Gmail เป็นบริการอีเมลหรือเรียกอีกอย่างว่าการบริการไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ แบบไม่เสียค่าใช้จ่ายของ Google โดยเปิดให้ผู้ที่ได้รับคำเชิญทดลองใช้ก่อนเมื่อวันที่ 1 เมษายน พ.ศ. 2547 และให้บริการแก่บุคคลทั่วไปเมื่อวันที่ 7 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2550 ปัจจุบันจีเมลรับรองการใช้งาน 54 ภาษารวมถึงภาษาไทย

ซึ่งในบทเรียนนี้ จะกล่าวถึงการใช้งาน Gmail เบื้องต้น และความสามารถในการจัดการไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นการรับ-ส่ง การลบ การแนบไฟล์ เป็นต้น

เชื่อว่า หลาย ๆ ท่าน หรือแทบจะทุกคนในปัจจุบัน มีบัญชี Gmail เป็นของส่วนตัวท่านเอง หรือขององค์กรเรียบร้อยแล้ว โดยบัญชี Gmail นี้เป็นสิ่งสำคัญต่อการใช้งานทุกรูปแบบของการให้บริการของ Google โดยปกติบุุคลทั่วไป จะลงท้ายชื่อบัญชีว่า @gmail.com เช่น sutida1234@gmail.com แต่หากเป็น บัญชีที่สร้างโดยองค์กรของรัฐ จะลงท้ายด้วย @ชื่อองค์กร.go.th เช่น banpadang@phrae1.go.th เป็นต้น

การเข้าใช้งาน Gmail นั้น ให้ท่านเข้าผ่าน Web browser ที่ท่านสะดวกใช้ ในตัวอย่าง จะเป็นเข้าใช้บริการผ่าน Google Chrome โดย URL หรือ ที่อยู่ลิงก์ที่ใช้คือ https://gmail.com/ ให้ท่านลงชื่อใช้งานโดยใส่ชื่อบัญชี Gmail คลิก "ถัดไป" เพื่อใส่รหัสผ่าน หากท่านไม่มั่นใจว่าท่านพิมพ์รหัสผ่านถูกต้องหรือไม่ สามารถคลิกที่รูปดวงตา เพื่อแสดงรหัสผ่านที่ท่านพิมพ์ได้

ในการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ให้ท่านคลิกที่ปุ่ม "เขียน" ทางซ้ายมือ จะปรากฎป๊อบอัพเล็ก ๆ ที่มุมขวา หากท่านต้องการมุมมองที่กว้างขึ้น ให้คลิกเครื่องหมายลูกศรสองหัว ทางมุมขวาบนของป๊อบอัพ

1. "ถึง" คือ ที่อยู่อีเมล์ของผู้ที่เราต้องการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์นี้ไปหา

2. "เรื่อง" คือ หัวข้อที่ท่านต้องการแจ้งให้ปลายทาง รับทราบ

3. เป็นช่องที่ใช้สำหรับพิมพ์รายละเอียด หรือเนื้อหาของ อีเมล์

4. เป็นเมนูที่ใช้ในการตั้งค่าข้อความที่ท่านพิมพ์ลงในช่อง ข้อ 3

หากท่านต้องการส่งไฟล์งานเอกสารที่มีอยู่ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของท่าน สามารถคลิกที่รูป "คลิปหนีบกระดาษ" ที่อยู่ด้านล่าง แล้วเลือกไฟล์งานของท่าน แล้วกด "open" ทาง Gmail จะทำการอัพโหลดไฟล์ของท่านและปรากฏ ทางด้านล่าง

หากไฟล์ที่ท่านแนบ มีขนาดเกิน 25mb ทาง Google จะอัพโหลด ไฟล์ของท่านลงใน Google Drive และส่งเป็นแบบลิงก์แทน และแสดงไว้ในช่องข้อความ

การตั้งค่า ในเมนูด้านล่าง ข้างปุ่ม "ส่ง" มีทั้งหมด 7 เมนู คือ

1. ตั้งค่ารูปแบบตัวอักษร

2. แนบไฟล์

3. แนบลิงก์ ( URL )

4. เพิ่มอีโมจิ ข้อความรูปภาพ

5. แนบไฟล์จาก Google Drive

6. เพิ่มรูปภาพ

7. การตั้งค่าให้เป็นข้อมูลลับ

ซึ่งการตั้งค่า e-mail ให้เป็นข้อมูลลับ จะเป็นประโยชน์ก็ต่อเมื่อ ท่านไม่ต้องการให้ข้อมูลจดหมายนั้นถูกส่งต่อ เผยแพร่ และมีกำหนดระยะเวลาในการเข้าชม e-mail นั้นได้ นอกจากนี้ผู้รับ ยังไม่สามารถสั่งพิมพ์ (Print) หรือ บันทึกเอกสารต่างๆ ได้อีกด้วย เมื่อท่านพิมพ์ข้อมูลและแนบไฟล์ที่ท่านต้องการส่งเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม "ส่ง"

หาก e-mail ฉบับนั้น มีการแนบลิงค์จาก Google Drive จะปรากฎ การตั้งค่าการเข้าถึงไฟล์ได้ ท่านสามารถปรับตั้งค่าได้ตามความต้องการ และ คลิก "ส่ง"

เมื่อส่งเรียบร้อยแล้วจะปรากฎ อีเมล์ที่ท่านส่ง ในเมนู "ส่งแล้ว" ท่านสามารถเข้าไปตรวจดูได้

หากเครื่องคอมพิวเตอร์เสีย หรืออินเตอร์เน็ตมีปัญหา ทาง Gmail จะเก็บบันทึกข้อมูลที่ท่านพิมพ์ หรือแนบไว้เป็นฉบับร่าง ท่านสามารถเข้าไปดำเนินการต่อได้ที่ แถบเมนู "ร่างจดหมาย"

การรับอีเมล์ ท่านสามารถคลิกเข้าไปที่แถบเมนู "กล่องจดหมาย" อีเมล์ที่ถูกส่งมา จะปรากฏทางด้านขวา ท่านสามารถ คลิก"รูปดาว" ไว้ด้านหน้า เพื่อการค้นหาจดหมายนั้นๆ ได้ง่ายจากการคลิกที่แถบเมนู "ติดดาว"

เมื่อท่านต้องการลบจดหมาย ให้คลิกช่องสี่เหลี่ยมด้านหน้า e-mail ที่ท่านต้องการลบ และ คลิกรูปถังขยะด้านบน หรือ คลิกขวาแล้วเลือก "ลบ"

จะเป็นการย้าย e-mail ไปอยู่ในถังขยะ ซึ่งยังไม่เป็นการลบที่ถาวร ท่านสามารถย้ายกลับมาอยู่ในกล่องจดหมายได้โดย เลือก เพิ่มเติม---> ถังขยะ --- > คลิกขวาที่ e-mail ---> ย้ายไปที่กล่องจดหมาย

หากท่านต้องการลบทิ้งถาวร ให้เลือก ---> ลบทิ้งถาวร หรือคลิกแถบ "ลบทิ้งถาวรด้านบน"

บางครั้ง e-mail ที่ท่านได้รับอาจไม่ได้อยู่ในกล่องจดหมาย เนื่องจากทาง Gmail ได้ตรวจสอบอัตโนมัติแล้วเข้าข่ายเป็นจดหมายที่ไม่ปลอดภัย ท่านสามารถคลิกที่แถบเมนู "จดหมายขยะ" หรือ Spam เพื่อค้นหา e-mail นั้นได้ แต่ e-mail นั้น จะสามารถคงอยู่ได้เพียง 30 วัน ก่อนที่จะถูกลบอย่างถาวร

ท่านสามารถเปลี่ยนพื้นหลังของ Gmail ท่านได้ โดยการ คลิกที่รูป "เฟือง" ด้านบนขวา แล้วคลิกที่เมนู "ธีม"

เลือกรูปภาพที่ท่านชอบ หรืออัพโหลดรูปภาพจากคอมพิวเตอร์ของท่านได้จากเมนู "รูปภาพของฉัน" (1) ปรับแต่งรูปภาพ (2) แล้วกด บันทึก (3)