คำตอบ ในคำถามมี 2 ประเด็น ขอตอบดังนี้

• การทำระบบ paperless โดยไม่ต้องลงทุนมาก
  ในปัจจุบันมีเครื่องมือที่ช่วยในการทำ Cloud Collaboration อยู่หลายตัว ซึ่งค่ายที่เป็นที่นิยม ได้แก่ Microsoft และ Google ซึ่งเราสามารถสมัครและเริ่มใช้งานได้ ฟรี โดยจะได้ account ส่วนตัวของเรา และสามารถแชร์ไปให้ผู้อื่นทำงานร่วมกับเราได้
  อย่างไรก็ตาม บริษัทที่เริ่มเปลี่ยนจากการทำงานด้วย paper ไปเป็น paperless จะต้องปรับกระบวนการทำงาน (procedure) ให้เหมาะสมกับบริบทใหม่ เพื่อรองรับ paperless ด้วย ในการเริ่มต้นแนะนำว่าให้แบ่งออกเป็น 3 ระยะ ได้แก่
  1. ระยะตระเตรียม
  คือ แจ้งพนักงานให้ทราบว่า จะมีการนำระบบ paperless เข้ามาใช้ จัดให้มีการฝึกอบรมให้ความรู้ จัดซื้อจัดหาซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้อง ปรับปรุงกฎระเบียบและกระบวนการทำงานให้รองรับ
  2. ระยะเปลี่ยนถ่าย
  คือ มีการทำงานร่วมทั้ง paper และ paperless ควบคู่กันไป แต่ต้องสร้างความตระหนักว่า เราจะใช้ paperless ในท้ายที่สุด
  3. ระยะสมบูรณ์
  คือ องค์กรของเราเปลี่ยนไปทำงานแบบ paperless อย่างสมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม อาจจะต้องคงการทำงานแบบ paper ไว้สำหรับการติดต่อกับองค์กรภายนอก

• การใช้ลายเซ็นบนระบบ paperless
  ในปัจจุบัน การใช้ลายเซ็นบนระบบอิเล็กทรอนิกส์ แบ่งได้เป็น 2 ประเภท ได้แก่ Eletronic Signature กับ Digital Signature ซึ่ง กฎหมายไทยรองรับลายเซ็นทั้ง 2 แบบ สำหรับการตรวจสอบการอนุมัติ ให้ลองจินตนาการดูว่า หากมีคนปลอมลายเซ็นของเราบนกระดาษ เราก็ไม่อาจทราบได้ ผู้ที่ปลอม ก็จะนำเอกสารนั้นไปทำธุรกรรม หรือ อ้างสิทธิ์แทนตัวเรา แต่หากเราใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย ก็จะลดโอกาสการปลอมเป็น "เรา" ได้มากขึ้น เช่น การ log-in เข้าสู่อีเมลของเรา คนที่จะส่งเมลออกไปนั้น ต้องเป็นเราคนเดียวเท่านั้น การป้องกันก็จะมีการเก็บรักษา "รหัสผ่าน" ซึ่งย่อมดีกว่า เซ็นบนกระดาษ ที่ใคร ๆ ก็สามารถพยายามเซ็นให้เหมือนได้
  นอกจากนี้ การเพิ่มกระบวนการตรวจสอบเป็นขั้นตอน ก็จะช่วยลดความเสี่ยงจากการปลอมแปลงลงได้ ยกตัวอย่างเช่น การส่งอีเมลแจ้งไปให้หัวหน้ารับทราบและลงนามใน cloud drive จากนั้น หัวหน้าก็ส่งอีเมลไปยังผู้บริหาร ให้เข้าไปลงนามต่อ จะทำให้มี หลักฐานบันทึกการอนุมัติเป็นลำดับขั้น , การใช้ซอฟต์แวร์ที่สามารถอนุมัติเป็นขั้นของการทำงานได้ เป็นต้น
  หมายเหตุ หน่วยงานราชการไทยที่สนับสนุนการทำงานด้วยระบบดังกล่าวนี้ คือ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (สพธอ.) หรือ ETDA

คำตอบ ในคำถามมี 2 ประเด็น ขอตอบดังนี้

• การใช้ Google Docs ที่เป็นแบบ free แทน MS Office ได้หรือไม่
  หากท่านถนัดใช้โปรแกรม MS Office อยู่แล้ว แนะนำให้ไปใช้ Cloud Collaboration ของ Microsoft 365 ซึ่งจะมี license ทั้งแบบ Free และ Subscription (จ่ายเงิน) สำหรับแบบฟรี จะใช้งาน on-line ได้เท่านั้น แต่แบบจ่ายเงิน จะสามารถ install โปรแกรม Office (แบบลิขสิทธิ์ถูกต้อง) ลงบน PC ของเราได้ และใช้งานแบบ off-line ได้

• จะมีทางทำให้ Google Drive แบบฟรี เซฟใน PC ของบริษัทเท่านั้นได้หรือไม่
  ทุกอย่าง มีได้ย่อมมีเสีย หากท่านจะใช้เครื่องมือฟรีที่สามารถหาได้ในอินเตอร์เน็ต ท่านก็จะต้องปรับพฤติกรรมการทำงานบางอย่าง ในกรณีนี้ ท่านจะต้องสร้าง account กลางของบริษัท ที่มีผู้ดูแลที่ไว้ใจและตรวจสอบได้ จากนั้น ก็แชร์ Drive นั้น ออกไปให้พนักงานที่เกี่ยวข้องใช้งานร่วมกัน
  สำหรับการบันทึกไฟล์ใน Google Drive ลง PC ท่านสามารถลงโปรแกรม Google Drive for Desktop ไว้ที่ server กลางได้ มันจะทำการ sync ไฟล์ที่อยู่บน Drive ลงมาที่โฟลเดอร์ใน server โดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยในการ backup ข้อมูล กรณีที่ account นั้น ถูกขโมยไป
  อย่างไรก็ตาม การใช้ account แบบ Subscription ก็มีข้อดีหลายอย่าง เช่น การใช้ @mycompany.com ได้ จะช่วยสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรให้น่าเชื่อถือ การดูแล account ในองค์กร เช่น หากพนักงานลาออก ก็สามารถยกอีเมลเดิมของเขา ให้พนักงานใหม่ สามารถ reset password หรือ เปลี่ยนชื่ออีเมลได้ โดยข้อมูลไม่สูญหายและทำงานต่อจากคนเดิมได้ทันที ซึ่งแบบ Subscription ก็มีให้เลือกจ่ายแบบรายเดือน / รายปี (ราคาเริ่มตั้งแต่ 100 กว่าบาท ต่อ account ต่อ เดือน ขึ้นกับประเภทของ subscription)

คำตอบ

การที่จะแยกว่าข้อไหนเป็น ข้อดี-ข้อเสีย นั้น จะต้องคำนึงถึงบริบทของแต่ละบริษัทเป็นสำคัญ ในที่นี้ จะขอตอบในภาพรวมของบริษัททั่วไปที่ยังไม่มีพนักงาน IT มาก่อน และตัวผู้บริหารเองก็พอจะใช้หรือเรียนรู้เครื่องมือทาง IT ได้พอสมควร

ข้อดี

• เราสามารถกำหนด ปรับเปลี่ยนนโยบาย IT และสั่งการพนักงาน IT นั้นได้โดยตรง

• เราสามารถตกลงค่าแรง หรือ รูปแบบการจ้างงาน กับพนักงานได้โดยตรง

• พนักงาน IT ของเราที่มีอายุงานมากขึ้น จะช่วยวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาได้ดีกว่า

ข้อเสีย

• มีข้อจำกัดในการกำหนด ปรับเปลี่ยนนโยบาย IT และสั่งการ เจ้าหน้าที่ IT ที่เป็น out-source

• ในระยะยาวอาจจะต้องบริหารค่าตำแหน่งและโบนัส

• หากจ้างพนักงานมาในตำแหน่งโปรแกรมเมอร์ ก็อาจมีความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจอันเกิดจากการลาออกของพนักงาน

ในปัจจุบัน เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในธุรกิจมากขึ้น ฉะนั้น ควรมีการฝึกอบรมความรู้พื้นฐานในด้าน IT ให้พนักงานสามารถดูแลตนเองได้เบื้องต้น ซึ่งจะทำให้ SME ขนาดเล็กไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงาน IT แต่ให้ผู้บริหารควบตำแหน่งหัวหน้า IT และกำหนดนโยบายลงไปให้พนักงานได้ปฏิบัติ หรือ อาจจะแต่งตั้งพนักงานคนใดที่พอจะมีหน่วยก้านดี ให้เป็นมือขวา ในการดูแล IT ช่วยผู้บริหาร และตอบแทนเป็นค่าจ้างที่เพิ่มขึ้น