานผลการตรวจสุขภาพ สมุดรายงานผลการเรียนของนักเรียน หรือรายงานผลการเรียนของนักเรียนผ่านเว็บไซต์ของโรงเรียน

                                    8. การบันทึก (Recording) เป็นการจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ลงสื่อหรืออุปกรณ์สำหรับจัดเก็บข้อมูล เช่น การบันทึกประวัติส่วนตัวของนักเรียนแต่ละคนจากการป้อนข้อมูลผ่านทางแป้นพิมพ์ เพื่อบันทึกลงฐานข้อมูล

                                    9. การปรับปรุงข้อมูล (Update) เป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องและมีความทันสมัยอยู่เสมอ โดยสามารถทำการเพิ่ม ลบ และแก้ไข เพื่อให้ข้อมูลถูกต้องมากที่สุดซึ่งความถูกต้องและทันสมัยนั้นจะขึ้นอยู่กับความถี่ในการปรับปรุง เช่น การปรับปรุงยอดขายของร้านค้าออนไลน์ทุกสิ้นเดือน เพื่อทำให้ยอดขายมีความถูกต้อง หรือการปรับปรุงยอดเงินฝากทันทีหลังจากการทำธุรกรรมทางการเงิน

                                    10. การสำเนาข้อมูล (Duplication) เป็นการคัดลอกข้อมูลจากข้อมูลนฉบับ เพื่อไปบันทึกเป็นข้อมูลอีกชุดหนึ่งที่เหมือนกัน โดยการสำเนาข้อมูลนั้น ต้องคำนึงถึงความถูกต้องด้านการละเมิดลิขสิทธิ์และต้องได้รับอนุญาตจากผู้เป็นเจ้าของข้อมูลต้นฉบับด้วย เช่น การทำสำเนาข้อมูลประวัติการศึกษาของนักเรียน เพื่อให้นักเรียนใช้เป็นหลักฐานในการศึกษาต่อ

                                    11. การสำรองข้อมูล (Backup) เป็นการทำสำเนาข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วนลงในสื่อหรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล เช่น เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก ตามช่วงเวลาที่กำหนดแล้วนำไปเก็บแยกไว้ เพื่อให้สามารถนำข้อมูลเหล่นั้นกลับมาใช้ได้ ในกรณีที่ข้อมูลดันฉบับเกิดปัญหา สูญหาย หรือถูกทำลาย เช่น การสำรองข้อมูลประวัติของนักเรียนทุกสิ้นเดือน

                                    12. การกู้ข้อมูล (Data Recovery) เป็นกระบวนการในการนำข้อมูลที่เสียหาย สูญหายหรือถูกทำลายจากสาเหตุต่างๆ ให้กลับคืนมาอยู่ในสภาพที่สามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ดังเดิม ซึ่งเป็นกระบวนการที่มีความละเอียดอ่อนและซับซ้อน จะต้องกระทำด้วยความระมัดระวังโดยบุคคลที่มีความชำนาญ เช่น การกู้ข้อมูลทะเบียนประวัติของนักเรียนจากปัญหาไฟฟลัดวงจร ทำให้จานแม่เหล็กสำหรับเก็บข้อมูลเกิดความเสียหาย

                                    13. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication) เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการรับ-ส่งข้อมูลจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง โดยผ่านตัวกลางกรสื่อสาร เพื่อให้ช้อมูลนั้นสามารถไปยังจุดหมายปลายทางได้ เช่น การสนทนาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Chat)

                                    14. การบีบอัดข้อมูล (Data Compression) เป็นกระบวนการในการลดขนาดข้อมูลเพื่อให้ประหยัดพื้นที่ในกาจัดเก็บ หรือเพื่อให้สามารถส่งข้อมูลต่อไปยังปลายทางได้รวดเร็วขึ้น ทำให้ประหยัดเวลาในการส่งข้อมูลหากัน ตัวอย่างการบีบอัดข้อมูล เช่น การส่งภาพผ่านระบบสนทนาบนอินเทอร์เน็ต ระบบจะทำการบีบอัดภาพก่อนส่งไปยังผู้รับ เพื่อให้ผู้รับได้รับข้อมูลภาพได้เร็วขึ้น

                                                การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing)  เป็นกระบวนการที่ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้อง  และเหมาะสมที่สุดก่อนนำไปประมวลผล  เช่น  การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล  การปรับปรุงแก้ไขข้อมูลหรือนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องออกไป  เช่น  การตรวจสอบความถูกต้องของคะแนนสอบของนักเรียนก่อนนำไปประมวลผล  หากพบความผิดพลาดให้ดำเนินการแก้ไขให้ถูกต้องก่อนนำคะแนนเหล่านั้นไปคำนวณหาผลการเรียนเฉลี่ยหรือเกรด

                                                การแยกประเภทข้อมูล (Classifying)  เป็นการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะข้อมูลหรือตามลักษณะงานที่จะนำข้อมูลไปใช้  เพื่อความสะดวกในการประมวลผลครั้งต่อไป  เช่น  การแยกข้อมูลประวัติตามชั้นเรียน  การแยกคะแนนสอบตามรายวิชา  การแยกสินค้าในร้านตามประเภทของสินค้า

                                                การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media)  เป็นการจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในรูปของสื่อหรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปแบบคอมพิวเตอร์  สามารถเข้าใจและนำไปประมวลผลได้  เช่น  การบันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็กหรือเทปแม่เหล็ก  เพื่อนำไปประมวลผลด้วยคอมพิวเตอร์ต่อไป

                                    2) ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล (Processing)  เป็นกระบวนการจัดการกับข้อมูล  เพื่อให้ได้เป็นสารสนเทศ  โดยนำข้อมูลที่จัดเตรียมไว้เข้าสู่คอมพิวเตอร์  เพื่อทำการประมวลผลผ่านซอฟต์แวร์สำหรับประมวลผลต่าง ๆ  จนกระทั่งได้ผลลัพธ์ที่เป็นสารสนเทศที่ถูกต้องและตรงตามความต้องการ  โดยการประมวลผลนั้น  อาจเป็นการคำนวณ  การเรียงลำดับข้อมูล  การสืบค้นข้อมูล  การรวบรวมข้อมูล  การสรุปข้อมูล  หรือการปรับปรุงข้อมูลก็ได้

                                    3) ขั้นตอนการนำไปใช้ประโยชน์และแสดงผลลัพธ์ (Output)  เป็นการนำไปใช้ประโยชน์และการแสดงผลลัพธ์  เป็นขั้นตอนหลังจากผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว  ซึ่งเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ให้ออกมาอยู่ในรูปแบบที่สามารถเข้าใจง่าย  หรือสามารถส่งต่อและนำไปใช้ประโยชน์ต่อได้  เช่น  การนำเสนอในรูปแบบรายงาน  การนำเสนอในรูปแบบแผนภูมิ  เช่น  รายงานแสดงยอดขายรายเดือน  รายงานแนวโน้มยอดขายไตรมาสถัดไป  รายงานแผนภูมิระดับผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3  ของโรงเรียนแห่งหนึ่ง

ตัวอย่าง

                        การประมวลผลข้อมูลผลการเรียนของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3  จำนวน  3  ห้อง

                        1.  ขั้นตอนการเตรียมเพื่อนำเข้าข้อมูล

                                    เตรียมข้อมูลผลการเรียนของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่ 3  จำนวน  3  ห้อง  โดยการลงรหัสข้อมูลของรหัสนักเรียน  และจัดกลุ่มนักเรียนตามห้อง  ดังนี้

                        2. ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล

                                    ประมวลผลข้อมูลโดยการคำนวณหาผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนในแต่ละห้อง  ดังนี้

                        3. ขั้นตอนการนำไปใช้ประโยชน์และแสดงผลลัพธ์

                                    นำข้อมูลไปใช้ประโยชน์โดยการแสดงผลลัพธ์ในรูปแบบของแผนภูมิแท่ง  ดังนี้

                        จากตัวอย่างการประมวลผลข้อมูลผลการเรียนของนักเรียนชั้นมัธยมศึกษาปีที่  3  จำนวน  3  ห้อง  จะเห็นว่า  ในขั้นตอนการเตรียมเพื่อนำเข้าข้อมูลมีการลงรหัสข้อมูลของรหัสนักเรียนด้วยการใช้ตัวอักษร  S  แล้วตามด้วยลำดับของนักเรียน  พร้อมทั้งแยกกลุ่มนักเรียนตามห้องก่อนที่จะนำข้อมูลไปประมวลผล  เพื่อหาค่าผลการเรียนเฉลี่ยของนักเรียนในแต่ละห้องแล้วจึงแสดงผลออกมาในรูปแบบแผนภูมิแท่ง