Tietosuoja

Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen tietosuojaseloste / asiakasrekisteriseloste.

1.    Rekisterinpitäjä 

Satakunnan opiskelijatalo ry (Y-tunnus: 2528267-3)

Antinkatu 7, 28100 Pori

2.    Rekisterin nimi

Satakunnan opiskelijatalo ry:n asiakasrekisteri 

3.    Organisaation yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Hallituksen puheenjohtaja Pinja Kilpinen

Satakunnan opiskelijatalo ry

Antinkatu 7, 28100 Pori

p. 040 934 2860

toiminnanjohtaja@opiskelijatalo.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään opiskelijatalon tilavuokrausten toteuttamista, asiakassuhteen hoitamista, tilausten toimittamista sekä laskutusta varten.

Käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (artikla 6, kohta 1b) mukaisesti sopimuksen täytäntöönpaneminen, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen. Mikäli tietoja kerätään suostumuksen perusteella (artikla 6, kohta 1a), rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa.

5.    Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään seuraavia ryhmiä koskevia tietoja:

• Asiakkaan yhteystiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollinen Y-tunnus

• Vuokranmaksuun ja laskutukseen liittyvät tiedot

• Muut vuokraukseen, varaukseen tai asiakassuhteeseen liittyvät tarpeelliset tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti asiakkaalta itseltään varausten, yhteydenottojen tai sopimuksenton yhteydessä.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan suostumusta kolmansille osapuolille muuten kuin lainsäädännön velvoittamissa tapauksissa tai viranomaisten määräyksestä.

8. Tietojen säilytysaika

Asiakkaan tietoja säilytetään pääsääntöisesti kolme (3) vuotta asiakassuhteen päättymisestä tai niin kauan kuin asiakassuhteeseen liittyvät velvollisuudet sitä edellyttävät. Laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä tietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan (6 vuotta tilikauden lopusta).

9. Rekisterin suojaus

Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä opiskelijatalon luottamushenkilöillä, joille se on luottamustehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot on suojattu Google Workspace / Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

10. EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvat tietojen siirrot

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoja saattaa siirtyä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojen siirrossa noudatetaan GDPR:n mukaisia siirtomekanismeja (kuten EU–US Data Privacy Framework -viitekehystä ja EU-komission vakiolausekkeita).

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Tarkastaa itseään koskevat rekisteröidyt henkilötiedot (GDPR 15 art.). Pyyntö tehdään kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.

• Vaatia virheellisten, tarpeettomien tai vanhentuneiden tietojen korjaamista tai poistamista (oikeus tulla unohdetuksi).

• Tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli rekisteröity katsoo henkilötietojensa käsittelyn rikkovan tietosuojalainsäädäntöä.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa.

Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen tietosuojaseloste / jäsenrekisteriseloste.

1. Rekisterinpitäjä 

Satakunnan opiskelijatalo ry (Y-tunnus: 2528267-3)

Antinkatu 7, 28100 Pori

2. Rekisterin nimi

Satakunnan opiskelijatalo ry:n jäsenrekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallituksen puheenjohtaja Pinja Kilpinen

Satakunnan opiskelijatalo ry

Antinkatu 7, 28100 Pori

p. 040 934 2860

toiminnanjohtaja@opiskelijatalo.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään yhdistyslain (500/1989) mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseen, jäsenyyden hoitamiseen, jäsenmaksujen keräämiseen sekä yhdistyksen toiminnasta, koulutuksista ja tapahtumista tiedottamiseen. Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen toiminnanjohtaja sekä hallituksen puheenjohtajisto.

Oikeusperuste:

• Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (GDPR 6 art. 1c) yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon osalta.

• Sopimuksen täytäntöönpano / jäsenyyssuhteen hoitaminen (GDPR 6 art. 1b).

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään jäsenyyden kannalta tarpeellisia tietoja:

• Jäsenen yhteystiedot: nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollinen Y-tunnus

• Jäsenmaksutiedot ja suoritukset

• Muut jäsenyyteen liittyvät tarpeelliset tiedot

• Muut jäsenen itse antamat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseneltä itseltään liittymisen, tapahtumien tai kokousten yhteydessä.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta kolmansille osapuolille muuten kuin lainsäädännön velvoittamissa tapauksissa tai viranomaisten määräyksestä.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti korkeintaan yksi (1) vuosi jäsenyyden päättymisen jälkeen. Kirjanpitoon liittyviä tietoja (kuten jäsenmaksumerkintöjä) säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika (6 vuotta tilikauden lopusta).

9. Rekisterin suojaus

Rekisteri on sähköinen. Käyttöoikeus on vain nimetyillä opiskelijatalon luottamushenkilöillä, joille se on tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Rekisterissä käytetään roolipohjaisia käyttöoikeustasoja. Tiedot on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoia vaativalla kirjautumisella, ja tietoliikenne on salattua.

10. EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvat tietojen siirrot

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoja saattaa siirtyä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojen siirrossa noudatetaan GDPR:n mukaisia siirtomekanismeja (kuten EU–US Data Privacy Framework -viitekehystä ja EU-komission vakiolausekkeita).

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Oikeus tutustua itseään koskeviin rekisteritietoihin (GDPR 15 art.). Pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle ja henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.

• Vaatia virheellisten, puutteellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamista tai poistamista (huomioiden lakisääteinen velvoite pitää jäsenluetteloa voimassa olevista jäsenistä).

• Tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli epäilee henkilötietojen käsittelyssä rikotun tietosuojalainsäädäntöä.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää tätä selostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa.

Tietosuojalain (1050/2018) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen tietosuojaseloste / sidosryhmärekisteriseloste.

1. Rekisterinpitäjä 

Satakunnan opiskelijatalo ry (Y-tunnus: 2528267-3)

Antinkatu 7, 28100 Pori

2. Rekisterin nimi

Satakunnan opiskelijatalo ry:n Sidosryhmärekisteri

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Hallituksen puheenjohtaja Pinja Kilpinen

Satakunnan opiskelijatalo ry

Antinkatu 7, 28100 Pori

p. 040 934 2860

toiminnanjohtaja@opiskelijatalo.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käytetään Satakunnan opiskelijatalo ry:n ja sen sidosryhmien väliseen viestintään, verkostoitumiseen ja tiedottamiseen.

Oikeusperuste:

• Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1f) sidosryhmäsuhteiden ja yhteistyön ylläpitämiseksi.

• Rekisteröidyn antama suostumus (GDPR 6 art. 1a). Suostumukseen perustuvassa käsittelyssä rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterissä käsitellään tarpeellisia sidosryhmäyhteydenpidon tietoja:

• Nimi, organisaatio/edustettava taho, titteli/asema ja toimintavuosi

• Osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, mahdollinen Y-tunnus

• Muut henkilön itse antamat tarpeelliset tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään henkilöltä itseltään tai hänen edustamaltaan organisaatiolta yhteydenottojen, kokousten, tapahtumien ja yhteistyön yhteydessä. Tietoja voidaan kerätä myös julkisista ja yleisesti saatavilla olevista lähteistä (kuten organisaatioiden verkkosivuilta).

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta ilman rekisteröidyn suostumusta kolmansille osapuolille muuten kuin lainsäädännön velvoittamissa tapauksissa tai viranomaisten määräyksestä.

8. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin sidosryhmäsuhteen hoitaminen sitä edellyttää. Tiedot poistetaan tai päivitetään ilman aiheetonta viivytystä, kun perustetta säilyttämiselle ei enää ole (esim. henkilön siirtyessä pois sidosryhmäorganisaation tehtävästä).

9. Rekisterin suojaus

Rekisteri on sähköinen. Käyttöoikeus on vain määrätyillä opiskelijatalon työntekijöillä ja luottamushenkilöillä, joille se on tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot on suojattu Google Workspace / Google Drive -palvelun käyttöoikeusasetuksin henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.

10. EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvat tietojen siirrot

Tietoja käsitellään Googlen pilvipalveluissa, jolloin tietoja saattaa siirtyä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietojen siirrossa noudatetaan GDPR:n mukaisia siirtomekanismeja (kuten EU–US Data Privacy Framework -viitekehystä ja EU-komission vakiolausekkeita).

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Oikeus tutustua itseään koskeviin rekisteritietoihin (GDPR 15 art.). Pyyntö osoitetaan kirjallisesti rekisteriasioista vastaavalle henkilölle ja henkilöllisyys varmistetaan ennen tietojen luovuttamista.

• Vaatia virheellisten, tarpeettomien tai vanhentuneiden tietojen korjaamista tai poistamista (GDPR 16 ja 17 art.).

• Oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

• Tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto), mikäli epäilee henkilötietojen käsittelyssä rikotun tietosuojalainsäädäntöä.

12. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää tätä selostetta toiminnan tai lainsäädännön muuttuessa.