Intranet FACISC


A Federação das Associações Empresariais de Santa Catarina - FACISC tem mais de 45 anos de atuação e é o maior sistema empresarial voluntário no estado. Apoia diversos setores como: indústria, comércio, serviços, agronegócio, profissionais liberais, turismo e diversos outros. Este ecossistema empresarial envolve 146 associações e 34 mil empresas distribuídas por Santa Catarina.

O alinhamento estratégico da FACISC é dividido em: Representatividade, sustentabilidade, melhoria do ambiente empresarial e fortalecimento do sistema FACISC. Com seus diversos projetos apoiados a esses pilares estratégicos a associação é o principal elo entre as empresas de Santa Catarina.


Desafio

Devido a capilaridade e complexidade dos projetos da FACISC a empresa precisa de um canal de comunicação com seus colaboradores que seja rápido, fácil e seguro. Antes de desenvolver a intranet era usado um ambiente híbrido, onde pessoas externas tinham acesso a informações destinadas aos colaboradores.

Existia a necessidade de troca de arquivos de determinadas áreas da empresa com os colaboradores, como por exemplo o holerite, formulários e documentos para assinatura. Sem uma maneira organizada dessa troca acontecer, era destinado um colaborador para realizar essa função, usando o exemplo do holerite: um funcionário precisava passar na mesa de todos os colaboradores para entregar o holerite e recolher a assinatura de um-por-um. Quando algum colaborador não estava na empresa ou estava em reunião, o funcionário precisava passar em outro horário para recolher a assinatura e entregar o holerite.

A maior dificuldade da área de TI da FACISC antes do desenvolvimento da intranet na plataforma Google era a abertura de chamados, os colaboradores costumavam enviar e-mail para abertura de chamados, o que dificultava a organização na hora de resolver o problema e a mensuração para medir o desempenho da área de TI e das ferramentas do G Suite.

Intranet no Google Sites

A Intranet da FACISC desenvolvida pela MOVTI na Plataforma do G Suite do Google, segundo o Vinicius Silva da área de Marketing "o objetivo de fazer a intranet, foi ter um grande atalho de informações" onde toda a comunicação da empresa estivesse de forma clara e acessível para todos os colaboradores, em qualquer lugar que estiverem, pois após migrar para a plataforma G Suite, os colaboradores têm acesso remoto a intranet, podendo acessar de qualquer lugar do mundo.

Para a construção da intranet, foi utilizada a Plataforma G Suite, um conjunto de ferramentas Google para empresas. Além de construção de portais (exemplo mais marcante deste case), a FACISC e outros clientes contam com e-mail profissional, agenda de pessoas e recursos, chat e videoconferência, armazenamento em nuvem, ferramentas de colaboração que substituem o pacote office, rede social corporativa, segurança avançada e muito mais.


A intranet ajudou diretamente a área de RH no processo dos holerites. Com a intranet os holerites são compartilhados com os colaboradores, e eles mesmo baixam e arquivam, de forma segura e rápida, sem precisar designar um colaborador para passar de mesa em mesa para realizar o processo. Hoje esse colaboradores que era alocado para essa função pode fazer tarefas mais complexas, já que o processo foi otimizado com a plataforma G Suite.


A abertura de chamados para a equipe de TI também foi otimizada com a intranet na plataforma G Suite. Na intranet existe uma ferramentas onde os colaboradores abrem o chamado de forma organizada, assim o TI consegue atender de forma ágil e eficiente. Como todos os chamados são feitos no mesmo ambiente, é possível mensurar em números, quantos chamados a área tem por mês, a velocidade que esses chamados são atendidos, medindo a performance da área a das próprias ferramentas do G Suite.

O agendamento de salas de reunião que era organizado por uma secretária designada para organizar os pedidos e agendar as salas, com o Google Agenda integrado com a intranet, os colaboradores conseguem agendar a sala de reunião de forma ágil e assertiva, já que conseguem ver em tempo real os horários disponíveis. Com essa ferramenta o colaborador faz apenas o filtro das reservas de sala, passando a ser um tomador de decisão.

Resultados

O desenvolvimento da Intranet da FACISC durou cerca de 2 meses, incluindo o tempo de aprovação de todas as áreas de empresas englobadas no projeto. Foram designados 2 funcionários da empresa para trabalhar junto a equipe da MOVTI, o desenvolvimento não atrapalhou suas tarefas do dia-a-dia e os funcionários conseguiram continuar realizando suas tarefas.

A área de Recursos Humanos da FACISC hoje, com a intranet, conseguiu agilizar o processo dos holerites para os colaboradores e fazer uma comunicação muito mais efetiva e eficiente, com a Agenda e Drive do G Suite.

Com a ferramenta de abertura de chamados a área de TI passou a atender mais rápido e com mais eficácia os colaboradores, as ligações diminuíram drasticamente e a organização das informações na hora de solucionar algum problema fez a área se tornar mais eficiente.

Toda a economia de tempo e otimização dos processos, além de gerar agilidade para a FACISC gerou economia financeira. Com todas as ferramentas do G Suite, incluindo a Intranet foram substituídas diversas outras ferramentas não integradas, que geravam custos, agora são todas gerenciadas dentro do G Suite.

O principal ponto positivo da Intranet desenvolvida na plataforma G Suite do Google é que esta em constante desenvolvimento, mesmo depois do projeto entregue pela MOVTI, a FACISC tem ideias e encontra funcionalidades que podem otimizar os processos e tornar a empresa cada mais mais ágil colaborativa e eficiente.