Risikomanagement für Organisationen

Einführung von Kosten- und Risikomanagementsystemen in Organisationen


Risiko- und Kostenmanagement Systeme werden meist nur auf den mathematisch klassifizierenden Aspekt reduziert – d.h. welche Methoden, ob nun qualitativer oder quantitativer Art, anzuwenden sind. Für eine erfolgreiche Implementierung und im weiteren Sinn ein erfolgreiches Management, ist neben der Wahl der geeigneten Methoden auch eine adäquate Sensibilisierung der Beteiligten und eine fachmännische Moderation durch den Prozess unabdinglich. Unsere Experten betreuen Sie bei diesem Prozess.

Bei der Einführung von RM-Systemen in Organisationen sind folgende Schlüsselfaktoren zu beachten:

  • Klare Bekenntnis der Organisation zur Einführung eines RM und Definition der Risikopolitik zur Sensibilisierung der Mitwirkenden.
  • Erarbeitung eines auf die Organisation und deren Projekte angepassten RM-Prozesses und Einbringung in die bestehenden Prozesse (z.B. Nachtragsmanagement, Projektkostencontrolling).
  • Verwendung umfassender praxiserprobter Methoden, die bereits in Projekten erfolgreich eingesetzt wurden.
  • Einsatz maßgeschneiderter Tools (z.B. Risikoregister) zur Anpassung an die Erfordernisse der Projekte, nicht umgekehrt.
  • Konsolidierung der gewonnenen Informationen und festgelegten Prozesse in einem RM-Plan; zyklisches Update zur Qualitätssicherung.

Risikomanagementprozess nach ISO 31000

Der generische Standard ISO 31000:2009 definiert einen konsistenten Prozess innerhalb eines umfassenden Rahmens, dessen Umsetzung in einer Organisation eine wirksame, effiziente und kohärente Behandlung von Risiken gewährleisten soll.

Die DIN EN 31010:2010 ist eine unterstützende Norm zur ISO 31000. Sie fokussiert sich auf den Teilprozess der Risikobeurteilung innerhalb des Risikomanagementprozesses, welcher ein Prozessbestandteil des Risikomanagementrahmens ist. Die DIN EN 31010 ist eine Sammlung von anerkannten Methoden zu Risikobeurteilung, wobei eine spezifische Anpassung zur Anwendung der Methoden durch den Anwender vorzunehmen ist.

Kostenbestandteile und Kostenstruktur

Nur ein durchgängiges Kosten- und Risikomanagement ermöglicht Kosten auch rückwirkend zu älteren Projektstati vergleichbar darzustellen. Die Strukturierung der Kosten in sogenannte Kostenbestandteile ist bereits vor Projektstart ein essentieller Schritt für die Etablierung eines durchgängigen Kosten-Managements. Zur Sicherstellung einer eindeutigen Kostenstruktur wird daher mit einer Kostenbestandteilstruktur gearbeitet, die zumindest aus drei wesentlichen Kostenbestandteilen besteht:

    • Basiskosten – Plankosten für ein definiertes Projekt mit definierter Preisbasis ohne Reserven
    • Risikokosten – Kosten aus möglicherweise eintretenden Gefahren und Chancen
    • Vorausvalorisierung – Kosten zur Berücksichtigung einer angenommenen zukünftigen Marktentwicklung

Eine ausschließliche Berücksichtigung von Basiskosten, ggf. unter Berücksichtigung intransparenter verschmierter Reserven, wird auch als EGAP – Szenario (everything goes as planned) bezeichnet. Das Ziel einer Projektbudgetierung muss jedoch die Berücksichtigung eines MLD – Szenarios (most likely development) unter Berücksichtigung von Risiken und Vorausvalorisierung (Teuerung) sein.

Die Abbildung zeigt ein Beispiel für eine Kostenstruktur von Projekten graphisch anhand eines Wasserfalldiagramms veranschaulicht. Es besteht aus tatsächlichen Kosten ohne Unsicherheiten (linker Teil des Wasserfalldiagramms: B0, Z, G – Ausgangskosten) und unsicheren Komponenten (rechter Teil des Wasserfalldiagramms: B*, R, V – Unsicherheiten). Die Unsicherheiten werden auch als Deltakosten bezeichnet. Sie sind für die Projektbudgetierung maßgeblich, weil sie jenen Teil des Projektbudgets darstellen, der mitunter vernachlässigt wird, wenn mit weniger transparenten Kostenstrukturen gearbeitet wird. Unsicherheiten sind in der Planungsphase hoch und bauen sich im Projektverlauf ab. Im Gegensatz dazu stehen zusätzliche Kosten, die typischerweise zunehmen, wenn sich das Risikopotenzial abbaut sowie die Gleitung, die tatsächlich eingetretene Preissteigerungen bei Verträgen mit variablen Preisen berücksichtigt.

Handbuch für Kosten- und Risikomanagement

Besonders in frühen Projektphasen von Projekten sind die Projektkosten eine wesentliche Entscheidungsgrundlage, ob und in welcher Form / Variante ein Projekt letztendlich realisiert werden kann. Insbesondere für öffentliche Bauherrn, als entscheidendes Gremium, ist die Information, mit welchen Gesamtkosten ein Projekt bis zur Fertigstellung und darüber hinaus (Lebenszykluskosten) verbunden ist, von großer Bedeutung. Nach einer solchen Entscheidung ist in weiterer Folge sicher zu stellen, dass die ermittelten Gesamtkosten richtig prognostiziert sind (Kostenverfolgung, Controlling).

Es ist daher Aufgabe in allen Projektphasen die Kosten eines Projektes mit der möglichen Genauigkeit anzugeben. Grundvoraussetzung dafür ist eine möglichst präzise Projektdefinition bzw. Klärung des Projektumfangs. In weiterer Folge sind in allen Projektphasen mögliche Risiken mit zu berücksichtigen sowie eine Prognose der Kosten auf den angestrebten Zeitpunkt der Fertigstellung durchzuführen (Vorausvalorisierung).

Ein Handbuch regelt die Vorgangsweise für die Kostenermittlung von Projekten innerhalb einer Organisation. Dabei ist eine klare Begriffsdefinition Voraussetzung für eine einheitliche Umsetzung und Kommunikation. Ein Handbuch richtet sich an alle mit dem Management von Projekten befassten Mitarbeiter und zuarbeitende Dienstleister.

Die wesentlichen Ziele eines Handbuchs sind:

  • Sensibilisierung der Beteiligten für einen bewussten Umgang mit Risiken.
  • Definition der Grundlagen zur Kostenermittlung mit Fokus auf den Umgang mit Risiken innerhalb einer Organisation und einen Beitrag zur Kostenstabilität von Projekten.
  • Systematischer, strukturierter und praxisnaher Risikomanagementprozess, angepasst auf Projektgröße und -phase.
  • Ermittlung eines Risikopotenzials anstatt Bildung intransparenter Reserven.
  • Berücksichtigung der Teuerung (Wertanpassung, Vorausvalorisierung),
  • Einsatz probabilistischer Methoden zur Berücksichtigung von Unsicherheiten und zur Gewährleistung einer transparenten Budgetierung,
  • Kompakte Darstellung wesentlicher Kosten- und Risikoinformation als Teil des Berichtswesens.

Tools

PRAT basiert auf einer Excel-VBA Programmierung, was eine schnelle und effiziente Adaptierung entsprechend den Bedürfnissen der jeweiligen Organisation erlaubt. PRAT wird nach Implementierung in die Prozesse Ihrer Organisation - unabhängig von uns - eingesetzt, sodass keine weiteren externen Schnittstellen bestehen bleiben.

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Produktbeschreibung RIAAT_de.pdf

Referenzen

Auszug Organisationen

  • Amt der Vorarlberger Landesregierung - Abteilung Straßenbau, Feldkirch
  • BMVI (Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur), Bonn: Unterstützung bei der Durchführung des Risikomanagements bei Pilotvorhaben im Bereich der Bundesfernstraßen.
  • NAGRA (Nationale Genossenschaft für die Lagerung radioaktiver Abfälle), Schweiz: Kostenschätzung 2016
  • Oberste Bayerische Baubehörde, München
  • DEGES (Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH), Berlin
  • Energie AG Oberösterreich, Linz
  • Lima Airport Partners (Aeropuerto Internacional Jorge Chávez)
  • Wiener Linien
  • Österreichisches Bundesheer, Kommando Landstreitkräfte


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