ระบบขายสินค้า  คือ กระบวนการเกี่ยวกับการขายหรือให้บริการแก่ลูกค้า โดยเริ่มตั้งแต่การรับคำสั่งซื้อจากลูกค้าของกิจการ โดยลักษณะของการขายสินค้าหรือให้บริการส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปของการขายเป็นเงินสด เป็นเงินเชื่อ การจัดส่งสินค้าและการรับชำระ กิจกรรมสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลที่สำคัญของวงจรรายได้คือการสั่งขาย การจัดส่งสินค้า การบันทึกบัญชีตั้งหนี้ การวางบิล และการรับชำระหนี้

หน้าที่หลักของระบบ

ระบบขายสินค้า มีหน้าที่หลักที่สำคัญ ดังต่อไปนี้

1. หน้าที่ด้านสั่งขาย : เป็นการรวบรวมความต้องการของลูกค้า ซึ่งในบางกรณีลูกค้าอาจจะส่งคำสังซื้อตามใบสั่งซื้อมาทางไปรษณีย์ โทรสาร โทรศัพท์หรือเดินเข้ามาตั้งด้วยตนเอง โดยทั่วไปกิจการที่มีระบบบัญชีที่ดีด้านวงจรรายได้จะต้องออกใบสั่งขาย (Sale Order : S0) เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างลูกค้า และกิจการเสมอ แต่การออกใบสั่งขายเป็นเพียงกิจกรรมทางเลือกของวงจรนี้ หากองค์กรใดเห็นว่าการออกใบสั่งขายไม่มีความจำเป็นก็ไม่ต้องจัดทำเอกสารชนิดนี้ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภท และลักษณะรายการค้าของการรับคำสั่งซื้อของแต่ละกิจการ

2. หน้าที่ด้านจัดส่งสินค้า : เป็นหน้าที่ในการประมวลผลใบสั่งขาย หรือ ใบสั่งซื้อที่ได้รับการลูกค้าเพื่อสั่งจองสินค้าในระบบ จากนั้นก็จะเข้าสู่กิจกรรมด้านการเตรียมสินค้าเพื่อ ส่งไปยังลูกค้า โดยขั้นตอนนี้กิจการต้องออกใบส่งของ หรือ ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีไปพร้อมกับสินค้าที่จัดส่งด้วย

3. หน้าที่ด้านการบันทึกบัญชีตั้งหนี้ : เป็นการประมวลผลการบันทึกข้อมูลรายละเอียดสินค้า และการตั้งบัญชีลูกหนี้การค้าอันเกิดจากการขายเชื่อ เพื่อรออนุมัติการผ่านรายการโดยผู้บริหารฝ่ายบัญชี หรือผู้ที่ได้รับการมอบหมาย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กร

4. หน้าที่ด้านการวางบิล : เป็นการประมวลผลข้อมูลสรุปยอดหนี้คงค้าง โดยในการวางบิลแต่ละครั้งต้องอ้างอิงถึงเลขที่ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีที่เกิดขึ้นแล้วเสมอโดยทั่วไปใบแจ้งหนี้จะใช้กับการเรียกรับชำระหนี้ที่เกิดขึ้นไม่บ่อย ส่วนระบบใบวางบิลจะใช้กับกิจการที่มีการติดต่อกันเป็นประจำและใน 1 รอบการวางบิลจะมีการอ้างถึงใบส่งของ หรือใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีที่มีจำนวนมาก

5. หน้าที่ด้านการรับชำระ : เป็นการประมวลผลลูกหนี้การค้าสุทธิก่อนที่จะมีการบันทึกบัญชี (สุทธิจากส่วนลดและภาษี) ซึ่งการรับชำระหนี้รวมถึงรายการขายสดและการ รับชำระหนี้จากลูกหนี้การค้าในกรณีที่ขายเป็นเงินเชื่อ

6. หน้าที่ด้านการบันทึกบัญชีรับชำระหนี้ : เป็นหน้าที่ของการประมวลผลข้อมูลที่ได้รับชำระหนี่และตัดหนี้ของลูกหนี้ที่มีการจ่ายชำระ โดยการประมวลผลรายการนี้จะเกี่ยวข้องกับสิ่งที่ได้รับชำระด้วย เช่น เงินสด เงินโอนระหว่างธนาคาร หรือ เช็ครับ

7. หน้าที่ด้านการจัดทำรายงาน : เป็นหน้าที่ของการประมวลผลในการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้อง เช่น รายงานวิเคราะห์การขาย รายงานสินค้าคงเหลือ รายงานลูกหนี้การค้า รายงานทางภาษี และรายงานทางบัญชีที่เกี่ยวข้องทุกชนิดกับวงจรรายได้