【ソリューション：ペーパーレスFAX × AI-OCR × B2B向けECサイト導入】

取引先に無理にIT化を強要するのではなく、「FAXを残したまま社内の処理だけをデジタル化するルート」と「段階的にWEB注文へ移行させるルート」のハイブリッド構成を提案しました。

複合機のFAX機能をクラウドに連携させ、受信したFAXを紙で出力せず、直接AI-OCRでテキストデータ化して社内チャット（Teamsなど）へ自動通知する仕組みを構築。同時に、LINEなどから簡単に発注できるスマートフォン対応のB2B向けECサイトを立ち上げ、複合機で作成した「WEB注文への切り替えキャンペーン」のチラシを納品物に同梱しました。

【導入後の成果】

FAX対応の完全テレワーク化： 紙の出力がなくなったことで、FAX受注の確認・システム入力作業を在宅勤務で行えるようになり、事務員の早朝出社が解消されました。

入力ミスの撲滅とWEB移行： AI-OCRによる読み取りと目視チェックのダブル確認により、誤入力がほぼゼロに。また、簡単なスマホ発注が好評を得て、半年間でFAX受注の3割をWEB注文へ移行することに成功しました。

【代表取締役・営業事務担当者の声】

「長年付き合いのある飲食店様も多く、『明日からFAXは廃止してWEBにしてください』とは口が裂けても言えませんでした。今回の提案の素晴らしさは、お客様には一切負担をかけず、社内の仕組みだけを最新化できた点です。事務員が毎朝早く出社して紙のFAXを仕分ける作業がなくなり、在宅でも受注処理ができるようになりました。一方で、新規で立ち上げたスマホ発注サイトも若い店長さん達から『LINE感覚で注文できて便利』と好評で、徐々にWEBへの移行が進む理想的なステップを踏めています。」

【プライムホールディングス担当者よりコメント】

取引先との関係性が深い老舗企業様ほど、「お客様にデジタル化を強要できない」というジレンマを抱えています。そこで、アナログ（FAX）とデジタル（WEB）をシームレスに繋ぐハイブリッドな仕組みをご提案しました。社内の業務負荷を先に下げつつ、自然な形でWEB発注へ誘導する導線を作れたことは、お客様に寄り添うシステム提案のひとつの理想形だと考えています。

事例掲載にご協力いただいたT様ありがとうございました。

【導入ソリューション・製品一覧】

SOLUTION

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企業が抱える業務課題や既存のシステム環境は、一社として同じものはありません。私たちは、単なる機器の販売やシステムの導入をゴールとするのではなく、お客様の事業課題に寄り添い、「働き方そのもの」をより良くするための最適なロードマップを共に描くパートナーでありたいと考えています。

「何から手をつければいいか分からない」「自社に合った解決策を知りたい」といった段階でも構いません。まずは、皆様がいま抱えている現場のお悩みをお気軽にご相談ください。