S.R.L. „DATA DRIVE”
IDNO 1020607002284 | MD-2014, mun. Chișinău, sec. Rîșcani, Calea Orheiului 111/8, of. 63
Prezenta Notă explică modul în care S.R.L. „DATA DRIVE” prelucrează datele persoanelor care aplicăpentru un post, își depun profilul într-un Candidate Pool, participă la recrutare sau sunt identificate în surse profesionale relevante.
OPERATORUL ȘI CONTACTUL
Operatorul este S.R.L. „DATA DRIVE”, cu datele de identificare indicate mai sus. Pentru întrebări sau exercitarea drepturilor: hr@routeonegroup.com. Dacă este desemnat un responsabil cu protecția datelor în sensul art. 37 din Legea nr. LP195/2024, datele sale de contact vor fi comunicate separat.
DATELE PRELUCRATE ȘI SURSELE
Putem prelucra: numele și datele de contact; CV-ul; studiile, calificările, experiența și competențele; portofoliul și profilurile profesionale relevante; postul vizat sau domeniul/familia de roluri pentru care persoana se înscrie într-un Candidate Pool și disponibilitatea; corespondența; informațiile furnizate la interviu; imaginea, vocea și înregistrarea audio-video a interviului, dacă persoana ajunge la această etapă; rezultatele testelor tehnice/profesionale; notele și evaluările de recrutare; sursa candidaturii și, dacă este cazul, datele persoanelor de referință. Datele sunt obținute, de regulă, direct de la candidat. Pot proveni și de la recrutori/agenții, recomandări, platforme de recrutare sau surse profesionale publice. În aceste cazuri se aplică art. 14 din Legea nr. LP195/2024. În etapa inițială nu solicităm, ca regulă, IDNP, copia actului de identitate, date bancare, date medicale, cazier judiciar sau alte date fără legătură directă cu postul. Dacă o asemenea informație este necesară și permisă pentru un rol concret, prelucrarea este analizată separat.
SCOPURILE ȘI TEMEIURILE JURIDICE
Datele sunt prelucrate pentru: evaluarea candidaturii, comunicarea cu candidatul, organizarea interviurilor și testelor, selectarea candidatului și pregătirea eventualei angajări - art. 6 alin. (1) lit. b); organizarea și securitatea procesului de recrutare, prevenirea abuzurilor și apărarea drepturilor Data Drive - art. 6 alin. (1) lit. f), după evaluarea interesului legitim; îndeplinirea unei obligații legale aplicabile unui anumit post - art. 6 alin. (1) lit. c), dacă este cazul.
Păstrarea candidaturii pentru recrutări viitoare este un scop separat și se face numai pe baza consimțământului candidatului, în condițiile art. 6 alin. (1) lit. a) și art. 7. Refuzul sau retragerea consimțământului nu afectează candidatura curentă.
În cazul postărilor de tip Candidate Pool, profilul este depus pentru oportunități viitoare din domeniul sau familia de roluri indicată, chiar dacă la momentul înscrierii nu există o poziție vacantă concretă.
Înscrierea se face numai printr-o opțiune separată, nebifată implicit, în UKG. Înscrierea nu garantează contactarea, participarea la un proces de selecție sau angajarea. Dacă apare o oportunitate relevantă, persoana poate fi contactată pentru a confirma dacă este interesată; profilul din Candidate Pool nu este tratat automat drept candidatură la postul respectiv.
ÎNREGISTRAREA VIDEO A INTERVIURILOR
Candidații invitați la interviu sunt informați că interviurile organizate de Data Drive sunt, ca regulă internă, înregistrate audio-video pentru documentarea procesului de selecție, posibilitatea revizuirii evaluării de către persoanele autorizate și asigurarea consecvenței procesului de recrutare.
Prin depunerea CV-ului, candidatul confirmă că a luat cunoștință de această practică. Simpla depunere a CV-ului nu reprezintă consimțământ pentru înregistrarea interviului. Înainte de pornirea înregistrării, Data Drive solicită și consemnează acordul expres, prealabil, informat și documentat al candidatului și al celorlalți participanți, după comunicarea scopurilor concrete, a persoanelor care pot avea acces și a termenului de ștergere.
Refuzul sau retragerea consimțământului pentru înregistrarea interviului nu afectează evaluarea candidaturii. În acest caz, interviul se desfășoară fără înregistrare. Înregistrarea nu poate fi reutilizată pentru marketing, instruirea angajaților, evaluarea ulterioară a performanței sau alte scopuri fără un temei juridic distinct și, dacă este necesar, o informare ori un consimțământ separat.
ACCESUL ȘI DESTINATARII
Accesul este limitat la HR, managerul responsabil de rol, intervievatori și alte persoane implicate justificat în selecție. Înregistrările interviurilor sunt accesibile numai persoanelor care au nevoie de ele pentru evaluarea candidaturii sau verificarea procesului de recrutare. Datele pot fi prelucrate de furnizori de HRIS/recrutare, e-mail, cloud, videoconferință, servicii IT ori recrutare, în limitele rolului lor și, dacă acționează în numele Data Drive, în condițiile art. 28. Pentru Candidate Pool, profilurile sunt consultate de Departamentul Resurse Umane în scopul identificării unor profiluri relevante; accesul altor persoane se acordă numai atunci când există o oportunitate concretă și numai în măsura necesară procesului respectiv.
Pentru unele roluri/proiecte de outsourcing, date profesionale strict necesare pot fi comunicate clientului relevant pentru evaluarea candidaturii, cu informarea candidatului și numai în măsura necesară.
TRANSFERURI INTERNAȚIONALE
Dacă furnizorii, sistemele sau echipele implicate prelucrează date în alte state, Data Drive aplică art. 44-49 din Legea nr. LP195/2024. Transferurile către statele Spațiului Economic European sunt tratate potrivit art. 44 alin. (2); pentru alte destinații se verifică existența unei decizii de adecvare, a unor garanții adecvate sau a unei derogări legale, după caz.
PĂSTRAREA DATELOR
Datele necesare candidaturii curente sunt păstrate pe durata procesului de recrutare și ulterior numai atât cât există un scop și un temei juridic documentat. Înregistrările audio-video ale interviurilor au un termen distinct și nu sunt păstrate automat pe întreaga perioadă aplicabilă CV-ului sau Candidate Pool- ului; ele se șterg atunci când scopul concret al evaluării și verificării procesului nu mai justifică păstrarea, cu excepția unui litigiu ori a unei alte necesități juridice documentate. Dacă persoana este angajată, datele necesare raportului de muncă sunt transferate în dosarul de personal și prelucrate conform regulilor aplicabile salariaților.
Datele din Candidate Pool se păstrează cel mult 12 luni de la data înscrierii și se șterg mai devreme dacă persoana își retrage consimțământul, cu excepția datelor strict necesare pe un alt temei juridic distinct și documentat. Menținerea profilului după expirarea celor 12 luni necesită un consimțământ nou și nu are loc automat. Pentru persoana angajată, fișele de evaluare și înregistrarea interviului pot fi păstrate cel puțin trei luni de la semnarea contractului, inclusiv până la finalizarea perioadei de probă dacă aceasta durează mai mult, numai în măsura necesară scopurilor prevăzute de Regulamentul de recrutare; ulterior, înregistrarea se șterge prompt, cu excepția unui litigiu sau a unei obligații legale concrete.
DECIZII AUTOMATIZATE ȘI AI
Data Drive nu ia, ca regulă, decizii de angajare bazate exclusiv pe prelucrare automatizată care produc efecte juridice sau afectează semnificativ candidatul. Dacă un asemenea mecanism este introdus, candidatul va fi informat potrivit art. 13/14 și vor fi aplicate garanțiile art. 22. Datele candidaților nu se introduc în instrumente publice sau neaprobate de inteligență artificială.
FURNIZAREA DATELOR
Transmiterea candidaturii este voluntară, însă unele date sunt necesare pentru evaluarea profilului și desfășurarea recrutării. Dacă aceste date nu sunt furnizate, Data Drive poate să nu poată continua procesul de selecție. Datele opționale și consimțământul pentru recrutări viitoare nu sunt condiții pentru candidatura curentă. De asemenea, refuzul înregistrării audio-video a interviului nu constituie, prin el însuși, un motiv de respingere a candidaturii. Înscrierea într-un Candidate Pool este, de asemenea, voluntară; dacă persoana nu își exprimă consimțământul separat, profilul nu este inclus în Candidate Pool, fără a-i fi afectat dreptul de a aplica separat la o poziție vacantă.
DREPTURILE CANDIDATULUI
În condițiile Legii nr. LP195/2024, aveți dreptul de acces (art. 15), rectificare (art. 16), ștergere (art. 17), restricționare (art. 18), portabilitate în cazurile art. 20, opoziție în cazurile art. 21 și drepturile privind deciziile automatizate prevăzute la art. 22. Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment potrivit art. 7 alin. (3). Cererile se transmit la adresa de contact indicată la pct. 1 și sunt soluționate fără întârzieri nejustificate, de regulă în cel mult o lună, cu posibilitatea prelungirii în condițiile art. 12 alin. (3). Aveți dreptul de a depune plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal și de a utiliza căile de atac prevăzute de lege.
CONFIRMAREA INFORMĂRII ȘI CONSIMȚĂMINTELE OPȚIONALE
Prin transmiterea CV-ului după ce prezenta Notă i-a fost pusă la dispoziție, candidatul confirmă că a luat cunoștință de modul în care Data Drive prelucrează datele sale în procesul de recrutare și de faptul că, dacă ajunge la etapa interviului, acesta poate fi înregistrat audio-video în condițiile pct. 4 din prezenta Notă și ale Regulamentului de recrutare. Consimțământul pentru înregistrare este solicitat și consemnat separat înainte de pornirea înregistrării; simpla transmitere a CV-ului nu constituie consimțământ pentru înregistrare. Păstrarea candidaturii pentru recrutări viitoare reprezintă un scop distinct și se efectuează numai dacă candidatul își exprimă separat opțiunea. Pentru înscrierea într-un Candidate Pool, candidatul bifează în UKG o opțiune separată, nebifată implicit; consimțământul poate fi retras în orice moment, iar datele din Candidate Pool sunt păstrate cel mult 12 luni de la înscriere, dacă acordul nu este retras mai devreme. Nota poate fi actualizată dacă se modifică procesele de recrutare, sistemele, furnizorii, destinatarii, transferurile ori cadrul legal. Versiunea actuală va fi pusă la dispoziția candidaților prin canalul de recrutare utilizat și/sau pe website-ul Data Drive.