Estatuto de Provincia
Apéndice I
Este apéndice contiene todas las normas restantes del antiguo estatuto económico que no entraron en el Estatuto de Provincia por ser de carácter meramente informativo, o fácilmente mudable. El Provincial con su Consejo puede modificarlo.
Administración, economía y contabilidad
1. Además de lo establecido en el Libro de las Constituciones y Ordenaciones (nn. 547 a 619) y las determinaciones del Estatuto de Provincia (LCO n. 553), la administración supone el cumplimiento de las normas canónicas y de las leyes civiles correspondientes (LCO n. 551).
2. La Provincia de San Agustín en Argentina y Chile, de la Orden de Predicadores, en la República Argentina está inscripta en la AFIP con el nº de CUIT 30-58055823-9. En virtud de la Ley nº 20.628, artículo 20, incisos e y f, bajo la normativa de la Resolución General de la AFIP nº 1.815, apartado c, anexo 2 y por la Ley nº 24.483, reglamentada por el decreto 491/95, la Orden está exenta del gravamen al Impuesto a las Ganancias. Los conventos, casas e instituciones adscriptas tienen su régimen propio y el correspondiente nº de CUIT. Además del nombre canónico de cada convento o casa se puede usar, indistintamente, el de “Convento Santo Domingo”.
- Convento San Pedro Telmo (Buenos Aires) CUIT 30-70446674-5
- Convento Santa Catalina de Siena (Córdoba) CUIT 30-52910885-7
- Convento Santo Domingo en Soriano (Mendoza) CUIT 30-71495985-5
- Convento del Santísimo Rosario (Tucumán) CUIT 30-68002327-8
- Casa San Martín de Porres (Mar del Plata) CUIT 30-70704590-2
- Casa Santa Inés de Montepulciano (Santiago del Estero) CUIT 30-67511062-6
- Casa filial del Santísimo Rosario (San Juan) CUIT 30-68166056-5
3. La Provincia se hará cargo del importe de las cuotas de servicios de salud prestado por CEA-San Pedro. Ningún religioso profeso solemne puede salir del sistema de salud común sin contar con la autorización escrita del Prior Provincial.
4. Al finalizar un periodo prior al el Síndico conventual debe revisar el inventario de los bienes muebles e inmuebles que sean propiedad de la comunidad, poniendo especial atención en los objetos históricos, libros y documentos antiguos, obras de arte, muebles antiguos o notables y, especialmente, los objetos de valor reservados para el culto. Respecto de los inmuebles, el Síndico del convento velará por que las escrituras de propiedad se encuentren debidamente archivadas.
5. Las comunidades deberán solicitar la ayuda técnica de la Sindicatura de Provincia y/o de laicos expertos, para implementar mecanismos de control, seguimiento y registración económica.
6. Caja común y plan de cuentas
Los conventos y casas, las diferentes instituciones y obras, así como la administración provincial ajustarán sus sistemas contables al plan de cuentas de la Provincia, establecido por la Sindicatura de Provincia. Los informes económicos que los síndicos y administradores deben presentar a sus superiores se ajustarán también a dichas normas y se redactarán conforme a los diseños aprobados (cf. LCO n. 565). Los ejercicios económicos se cerrarán por años calendarios. Una vez cerrados, las contabilidades se encuadernarán de manera que no sea posible el intercambio de hojas, con la firma del Prior conventual y el sello del convento.
7. Presupuestos y balance anual
a. Antes del 1º de diciembre de cada año el Prior o Superior enviará al Prior Provincial el presupuesto para el año siguiente. El balance del año inmediato anterior debe ser enviado antes del 15 de marzo. En ambos casos debe referirse no sólo al convento o casa, sino también a las instituciones u obras propias, oído el Capítulo conventual y con aprobación del Consejo.
b. Los organismos de la Provincia, comisiones provinciales, promotores y responsables de las etapas de formación y demás oficiales de Provincia presenten sus presupuestos con el visto bueno de la autoridad correspondiente.
c. Para la redacción de los presupuestos, tanto ordinarios como extraordinarios, se procederá conforme a lo establecido por nuestras leyes (cf. LCO 585, 587, 588, 607, § II y III).
8. Presentación de informes pedidos por LCO
a. Después de aprobado el informe mensual del Síndico conventual conforme al LCO 563, § I, será enviado al Síndico de Provincia. También cada mes el Síndico de Provincia debe presentar al Prior Provincial su relación económica (cf. LCO n. 566, § I).
b. Cada año antes del 15 de marzo los Síndicos de los conventos y casas deben enviar al Prior Provincial el balance del año anterior tanto de la comunidad como de las instituciones que dependen de ella (cf. LCO 563, § II). Al Consejo de Provincia compete examinar dichas relaciones anuales como también aprobar cada año los presupuestos (cf. LCO n. 564), que deberán ser presentados antes del 1º de diciembre del año anterior. También cada año el Síndico de Provincia debe presentar al Consejo de Provincia una relación cuidada y completa de la situación económica de la Provincia y proponer oportunamente el presupuesto para el año siguiente (cf. LCO 566, § I). Cada año el Prior Provincial enviará directamente al Maestro de la Orden la relación económica de la Provincia y la respuesta al cuestionario económico (cf. LCO 567, §§ I y II).
c. Al finalizar cada período prioral el informe al que se refiere LCO n. 306, en cuanto a lo económico, deberá mencionar solamente los elementos más relevantes del trienio que termina y la orientación general dada a la administración.
d. El informe económico al Capítulo Provincial de los conventos, casas e instituciones dependientes deberá incluir los resultados de los balances de los cuatro ejercicios contables precedentes (cf. LCO 358, § III, n. 1).
9. Cuentas bancarias, cajas de ahorro e inversiones
a. Las cuentas corrientes bancarias y cualquier tipo de inversiones estarán a nombre de la persona jurídica (Provincia, convento, casa o institución) y estarán autorizados a operarlas, al menos, el Prior y el Síndico conventual, conjuntamente o por separado (cf. LCO n. 560).
b. Si la legislación no permite abrir cajas de ahorro a nombre de la persona jurídica se abrirán con la firma, al menos, del Prior y del Síndico, indistintamente. Lo mismo vale para las cajas de seguridad de los bancos.
c. Toda cuenta bancaria o caja de ahorro abierta a nombre de un fraile de la comunidad tendrá, en lo posible, a otro fraile como titular. La existencia de estas cuentas deberá ser conocida por el Prior o Superior, quien deberá llevar una lista actualizada de las cuentas de frailes del convento, con los datos correspondientes.
10. Contribuciones
Las contribuciones a la Provincia de los conventos y casas serán actualizadas anualmente por el Consejo de Provincia (cf. LCO n. 573). El Síndico del convento o casa hará efectiva mensualmente dicha contribución.
11. Aprobación de gastos especiales
Las limitaciones de gastos previstas en nuestras leyes son válidas aun cuando se reciban aportaciones de terceros (subsidios, donaciones, etc.) y no sea necesario desembolso alguno por parte de la Provincia, convento, casa o institución (cf. LCO 590 y 591).
12. Inversiones
Para las inversiones deberá tenerse en cuenta no sólo el criterio de seguridad y honestidad, sino también el de solidaridad. En ningún caso la mera rentabilidad será el objetivo prioritario de nuestras inversiones. Las inversiones de la Provincia, conventos, casas e instituciones dependientes deberán ser conocidas y avaladas por el Consejo Económico de la Provincia. Si el monto lo requiriera, se necesitará la autorización del Prior Provincial y su Consejo (cf. LCO 583, §§ I y II y 584).
13. Donaciones
En principio sólo se aceptarán donaciones sin cargo. De existir algún cargo, se asegurará previamente que éste sea de cumplimiento posible y en un plazo determinado (cf. LCO 596, § II). Pueden recibir donaciones tanto la Provincia cuanto los conventos, casas o instituciones. Se deberá contar con la autorización del Prior Provincial y su Consejo si el monto de la donación supera el límite de gastos autorizado por el Capítulo Provincial para los conventos y casas. En caso de duda sobre el beneficiario, la donación se destinará a la Provincia. Las donaciones hechas a un fraile en particular pasan a su convento de asignación. Las donaciones destinadas a la formación de los frailes estudiantes y a las misiones pertenecen a la Provincia (cf. LCO 548, 3º).
14. Personal empleado
a. La incorporación y cese de un empleado en un convento o casa siempre necesita la aprobación del Prior y su Consejo y debe responder a una real necesidad del convento, teniendo en cuenta los criterios de pobreza evangélica que rigen nuestra vida. Están prohibidas las contrataciones laborales sin registrar conforme a las leyes.
b. Los superiores velarán por la justicia de los salarios y contratos de todo el personal empleado por el convento (cf. LCO n. 614) y por el cumplimiento de todas las obligaciones emanadas de las leyes laborales argentinas (Ley de Contratos de Trabajo, Ley de Jubilaciones, Ley de Obras Sociales y Ley de Riesgos del Trabajo -ART-, etc.). Incumbe a los superiores la obligación de vigilar el efectivo cumplimiento del contrato laboral por parte del empleado. La Sindicatura de Provincia supervisará el cumplimiento estricto de estas normas y asesorará a los conventos y casas sobre este punto.
c. Al término del contrato laboral, ya sea por renuncia voluntaria del empleado o por despido, se debe otorgar un “Certificado de finalización de servicios”, en el formulario fijado por la Ley y dentro del plazo que ésta establece (30 días).
15. Inmuebles y vehículos
a. Los bienes inmuebles, sin perjuicio de su titularidad canónica en cabeza de los conventos, civilmente permanecerán inscriptos a nombre de la Provincia (Orden de Predicadores -Dominicos).
b. Los automotores pertenecientes a la Provincia, conventos, casas u otras instituciones provinciales podrán ser inscritos a nombre de estos siempre y cuando tengan personería jurídica civil. La adquisición de vehículos deberá responder a las reales necesidades de las distintas entidades de la Provincia y se tendrá en cuenta nuestro testimonio de pobreza evangélica. Siempre será obligatorio contar, al menos, con un seguro de responsabilidad civil contra terceros (cf. LCO n. 612).
16. Medios de pago
Para el uso de cualquier medio de disposición de dinero (tarjeta de crédito o débito, billeteras virtuales, etc.) se deberá contar con la autorización del Prior conventual y su Consejo, quienes fijarán las condiciones (límites de gastos, rendición de cuentas, etc.), que siempre incluirá el acceso a los mismos.
El movimiento generado por estos instrumentos deberá ser incorporado a las cuentas del convento. Con el cambio de asignación se deberá requerir nuevamente la autorización.
17. Mantenimiento del patrimonio conventual y provincial
a. El mantenimiento de los edificios, además de una necesidad para nuestra vida y ministerio, es también, a menudo, una obligación social, dado el valor histórico y artístico de muchas de nuestras iglesias y conventos. Todo convento debe contar con un plan de mantenimiento regular, para el que deben hacerse las previsiones correspondientes en los presupuestos de cada año.
b. Las refacciones ordinarias de los conventos y lugares de culto requieren la previa aprobación de la obra a realizar y de los gastos correspondientes por el consejo del convento. Las obras que impliquen una reforma o modificación considerables necesitan, además, la autorización escrita del Prior Provincial, quien no la dará sin contar con un informe del Consejo Económico de Provincia, el asesoramiento de peritos y el consentimiento del Consejo de Provincia (cf. LCO 588 y 589).
c. La enajenación de obras de arte, objetos de valor histórico u otros bienes notables del patrimonio conventual o provincial deberá contar con el parecer del Consejo Económico de la Provincia (LCO n. 608, § I), el consentimiento del Consejo de Provincia y la autorización escrita del Prior Provincial. Debe tenerse en cuenta también la legislación de la Iglesia (cf. CIC c. 638). Si se tratara de libros o colecciones bibliográficas notables se informará previamente al Regente de Estudios. En el caso de documentos se informará previamente al Archivista de Provincia.
18. Archivos
En todo convento, casa o institución de la Orden debe existir un archivo de la administración (cf. LCO n. 559) en el que se deben conservar los siguientes documentos:
a. Escrituras de las propiedades inmuebles.
b. Planos y mensuras de dichas propiedades.
c. Anteproyectos, proyectos y presupuestos de construcción y refacción de edificios.
d. Títulos y gravámenes fiscales sobre los automotores.
e. Copia del inventario completo de los bienes muebles e inmuebles del convento.
f. Documentación laboral (10 años).
g. Comprobantes de pago de servicios públicos e impuestos (6 años).
h. Facturas en general (2 años calendarios vencidos). i. Garantías, durante el tiempo de su validez.