คำเชื่อม คือคำที่ทำหน้าที่เชื่อมคำกับคำ เชื่อมประโยคกับประโยค เชื่อมข้อความกับข้อความ หรือข้อความให้สละสลวย
1. การใช้คำเชื่อมโยงสัมพันธ์กัน
เนื้อความแต่ละประโยค แต่ละย่อหน้าต้องสัมพันธ์ กลมกลืนกัน โดยใช้คำ หรือวลีเชื่อมความคิดที่เหมาะสม ได้แก่
ด้วย..........................................
ในการนี้.....................................
2. การใช้ “โปรด”
จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
- ผู้ใต้บังคับบัญชา ถึง ผู้บังคับบัญชา
- ผู้รับหนังสืออยู่ระดับเดียวกัน
- ให้เกียรติผู้รับแม้จะต่างระดับกัน
จึงเรียนมาเพื่อทราบ
- ผู้บังคับบัญชา ถึง ผู้ใต้บังคับบัญชา
- ผู้รับหนังสืออยู่ระดับต่ำกว่า
3. การใช้ “คำขอบคุณ”
พิจารณาจากตำแหน่งของผู้รับหนังสือ
ตำแหน่ง คำขอบคุณ
เสมอ/ต่ำกว่า ขอขอบคุณ
สูงกว่า จะเป็นพระคุณ
สูงสุด (15 ตำแหน่ง) จะเป็นพระคุณยิ่ง
4. การใช้ “ทั้งนี้ ในการนี้ อนึ่ง อย่างไรก็ตาม”
- ทั้งนี้ ใช้ในกรณีกล่าวเพิ่มเติมเรื่องที่กล่าวมาแล้วบางครั้งมีลักษณะเป็นเงื่อนไข
- ในการนี้ ใช้ในกรณีกล่าวแทนข้อความที่กล่าวไปแล้ว เพื่อเพิ่มเติมว่าจะดำเนินการอย่างไรต่อไป
- อนึ่ง ใช้ในกรณีกล่าวเพิ่มเติมในประเด็นที่แตกต่างจากที่กล่าวไปแล้ว แต่มิใช่แตกต่างอย่างสิ้นเชิง
- อย่างไรก็ตาม กล่าวเพิ่มเติมในกรณีที่ขัดแย้งกับข้อความที่กล่าวมาแล้ว แต่มีลักษณะผ่อนปรน เห็นใจ
5. การใช้คำเชื่อม “กับ แก่ แด่ ต่อ”
- กับ ใช้เชื่อมคำหรือความเข้าด้วยกัน เช่น มหาวิทยาลัยพัฒนาบุคคลให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์
- แก่ ใช้นำหน้าฝ่ายรับที่มีศักดิ์เสมอหรือต่ำกว่าผู้ให้ เช่น โรงเรียนมอบทุนแก่นักเรียนที่เรียนดี
- แด่ ใช้นำหน้าฝ่ายรับที่มีศักดิ์สูงกว่าผู้ให้ เช่น ผู้ใหญ่บ้านถวายผ้าไตรจีวรแด่พระสงฆ์
- ต่อ ใช้กับผู้รับเป็นผู้ใหญ่ มีอำนาจหน้าที่สูงกว่า เช่น พนักงานธุรการเขียนหนังสือเสนอต่อผู้อำนวยการ
6. การใช้คำเชื่อม “ควร พึง ย่อม ต้อง ให้”
- ควร แนะนำ มีผลบังคับทางจิตใจ
- พึง เป็นบรรทัดฐานมีผลบังคับทางสังคม
- ย่อม คำเตือน มีผลบังคับเป็นทางการ แต่ไม่เด็ดขาดให้ใช้ดุลพินิจได้
- ต้อง คำสั่งซึ่งจะมีมาตรการลงโทษผู้ไม่ปฏิบัติตามได้
- ให้ คำบังคับ จะมีมาตรการลงโทษผู้ฝ่าฝืนด้วย
7. การใช้คำเชื่อม “เช่น”
ใช้เพื่อยกตัวอย่างซึ่งไม่ได้อยู่ในชุดหรือกลุ่มเดียวกัน และไม่เรียงตามลำดับ คำว่า "เช่น" ไม่ต้องมีคำว่า "เป็นต้น" ปิดท้าย อาจใช้ ฯลฯ ปิดท้ายหรือจะไม่ใช้ก็ได้
ตัวอย่าง ห้างเซ็นทรัลมีสินค้าหลากหลายชนิด เช่น เสื้อผ้า เครื่องสำอาง เครื่องครัว เครื่องนอน นาฬิกา ฯลฯ
8. การใช้คำว่า “ได้แก่” ใช้ระบุถึงสิ่งที่อยู่ในชุดเดียวกันครบทั้งชุด
ตัวอย่าง นพรัตน์ คือ แก้วมณีมีค่า 9 อย่าง ได้แก่ เพชร ทับทิม มรกต บุษราคัม โกเมน นิล มุกดา เพทาย ไพฑูรย์
9. การใช้คำว่า "เป็นต้น" ใช้วางท้ายชุดตัวอย่างคำที่อยู่ในชุดเดียวกัน โดยเรียงลำดับจากลำดับแรกเป็นต้นไป แต่ไม่จำเป็นต้องนำมาแสดงทั้งหมด
ตัวอย่าง นพรัตน์ คือ แก้วมณีมีค่า 9 อย่างมี เพชร ทับทิม มรกต บุษราคัม เป็นต้น
10. การใช้คำ "อาทิ" ใช้กับภาษาที่เป็นแบบแผน ใช้ยกตัวอย่างคำ เช่นเดียวกับคำว่า “เป็นต้น” ยกมาเพียงแค่ลำดับแรก
ตัวอย่าง
- พระพุทธเจ้าตรัสรู้อริยสัจ ๔ อาทิ ทุกข์
- พระพุทธเจ้าตรัสรู้อริยสัจ ๔ มีทุกข์ เป็นอาทิ
* ห้ามใช้ “อาทิเช่น” เด็ดขาด