Poniższy kurs zawiera wyciąg z Polityki Bezpieczeństwa Danych tylko najważniejszych spraw związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Dane osobowe

Wg definicji dane osobowe to wszelkie informacje umożliwiające zidentyfikowanie osoby fizycznej. Mogą to być np. numery (PESEL, telefon, dowód tożsamości), adresy (zamieszkania, e-mail) w połączeniu z imieniem i nazwiskiem danej osoby.

Mogą to być np. dane:

• pracowników,

• studentów,

• doktorantów,

• absolwentów,

• kontrahentów.

Dane dotyczące miejsca pracy i kontaktu do pracownika nie są chronione i pracodawca może je wykorzystywać.

Każda osoba, której dane są przetwarzane ma prawo:

• wglądu w swoje dane osobowe,

• zapoznać się z tzw. klauzulą informacyjną (informacją jak przetwarzane są jej dane osobowe w danej firmie),

• poprawić swoje dane osobowe,

• wycofać zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych (jeżeli wcześniej udzieliła takiej zgody),

Administrator danych osobowych oraz
Inspektor Ochrony Danych

W zakładzie pracy Administrator danych (Kierownik) powołuje Inspektora Ochrony Danych w celu nadzorowania przetwarzania danych osobowych.

Inspektor Ochrony Danych:

• doradza pracownikom w jaki sposób bezpiecznie przetwarzać dane osobowe,

• prowadzi rejestr osób upoważnionych,

• przygotowuje i aktualizuje niezbędną dokumentację,

• reaguje na incydenty bezpieczeństwa (niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych), w ciągu 72 godzin od zaistnienia incydentu bezpieczeństwa musi zawiadomić o tym fakcie Urząd Ochrony Danych,

• jest punktem kontaktowym w przypadku skarg na przetwarzanie danych lub kontroli lub zapytań z Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Inspektorowi Ochrony Danych zgłaszamy informację o odejściu z pracy uprawnionego do przetwarzania danych pracownika lub przyjęciu nowego.

Administrator Danych:

• wystawia upoważnienia pracownikom,

• zatwierdza dokumentację - Politykę Bezpieczeństwa Danych,

• udostępnia pracownikom narzędzia pracy takie jak np. komputer, służbową pocztę elektroniczną i jest uprawniony w wyjątkowych sytuacjach do wglądu w pliki lub pocztę,

• podpisuje umowy powierzenia danych - z podmiotami (np. firmami) którym zleca czynności związane z przetwarzaniem danych, za które jest odpowiedzialny (np. z firmą informatyczną). Firma taka gwarantuje umową, że wdrożyła u siebie przepisy RODO a jej pracownicy posiadają upoważnienia do przetwarzania danych,

• ponosi odpowiedzialność finansową za niezgodne z przepisami przetwarzanie danych osobowych w firmie.

Najczęściej popełniane błędy przy przetwarzaniu danych osobowych

Dobre praktyki

Dane osobowe podobnie jak inne ważne aktywa biznesowe mają swoją wartość i dlatego muszą być odpowiednio chronione.

Poniżej kilka zasad, które poprawią bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych w Państwa pracy:

• nie przekazywać danych do swojego konta w systemie informatycznym, każdy powinien pracować na swoim koncie, każda osoba odpowiada za swoje konto w systemie,

• zabezpieczyć komputer przed odejściem od biurka, zamknąć pomieszczenie po wyjściu z biura,

• postępować ostrożnie z wiadomościami e-mail, podejrzane wiadomości często z błędami i od nieznanych nadawców powinny być usuwane bez ich otwierania,

• w razie podejrzenia naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych niezwłocznie poinformować o tym Inspektora Ochrony Danych, błędy popełnia każdy a ukrywanie pomyłki może z czasem spowodować jeszcze większe problemy,

• ustawić odpowiednio długie hasło do systemu, najnowsze badania pokazują, że bezpieczniej mieć długie hasło niż często je zmieniać,

• stosować różne hasła do różnych systemów informatycznych,

• w razie wątpliwości zadać pytanie Inspektorowi Ochrony Danych lub informatykowi, nie działać pochopnie,

• zużyte elektroniczne nośniki danych (dysk, pendrive) oddajemy do utylizacji Inspektorowi Ochrony Danych, który przekazuje to specjalistycznej firmie, która zajmuje się trwałym niszczeniem nośników danych,

• w przypadku zamieszczania zdjęcia w Internecie na, którym widać wizerunek osoby w większości przypadków należy uzyskać zgodę tej osoby i przekazać jej klauzulę informacyjną Uczelni (zgoda nie jest wymagana kiedy wizerunek jest niewyraźny),

• aby przekazać studentom zbiorczo wyniki lub oceny, należy najpierw uzyskać od każdej osoby indywidualnie zgodę na taką formę publikacji wyników, domyślnie nauczyciel ma obowiązek przesyłać wyniki indywidualnie każdemu studentowi,

• niepotrzebne dokumenty niszczymy w niszczarce, zabronione jest wyrzucanie dokumentów do kosza,

• używać służbowego maila tak jak innych narzędzi pracodawcy tylko do celów służbowych,

• jeżeli pracujemy zdalnie, np. z domu to tylko na indywidualnym koncie komputera, tak aby inni domownicy nie mieli do niego dostępu,

• każdy komputer powinien mieć aktualny, wspierany system operacyjny oraz zainstalowany program antywirusowy,

• w przypadku nagrywania zajęć należy wcześniej poinformować o tym studentów, jeżeli nagranie miałoby być opublikowane to również uzyskać ich zgodę (dot. zarówno wykładów stacjonarnych i zdalnych),

• stosować zasadę czystego biurka - na biurku trzymamy tylko aktualne dokumenty, niepotrzebne w tej chwili są schowane w szafie zamykanej na klucz, to samo dotyczy pieczątek, nośników pamięci itp. Po pracy wszystko jest sprzątane i chowane do szafy lub biurka i zamykane na klucz. Zostawiamy puste biurko.

zapraszam do wypełnienia testu składającego się z 20 pytań