Projektledning

Ett projekt är ett förändringsinstrument som syftar till att få till förnyelse och utveckling genom att testa nya idéer.

Definitionen av ett projekt

  • Ett projekt är tidsbegränsat
  • Ett projekt har bestämda och tydliga mål
  • Ett projekt har en budget
  • Ett projekt består av flera faser
  • Ett projekt har en egen organisation
  • Ett projekt har en eller flera särskilda ledare
  • Ett projekt är avgränsat från den vanliga verksamheten

Den löpande verksamheten, det ni brukar göra, är sällan projekt men kallas ibland projekt ändå. Men det är vanligt med projekt kopplade till den löpande verksamheten när man vill testa något nytt för att utveckla den redan existerande verksamheten. Projektet kan gå över till att bli återkommande verksamhet men är då inte längre ett projekt.

ROLLER I PROJEKTET

Projektledaren är den som leder arbetet, samordnar projektgruppen och är spindeln i nätet och håller koll på alla de olika delarna och att alla inblandade har gjort det de ska.

Projektgruppen är gruppen som arbetar med själva projektet. De jobbar tillsammans för att planera och genomföra projektet. Medlemmarna i gruppen kan ha ansvar för olika saker i projektet. Var tydliga med vad de olika rollerna innebär för ansvar och mandat.

PROJEKTETS FASER

1. Idé

2. Planering

3. Genomförande

4. Utvärdera och fira

1. IDÉ

Varför gör vi det här projektet? Vad är vårt syfte och mål? Vad vill vi uppnå? Bidrar projektet till att uppnå organisationens syfte och mål och årets verksamhetsplan?

Det kan vara bra att göra en nulägesanalys på organisationen och idén, exempelvis genom att använda SWOT-modellen.

Bra frågor att ställa i början:

  • Vad? - Vad är det vi vill/skall göra? Vad är problemet? Vad är vår lösning?
  • Hur? - Hur ska vi göra det?
  • När? - När börjar det och när ska det vara klart?
  • Vem? - Vem är huvudansvarig och vem kan vi ta hjälp av?
  • Resurser? - Vilka resurser i form av exempelvis tid, pengar, energi och personer finns att tillgå?
  • Succé? - När anser vi att vi nått framgång och succé?

2. PLANERING

Det är i denna fas som ni går in på djupet i de frågorna ni nyss har ställt er. Att driva ett projekt handlar främst om planering. Är planeringen bra gjort är genomförandet enkelt.

Sammanfattning

Gör en kort sammanfattning av projektidén. Vad ni vill uppnå och vad söker ni stöd för?

Bakgrund

Beskriv bakgrunden till projektet. Vad är problemet? Varför behövs projektet? Hur kan projektet kopplas till en större samhällsfråga? Vad är problemet i samhället som vi vill göra något åt? Hur kan det bli i framtiden tack vare projektet? Beskriv hur idén kommit till och vilka som varit med och diskuterat kring projektidén.

Syfte

Vad vill vi förändra? Vad vill vi uppnå? På vilket sätt skapar det förändring i samhället, föreningen, för individer osv.? Varför ska projektet genomföras och vad är nyttan med projektet?

Mål

Målen visar vad ni tror är lösningen på problemen som har beskrivits. Målen ska bidra till att uppnå syftet. Tänk på det som en tratt där syfte är större och bredare och målen blir en mer specifik nivå. Har ni ett startläge att mäta mot (siffror, attityder etc.)? Tänk både kvantitet och kvalitet när det gäller resultat.

Målen ska vara SMARTA.

  • Specifika
  • Mätbara
  • Accepterade
  • Realistiska
  • Tidsbestämda


Avgränsningar

Finns det några avgränsningar i projektet? Det är lätt att ett projekt växer och börjar omfatta väldigt mycket som ligger nära till hands. Därför är det bra att också förtydliga vad som inte ska göras.

Målgrupp

Vilka riktar sig projektet till? Vilken roll har de i projektet? Är de deltagare, mottagare, medskapande? Varför behöver de projektet?

Tidsplan

Under vilken tidsperiod genomförs projektet? Ange projekttiden, när projektet startar och slutar och viktiga deadlines under projekttiden. När måste vissa delar av projektet vara klart eller göras? Ju kortare tid projektet pågår desto mer exakta ska tidsangivelserna vara.

Ett bra sätt att göra en tidsplan är att börja i slutet, när ska projektet vara klart och därefter backa bakåt och se när de olika delarna behöver vara klara för att hinna klart i tid. På detta sätt kan ni upptäcka om tidsplanen är realistisk eller inte. Ofta tror vi saker går snabbare än de faktiskt gör. Tänk också på att vissa saker inte går att göra före andra utan att de är beroende av varandra i en vist tidsföljd.


Aktivitetsplan

Vilka olika aktiviteter ingår i projektet? Bidrar aktiviteterna till att uppnå projektets syfte och mål? När ska aktiviteterna ske? Vem är ansvarig för de olika aktiviteterna och vilka andra hjälper till? Samla allt så ni får en bra överblick.

Finansiering och budget

Hur mycket kommer projektet och de olika delarna kosta? Sammanställ detta i en budget. En budget är en gissning på vad de olika delarna kommer kosta. Budgeten bör inte vara för optimistiskt. Utgå inte från det billigaste möjliga utan det dyrast möjliga. Det är bättre att planera för att det kommer kosta mer än ni tror än att budgetera för lite.

Varifrån ska ni få pengarna? Har ni egna pengar eller måste ni söka från exempelvis riksorganisationen eller en MP-avdelning? Hur söker ni pengar från de och hur lång tid tar det innan ni får besked? Var ute i god tid!

Projektgruppen - vem gör vad?

Vem ska göra vad? Vilka roller finns det inom projektet och vad innebär det? Vad får de olika rollerna göra? Hur mycket och vad får de bestämma själva utan att komma överens i hela gruppen? Var så tydliga ni bara kan, dela ut ansvar och uppgifter och lita på och hjälp varandra. Ni gör det tillsammans.

Samarbetspartners

Ska ni samarbeta med andra inom den gröna rörelsen eller andra organisationer eller personer? På vilket sätt? Vad är deras roll? Ska de bidra med pengar? Hur gör ni det rent praktiskt? Vem av er bestämmer i slutändan i olika frågor?

Kommunikationsplan

Hur kommuniceras projektet externt och internt? Vem har ansvar för det och när ska det göras?

Riskanalys och åtgärdsplan

För stora projekt är det bra att göra en riskanalys och åtgärdsplan men det är såklart bra att fundera på detta oavsett storlek på projektet. Ni kan exempelvis göra en SWOT-analys eller riskbedömning. Hur ska de största riskerna hanteras i projektet? Det behöver inte ta så långt tid.

Utvärdering

Hur utvärderas projektet? Ska ni utvärdera löpande under projekttiden och efter avslut? Vilka mätmetoder ska ni använda? Hur vet ni när ni har lyckats? Vem ansvarar för att detta blir gjort?

Projekts fortlevnad

Vilken bestående verksamhet eller resultat finns kvar i organisationen efter projektet slut? Ska projektet bli ordinarie verksamhet?

3. GENOMFÖRANDE

Har ni planerat ordentligt så är genomförandet ofta den enklaste delen, men var beredd på att saker och ting kan förändras och att ni kan få tänka om och göra förändringar mitt i.

4. UTVÄRDERA OCH FIRA

Hur gick det då? Utvärderingen är eftersnacket men med fokus på att lära av sina erfarenheter. Det handlar om att för sig själv och eventuella bidragsgivare komma fram till om målen har nått, vad som gick bra och vad som kunde gjorts annorlunda. Om projektet är stort och/eller håller på under en längre tid kan det vara bra att utvärdera delmål.

Ett projekt lägger ofta grunden till en fortsättning eftersom det kan leda till nya idéer och samarbeten. Kom överens om ni ska ta tillvara på de möjligheterna eller om ni är nöjda som det är.

Och sist men inte minst är det superviktigt att ni KOMMER IHÅG ATT FIRA! Oavsett hur projektet har gått har ni gjort flera bra saker och lärt er en massa bra saker till nästa gång.