ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงของเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นทั้งในอดีตและในปัจจุบัน ซึ่งอาจเป็นข้อมูลตัวเลข ข้อมูลตัวอักษร ข้อมูลรูปภาพ ข้อมูลเสียง หรือสัญลักษณ์ต่าง ๆ ซึ่งเมื่อได้รับข้อมูลมาแล้วจะต้องมีการรวบรวมข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้อง เหมาะสม และมีความน่าเชื่อถือ
การรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนสำคัญที่สุดของการจัดการข้อมูลและสารสนเทศ ดังนั้น ผู้ใช้งานข้อมูลจึงควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับลักษณะและประเภทของข้อมูลตลอดจนวิธีการรวบรวมข้อมูล โดยเมื่อพิจารณาถึงประเภทข้อมูลตามแหล่งที่มาสามารถแบ่งได้เป็น 2 กลุ่ม ได้แก่ ข้อมูลปฐมภูมิและข้อมูลทุติยภูมิ
ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้เก็บรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง ทำให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามความต้องการมากที่สุด เพราะสามารถควบคุมลักษณะการเก็บข้อมูลและรายละเอียดอื่น ๆ ได้ตามที่ต้องการ ในการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิจะสิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย เวลา และกำลังคนมากกว่าการรวบรวมข้อมูลทุติยภูมิ โดยการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ สามารถทำได้ ดังนี้
1. การสัมภาษณ์ส่วนบุคคล เป็นการสื่อสารต่อหน้า (Face - to - Face) เป็นการสื่อสารแบบสองทาง (Two - way Conversation) ระหว่างผู้สัมภาษณ์กับผู้ตอบคำถามซึ่งเป็นผู้ให้ข้อมูล โดยที่ผู้สัมภาษณ์จะเป็นผู้ถามคำถามและควบคุมรูปแบบของการสัมภาษณ์ ซึ่งโดยปกติผู้ตอบมักไม่ให้ความสนใจในการตอบ หากรู้สึกว่าตนเองไม่ได้ประโยชน์อะไรจากการให้ความร่วมมือในการสัมภาษณ์นั้น ดังนั้น จึงเป็นหน้าที่ของผู้สัมภาษณ์ที่ต้องสร้างบรรยากาศและกระตุ้นให้เกิดความรู้สึกที่ดีในระหว่างการสัมภาษณ์ ถ้อยคำที่ใช้ วิธีการพูด บุคลิก การแต่งกาย และมารยาทที่แสดงออกของผู้สัมภาษณ์ ล้วนมีส่วนสำคัญกับคำตอบที่จะได้รับ วิธีการนี้ถือเป็นวิธีการที่ดีที่สุดสำหรับการรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ เพราะนอกจากคำตอบที่ได้รับแล้ว อาจจะสังเกตสิ่งอื่น ๆ จาก ผู้ตอบได้อีกด้วย
ภาพที่ 1 การสัมภาษณ์ส่วนบุคคลเป็นการรวบรวมข้อมูลที่ให้รายละเอียดได้ดีมากวิธีหนึ่ง
ภาพที่ 2 การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์เป็นการรวบรวมข้อมูลที่สะดวกและประหยัดค่าใช้จ่าย
2. การสัมภาษณ์ทางโทรศัพท์ เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความสะดวกและง่ายต่อการเข้าถึงผู้ให้ข้อมูล ด้วยเหตุที่ผู้คนในสังคมปัจจุบันมีโทรศัพท์มือถือติดตัวอยู่ตลอดเวลา ถึงแม้ในบางครั้งอาจเกิดปัญหาการติดต่อกับผู้ให้ข้อมูลไม่ได้ หรือได้รับการปฏิเสธจากผู้ให้ข้อมูล เนื่องจากไม่แน่ใจหรือไม่ไว้วางใจต่อผู้ที่โทรศัพท์เข้ามา ดังนั้น การใช้โทรศัพท์เพื่อรวบรวมข้อมูล จำเป็นที่จะต้องสร้างความไว้วางใจและความเชื่อถือกันเสียก่อน ซึ่งสามารถกระทำได้หลายวิธี เช่น การส่งอีเมลหรือโทรศัพท์ขอความร่วมมือไปล่วงหน้า การประชาสัมพันธ์ผ่านสื่อต่าง ๆ เพื่อแนะนำตนเองและอธิบายวัตถุประสงค์ในการสัมภาษณ์
3. การใช้แบบสอบถาม เป็นการรวบวมข้อมูลที่ผู้ตอบกรอกข้อมูลด้วยตนเองโดยถือเป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีความนิยมเป็นที่แพร่หลายในปัจจุบัน ส่วนใหญ่การตอบแบบสอบถามแบบนี้จะประกอบไปด้วยคำถามจำนวนไม่มากหรือไม่ยาวเกินไป และคำตอบมักเป็นคำตอบที่ไม่ยาวเกินไปเช่นกัน ในบางคำถามมักมีคำตอบมาให้เลือก เพื่อความรวดเร็วและสะดวกในการตอบแบบสอบถาม
การใช้แบบสอบถามในการรวบรวมข้อมูล สามารถแบ่งรูปแบบของแบบสอบถามได้ 2 รูปแบบ ดังนี้
1) แบบสอบถามแบบปลายเปิด (Open-ended Form) แบบสอบถามแบบนี้เป็นแบบสอบถามที่ไม่ได้กำหนดคำตอบไว้ ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถเขียนคำตอบหรือแสดงความคิดเห็นได้อย่างอิสระด้วยคำพูดของตนเอง
2) แบบสอบถามแบบปลายปิด (Closed-ended Form) แบบสอบถามแบบนี้ประกอบด้วยข้อคำถามและตัวเลือกให้ผู้ตอบแบบสอบถามเลือกตอบ ซึ่งตัวเลือกนี้สร้างขึ้นโดยคาดว่า ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถเลือกตอบได้ตามความต้องการและมีอย่างเพียงพอเหมาะสม แบบสอบถามแบบนี้สร้างยากและใช้เวลาในการสร้างมากกว่าแบบสอบถามแบบปลายเปิดแต่ผู้ตอบแบบสอบถามสามารถตอบได้ง่าย สะดวก และรวดเร็ว
ภาพที่ 3 การรวบรวมข้อมูลโดยการใช้แบบสอบถามทำให้ได้ข้อมูลจำนวนมากในเวลาเดียวกัน
ภาพที่ 4 การรวบรวมข้อมูลโดยการสังเกตทำให้ได้ข้อมูลที่ละเอียดกว่าวิธีอื่น
4. การสังเกต เป็นวิธีการรวบรวมข้อมูลที่เป็นทางเลือกสุดท้ายในกรณีที่ไม่สามารถรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีอื่นได้ เช่น ข้อมูลพฤติกรรมของคนและของสัตว์ หตุกาณ์ที่เกิดขึ้นรอบตัว ทั้งการสังเกตพฤติกรรมลักษณะต่างๆ ของทั้งคน สัตว์ สิ่งของ ภาษาพูด ขนบธรรมเนียม วัฒนธรรมและการสั่งเกตที่ไม่ใช่พฤติกรรม ซึ่งจะเป็นการศึกษาสถิติหรือประวัติต่างๆ ที่ผ่านมาในอดีต เช่น การวิเคราะห์สภาพคล่องทางการเงิน ระบบต่างๆ ที่ใช้ในกระบวนการทำงาน โดยวิธีการสังเกตสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 วิธี ดังนี้
1) การสังเกตโดยตรง ซึ่งผู้สังเกตจะเป็นส่วนหนึ่งของเหตุการณ์ แต่จะไม่มีการควบคุมหรือจัดการใด ๆ กับสถานการณ์ที่ต้องการสังเกต เพียงแต่สังเกตแล้วบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นจริง บางครั้งอาจใช้การสอบถามเพิ่มเติมเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนยิ่งขึ้น เช่น การสังเกตคุณภาพชีวิตของคนในสังคม สิ่งที่ต้องระวัง คือ ความลำเอียงของผู้สังเกต เพราะต้องเป็นส่วนหนึ่งของเหตุการณ์
2) การสังเกตแบบอ้อม เป็นการสังเกตแบบที่ผู้ถูกสังเกตจะไม่รู้ตัว แม้ว่าจะได้ข้อมูลที่ถูกต้อง แต่ต้องคำนึงถึงเรื่องจริยธรรมด้วย
ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) เป็นข้อมูลที่มีการวบรวมไว้แลัวโดยผู้อื่น การนำข้อมูลทุติยภูมิมาใช้จะต้องตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลก่อน โดยดูว่าใครเป็นผู้รวบรวมไว้ มีวิธีการอย่างไร และข้อมูลมีข้อตีและข้อเสียอย่งไร เพื่อจะได้นำข้อมูลไปใช้และอ้างอิงได้อย่างมั่นใจโดยข้อมูลทุติยภูมิมีข้อดีและข้อเสีย ดังนี้
ข้อดี
สามารถนำข้อมูลไปใช้งานได้ง่าย โดยไม่ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลด้วยตนเองและเป็นการประหยัดงบประมาณอีกด้วย
ข้อเสีย
ข้อมูลที่มีการรวบรวมไว้แล้ว อาจไม่ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการ อาจจะทำให้เสียเวลาในการหาข้อมูลจากหลายแหล่ง
การนำข้อมูลทุติยภูมิมาใช้เราไม่สามารถควบคุมความถูกต้องของข้อมูลได้ เนื่องจากเราไม่สามารถทราบได้ว่า ผู้รวบรวมข้อมูลนั้นรวบรวมข้อมูลมาอย่างไร และใช้วิธีการใดจึงได้ข้อมูลมา ดังนั้น ข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลทุติยภูมิควรมีการตรวจสอบ (Cross Checks) โดยเปรียบเทียบข้อมูลชนิดเดียวกันกับแหล่งข้อมูลอื่นด้วย ซึ่งการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลทุติยภูมิ สามารถแบ่งออกได้เป็น 2 รูปแบบ ดังนี้
1. ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายใน เป็นข้อมูลที่เกิดขึ้นภายในหน่วยงานหรือภายในองค์กรของผู้ใช้งาน เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลทางการเงิน โดยข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายในมีลักษณะเฉพาะตัว ผู้รวบรวมข้อมูลจะต้องรู้ว่าข้อมูลที่ต้องการเก็บอยู่ที่ใด และอยู่ในรูปแบบใด ทั้งนี้ ผู้รวบรวมข้อมูลต้องสอบถามบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อจะได้รวบรวมข้อมูลได้ถูกแหล่ง
2. ข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก เป็นข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมของบุคคล หน่วยงานหรือองค์กรภายนอก เช่น ข้อมูลทางด้านสถิติต่าง ๆ จากหน่วยงานสำนักงานสถิติแห่งชาติซึ่งการใช้งานข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก ควรมีการตรวจสอบความสอดคล้องของข้อมูลโดยการเปรียบเทียบข้อมูลที่ได้มากับข้อมูลขององค์กรอื่นๆ ด้วย ซึ่งการตรวจสอบแบบนี้จะช่วยลดความผิดพลาดในการนำข้อมูลมาใช้
การค้นหาข้อมูลจากหนังสือในห้องสมุด
การค้นหาข้อมูลจากความรู้บนอินเทอร์เน็ต
ปัจจุบันอินเทอร์เน็ต ถือเป็นช่องทางสำคัญในการรวบรวมข้อมูล โดยในปัจจุบันมีเว็บไซต์ที่ใช้เพื่อการค้นหาข้อมูล (Search Engines) ต่าง ๆ เช่น
https://www.google.com
https://www.bing.com
https://www.yahoo.com
https://www.yippy.com
https://www.webopedia.com
https://archiev.org/search.php