En cumplimiento de la ley Estatutaria 1581 de 2012, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales, así como de aquellas normas que la reglamenten o modifiquen, mediante el presente documento recoge los lineamientos que, en el marco de la política de información que ha acogido, rigen en particular las actividades de tratamiento de datos personales contenidos en sus archivos o bases de datos. En consecuencia, ANALITYCO y El Distribuidor ha implementado las siguientes políticas de privacidad, tratamiento y protección de datos.

1. PROCESOS

Los datos personales que sean tratados por ANALITYCO en su condición de RESPONSABLE y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN responderán al siguiente procedimiento:

1.a. Recolección:

ANALITYCO, realizará la recolección de datos directamente de su Titular y con el consentimiento previo, expreso e informado del mismo. Es su responsabilidad exclusiva el proceso de recolección, para incorporarla al software que provee el RESPONSABLE. De acuerdo con la naturaleza de ANALITYCO., se podrá recolectar la información por los siguientes mecanismos:

• Página Web: Analityco atreves de su página web podrá recolectar los datos directamente del titular previa autorización del mismo.
• Portal Web: Analityco atreves de su portal web podrá recolectar los datos directamente del titular previa autorización del mismo.
• Aplicación móvil: Analityco atreves de su Aplicación móvil podrá recolectar los datos directamente del titular previa autorización del mismo.

1.b. Autorización:

AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza inequívocamente a ANALITYCO para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta política de Privacidad y la Ley.

1.c. Consultas, actualización, rectificación y supresión:

El Titular de la información, en cualquier momento y sin restricciones, podrá solicitar a ANALITYCO, a través de documento escrito y acceso web La información sobre los datos personales que maneje en sus bases de datos.

La información solicitada podrá consistir en consultas, actualización, rectificación o supresión de la información personal y quien haga la solicitud, deberá indicar clara y expresamente cuál es la información personal objeto de la consulta, actualización, rectificación o supresión.

La comunicación la deberá dirigir el Titular a la persona que ANALITYCO ha designado para tal fin, cuya información se hará conocer al Titular cuando se solicite su autorización para el Tratamiento de los datos. ANALITYCO garantiza la existencia de un canal habilitado siempre para recibir esta clase de solicitudes.

Una vez recibida la solicitud, ANALITYCO cuenta con un término de diez (10) días hábiles para resolver la consulta a través del correo electrónico suministrado por el Titular y en ausencia de éste a su dirección física.

Cuando por cualquier motivo a ANALITYCO no le fuere posible atender la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles, se informará al Titular, expresando las razones de la demora. En todo caso, la respuesta no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación a que se hace referencia.

Cuando la solicitud sea presentada por persona diferente del Titular, el solicitante deberá acreditar su calidad. Las personas diferentes del Titular, que están autorizadas por Ley para hacer solicitudes son:

• Causahabientes.
• Representantes debidamente reconocidos.

En cuanto a la supresión de los datos personales, ANALITYCO advierte que la misma se hará de conformidad con las indicaciones del Titular, que podrá consistir en la eliminación total o parcial de la información, sin embargo, se advierte que la supresión no es un derecho absoluto y que por lo tanto ANALITYCO puede negarla en los siguientes casos:

• Que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Que la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Que los datos personales que tenga ANALITYCO del Titular sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente protegidos del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
• Que la eliminación de los datos implique para ANALITYCO la obligación de terminar la prestación de un servicio que se encuentre en trámite, situación ésta que devenga en un incumplimiento del contrato con ANALITYCO por parte del Titular y, por lo tanto, detrimento económico.

En caso de reclamación por parte del titular de la información, ANALITYCO en su condición de RESPONSABLE y ENCARGADO de la información tomará las medidas a las que haya a lugar. Para todos los efectos ANALITYCO, estará obligado a cumplir con los tiempos de respuesta establecidos en las presentes políticas y aplicará lo consagrado en sus propias políticas de manejo de la información.

1.d. Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad, ANALITYCO en su condición de RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para ello establecerá el protocolo de seguridad interno, el cual divulgará y será de obligatorio cumplimiento para todos los trabajadores de ANALITYCO.

1.e. Reclamos

Cuando el Titular de la información personal advierta un indebido o incorrecto uso de sus datos por parte de ANALITYCO en su condición de RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN, podrá presentar una reclamación formal por escrito a la empresa, la cual deberá contener, por lo menos lo siguiente,

• El nombre, identificación y domicilio del Titular.
• Si se presenta a través de persona diferente del Titular, los documentos que acrediten la calidad con la cual se presenta.
• La descripción detallada, clara y precisa de los hechos que dieron lugar al reclamo.
• La dirección a la que debe enviarse la respuesta.

De acuerdo con el Art. 15 de la Ley 1581 de 2012, ANALITYCO en su condición de RESPONSABLE y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN según corresponda, cuentan con un término de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente de su recibo para resolver la consulta a través del medio que indicó el Titular en su reclamo.

Cuando por cualquier motivo no fuere posible atender el reclamo dentro de los diez (10) días hábiles, se informará al Titular, expresando las razones de la demora. En todo caso, la respuesta no podrá tardar más de cinco (5) días hábiles siguientes a la comunicación a que se hace referencia.

2. TRATAMIENTO.

2.1. Finalidad

Los datos personales que ANALITYCO recolecte y trate, se utilizarán para:

• Validar la información entregada por el Titular y recolectada por ANALITYCO. Consultando las bases de datos del gobierno o empresa de terceros.
• Informar sobre el estado de los trámites o pagos al sistema de seguridad social.
• Identificar al titular cuando ingresa a un lugar de trabajo donde ANALITYCO ejerce el control de ingreso del personal.
• Almacenar la documentación como evidencia del cumplimiento de las normas exigidas por el sistema de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST) exigido en cada lugar de trabajo que requiere ingresar el titular.
• Solicitar evaluaciones sobre los servicios prestados por la organización y su personal.
• Información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
• Hacer estudios internos sobre consumo de nuestros clientes con miras a optimizar el servicio prestado por ANALITYCO.
• Compartir y transferir información a terceros en desarrollo de nuestra labor de intermediación y contacto con clientes o contratantes potenciales de su compañía.

2.b. Derechos del Titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Responsable o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

2.c. Deberes del Responsable: ANALITYCO,

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado por el Titular.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

2.d. Deberes de los Encargados (ANALITYCO) o Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, de conformidad con este Manual.
• Actualizar la información reportada por el Responsable del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
• Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” si es el caso.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

3. VARIOS

3.a. Contacto

Para todos los fines del presente Manual, Analityco ha designado al Área Soporte como Encargado Principal del Tratamiento de la Información, cuyos datos de contacto son:

• Cargo: Coordinador de Soporte
• Dirección: Cll 95 No. 71-75 Bogotá
• Teléfono o WhatsApp: 3152903484
• Correo electrónico: soporte@analityco.com

Versión: 15 de Octubre del 2019