การใช้คำนำหน้านาม หรือนำหน้าชื่อในหนังสือราชการ เอกสารราชการ หรือเอกสารอื่นใดที่เป็นทางการมีหลักเกณฑ์ที่ชัดเจน โดยจะต้องถือปฏิบัติตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พุทธศักราช 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม และได้มีระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยการใช้ตำแหน่งทางวิชาการเป็นคำนำหน้านาม พ.ศ. 2536
1.การใช้คำหน้านามในหนังสือราชการ
ไม่เว้นวรรคคำนำหน้าชื่อ ตำแหน่งหรืออาชีพ ยกเว้น ยศ
1.1) บุคคลทั่วไป นำด้วย นาย(ชื่อ) นาง(ชื่อ) นางสาว(ชื่อ)
1.2) ฐานันดรศักดิ์นำด้วย เช่น หม่อมราชวงศ์(ชื่อ), หม่อมราชวงศ์(ชื่อ) หม่อมหลวง(ชื่อ)
1.3) บรรดาศักดิ์นำด้วย เช่น ท่านผู้หญิง(ชื่อ)
1.4) ยศทหารหรือตำรวจนำด้วย เช่น พลตำรวจเอกX(ชื่อ), พลX(ชื่อ), นาวาเอกX(ชื่อ)
1.5) ตำแหน่งทางวิชาการนำด้วย เช่น ศาสตราจารย์(ชื่อ), รองศาสตราจารย์ (ชื่อ), รองศาสตราจารย์ ดร.(ชื่อ), รองศาสตราจารย์ ดร. นายแพทย์(ชื่อ)
2.การเรียงลำดับคำนำหน้านาม
(ระเบียบสำนักนายกฯ พ.ศ. 2536 ข้อ.6)
2.1) ตำแหน่งทางวิชาการ
2.2) ยศ
2.3) บรรดาศักดิ์/ ฐานันดรศักดิ์/ คำนำหน้านามสตรีที่ได้รับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์ เช่น ท่านผู้หญิง, คุณหญิง
2.4) ชื่อ
ตัวอย่าง ศาสตราจารย์ พลเอก หม่อมราชวงศ์,หม่อมเจ้า, ท่านผู้หญิง (ชื่อ)
เช่น ศาสตราจารย์ พลตรี หม่อมราชวงศ์คึกฤทธิ์ ปราโมช