Projektkostencontrolling

Projektkostencontrolling


Die Aufgaben des Projektkostencontrollings umfassen die Verfolgung der tatsächlichen Kosten, die Gegenüberstellung mit den geplanten Kosten, die Analyse und Bewertung der Abweichungen sowie die Ableitung aktueller Kostenprognosen. Diese vom Projektkostencontrolling in regelmäßigen Abständen generierten Informationen bieten eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Projektleitung bei der Verfolgung der Projektziele.

Durchgeführt mit der Software RIAAT.

Kostenbestandteile

Der linke Teil der Abbildung zeigt, wie die Kostenbestandteile Basiskosten, Risiko, Gleitung und Vorausvalorisierung weiter untergliedert werden. Die Größe und das Vorhandensein der einzelnen Kostenbestandteile sind abhängig von der jeweiligen Projektphase und den Ereignissen im Projektverlauf.

Aus der systematischen Kostenplanung und ‑erfassung, die im linken Teil der Abbildung gezeigt wird, unter Berücksichtigung der Istkosten, Informationen wie aktuelle Prognosekosten und Höhe der Verbindlichkeiten abzuleiten. Diese sogenannte „Controlling Sicht“ ist im rechten Teil der Grafik schematisch dargestellt.

Projektstrukturplan (PSP)

Der Projektstrukturplan dient der systematischen Darstellung der Kosten eines Projekts. Er ist in der Startphase zu erstellen, kann aber im Projektverlauf individuell angepasst bzw. erweitert werden. Im Projektstrukturplan wird das Projekt wahlweise in verschiedene Realisierungsstufen, Objekte oder organisatorische Funktionen zerlegt. Eine Kombination der beschriebenen Gliederungsmethoden ist ebenfalls möglich.

Abbildung RIAAT: PSP Struktur links und Kosteninformation zu den Kostenbetandteile rechts

Berücksichtigung von Unsicherheiten

Üblicherweise wird die Projektkostenprognose in deterministischer Form durchgeführt. Das heißt, sowohl für Massen als auch für Kostenkennzahlen oder Preise werden exakte Werte verwendet. Das erhaltene Ergebnis ist folglich eine einzelne Zahl.

Die Problematik, die sich daraus ergibt, ist einerseits, dass diese Vorgehensweise eine Genauigkeit der Kostenprognose suggeriert, die nicht der Wirklichkeit entspricht. Außerdem wird auf den Mehrgehalt an Informationen verzichtet, die eine Berücksichtigung von Unschärfen bietet.

Die probabilistische Projektkostenprognose arbeitet im Gegensatz zur deterministischen Methode nicht mit exakten Werten, sondern mit Bandbreiten zur Berücksichtigung von Unschärfen.

Budgetüberwachung

Die Überwachung des Budgets geschieht durch Gegenüberstellung der aktuellen Plankosten an einem Stichtag mit dem festgelegten Budget.

In unten stehender Abbildung beträgt das Budget 70 EUR.

  • Am Stichtag A ist das Budget gegenüber den zum Stichtag ermittleten Kosten eher überdeckt.
  • Am Stichtag B beträgt die Überschreitungswahrscheinlichkeit ca. 60 %.
  • Am Stichtag C zeigt sich eine deutliche Budget-Unterdeckung.

Bestellungen im Projektverlauf

Der Begriff Bestellung bezeichnet die Beauftragung von Leistungen. Ein Beispiel für die verschiedenen im Projektverlauf auftretenden Bestellungen ist in unten stehender Abbildung schematisch dargestellt.

Die einzelnen Bestellungen unterscheiden sich in Hinblick auf Umfang, Zeitpunkt der Beauftragung, notwendige Vorarbeiten (z.B. Kostenermittlung) und Dauer der Leistungserbringung. In Hinblick auf das Projektkostencontrolling kann mit allen Bestellungen die im Projektverlauf erfolgen, ungeachtet der angeführten Unterschiede, gleich verfahren werden. Jede Bestellung lässt sich mithilfe der gezeigten Kostenbestandteile erfassen.

Datenauswertung am Stichtag

Die Datenauswertung an den zyklischen Stichtagen wird nachfolgend beispielhaft an einem Stichtag dargestellt. Die Vorgehensweise an den anderen Stichtagen ist analog. Das genehmigte Budget beträgt 70,5 Mio. EUR.

Die unten stehende Abbildung zeigt die Lorenzkurven der Gesamtkosten und der Budgetdeckung am Stichtag. Das genehmigte Budget (70,5 Mio. EUR) hat eine Unterschreitungswahrscheinlichkeit von 80 %.

Die Lorenzkurve der Budgetdeckung ergibt sich durch Subtraktion der aktuellen Gesamtkostenverteilung vom genehmigten Budget. Im Projektverlauf bildet sie die Basis für die Entscheidung, eine Erhöhung des Budgets zu beantragen oder Budget freizugeben.

Zum besseren Verständnis dieser Kurve sind nachfolgend die Unter- bzw. Überschreitungswahrscheinlichkeiten einiger Werte des Stichtags angegeben:

VaR 5: In 5 % der Fälle wird das Budget mehr als 2,40 Mio. EUR überschritten.

VaR 40: In 60 % der Fälle wird das Budget mehr als 1,83 Mio. EUR unterschritten.

VaR 70: In 30 % der Fälle wird das Budget mehr als 4,03 Mio. EUR unterschritten.

VaR 95: In 5 % der Fälle wird das Budget mehr als 6,62 Mio. EUR unterschritten.

Software

Der vorgestellte Prozess ist für die Umsetzung mit der Software RIAAT optimiert. RIAAT verfügt über eine hierarchische Projektstruktur und verwendet Verteilungen zur Berücksichtigung von Unsicherheiten. Neben einer Schnittstelle zu MS Excel für den Datenimport/-export stehen umfangreiche Modellierungsmöglichkeiten (z.B. Ereignis- und Fehlerbäume) und Visualierungsmöglichkeiten zur Klassifikation von Risiken zur Verfügung.

Produktbeschreibung RIAAT_de.pdf


Referenzen

Konzept zum Projektkostencontrolling


Projekte

Veröffentlichungen

Projektkostencontrolling_V02_F01.pdf


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