Case Khronos

O Grupo Khronos

O Grupo Khronos é um grupo de empresas do setor de segurança que está nesse mercado desde 1984. A empresa começou fabricando sistemas de segurança para residências, comércio e indústrias, aos poucos adicionou produtos ao seu portfólio e expandiu sua operação no Brasil com distribuidoras de produtos de segurança nas principais regiões de Santa Catarina e Rio Grande do Sul.

A partir de 2001, iniciaram-se as atividades na área de segurança patrimonial privada, eletrônica e humana, oferecendo os serviços de monitoramento de alarmes, monitoramento de imagens, vigilância patrimonial, rastreamento veicular, portaria virtual, entre outros.

Hoje o grupo está presente em 16 estados brasileiros, conta com mais de 2.000 colaboradores pulverizados em diversas filiais. Os colaboradores recebem treinamentos periódicos e contam com um alto nível de tecnologia no seu dia-a-dia. O Grupo Khronos é consolidado no mercado de hardwares e softwares para segurança e hoje o principal objetivo é continuar acompanhando as inovações tecnológicas do mercado de segurança e continuar sendo referência neste mercado, garantindo a segurança dos clientes através de um serviço de alta qualidade.


Desafios Tecnológicos

A empresa Khronos antes de migrar para o G Suite recebia mais de 500 spams por dia e por usuário, o que gerava muito tempo improdutivo para os colaboradores diariamente. O sistema de e-mail não era em nuvem e as mensagens eram armazenadas nas máquinas dos usuários ocasionando perda dos dados quando o computador tinha problemas e falta de mobilidade. A falta de mobilidade das ferramentas também afetava a equipe, principalmente alguns cargos estratégicos e gerenciais que precisam se deslocar entre as unidades da empresa para fazer reuniões, treinamentos ou negócios.

A empresa costumava usar ferramentas free de comunicação, sem integração com o sistema da empresa e muitas vezes na conta pessoal dos colaboradores, o que gerava insegurança na informação da empresa.

A capilaridade da empresa também era um desafio para os gestores, com muitas sedes espalhadas pelo Brasil o controle das ações e projetos da empresa e o treinamento do pessoal, é algo que demanda mobilidade e organização dos arquivos, sem um sistema integrado de ferramentas era muito difícil gerir a complexidade administrativa com eficiência.

Solução com o G Suite

Para o Grupo Khronos migrar para o G Suite não era uma tarefa fácil, a tomada de decisão e treinamento dos colaboradores em um cenário pulverizado dificulta a implantação de novas ferramentas. Como a empresa é distribuía em vários estados devido a necessidade de sedes físicas distintas e distantes com objetivos diferentes como lojas, bases de serviços e indústrias.

Por essa dificuldade foi adotado a metodologia da Gestão da Mudança para implantar o Google na empresa, e isso foi o grande impulsionador dessa mudança e trouxe resultados muito positivos para a Khronos. A Gestão da Mudança consiste em ensinar a empresa a trabalhar como o Google trabalha com as ferramentas do G Suite, vai muito além de um treinamento de ferramentas de trabalho, é uma nova forma de se trabalhar. A gestão da mudança atingiu todas as áreas e públicos dentro da empresa, fazendo com que os próprios colaboradores se ajudassem com as novas ferramentas tirando dúvidas e incentivando os colegas a trabalhar de forma colaborativa.


Nos treinamentos a Khronos segmentou os funcionários por familiaridade com novas tecnologias e facilidade com o mundo digital, fazendo turmas divididas em níveis de aprendizado, para a empresa que é heterogênea, conseguisse aprender no mesmo ritmo.

Mesmo depois do treinamento finalizado, os colaboradores continuam usando a camisa (literalmente) do Google dentro da empresa e auxiliando a equipe de TI desde simples dúvidas na ferramenta até projetos baseados na Gestão da Mudança.

O projeto de implantação do G Suite no Grupo Khronos levou cerca de 2 meses para ser concluído, com colaboradores trabalhando diariamente no projeto. A empresa fez ações de marketing interno, com produção de um vídeo para incentivar a adoção da nova tecnologia, e segundo o gestor de Marketing Iago Souza: "a adaptação não poderia ter sido melhor"

A própria área de Marketing tem mais segurança e facilidade no compartilhamento de arquivos pesados, com o Drive a segurança da informação é total e cada usuário tem direito a 30 Gb de espaço de armazenamento.

O Google Agenda é outra ferramenta que ajuda os colaboradores da Khronos diariamente, os funcionários usam esse aplicativo regularmente, tornando a empresa mais organizada e dinâmica, já que as pessoas podem ver os compromissos do seu time e se organizar de forma colaborativa. Eles costumam dizer internamente “se não está na agenda não existe”.

Resultados

O projeto G Suite da MOVTI com a Khronos levou a empresa para outro patamar de tecnologia, deu aos colaboradores da empresa uma ferramenta poderosa de trabalho e colaboração. Alguns do principais resultados encontrados:

Fim de todos problemas de e-mail

Maior colaboração entre as equipes

Mobilidade para os colaboradores

Gestão sobre o ambiente digital

Aumento da produtividade

Políticas avançadas de TI

Redução de Custos

O Projeto Google foi um marco para a nossa empresa. A MOVTI realizou um trabalho exemplar, tendo a preocupação com o sucesso do projeto do início ao fim, exatamente conforme a nossa expectativa. A qualidade do trabalho realizado fez toda a diferença.

- Camila Benincá, Business Development Manager at Khronos


Alguns dos resultados gerados:


Nesse processo foram empenhadas cerca de 80 pessoas, com treinamentos e implantação das ferramentas, o que foi necessário para alcançar os resultados na adoção das ferramentas por parte do colaboradores, após realizar os treinamentos, fizemos uma pesquisa para colher alguns dados:



A pesquisa mostrou que a grande maioria dos colaboradores da Khronos já tinham algum contato com as ferramentas Google antes da empresa adotar essa solução, o que facilita o aprendizado e adoção por parte das equipes. Com a familiaridade da equipe com o Google mais o treinamento específico das ferramentas de trabalho do G Suite os resultados de adoção e usabilidade dos colaboradores são excelentes, como podemos ver no gráfico abaixo:



Conforme podemos observar nos gráficos ao lado, mais de 90% dos colaboradores da Khronos, estão satisfeitos com as ferramentas G Suite e 88% acreditam que as ferramentas tenham ajudado de forma efetiva a produtividade e qualidade do seu trabalho. Com ferramentas de comunicação integrada, armazenamento em nuvem e colaboração os funcionários da Khronos tem mais liberdade e agilidade na hora de criar e mais informações na tomada de decisão.



O projeto da Khronos teve uma complexidade muito grande devido a sua pulverização, com diversos setores e culturas dentro da empresa. Este cenário complexo permitiu um excelente resultado para o projeto. A empresa além de adotar as ferramentas G Suite e empoderar seus colaboradores, a Khronos agora faz a gestão dos próprios projetos com a metodologia Google, ou seja, a empresa tem colaboração, agilidade e assertividade com o uso das ferramentas Google e sua metodologia.


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