1. คำขึ้นต้น
การใช้คำขึ้นต้นให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ ตำแหน่งหรือชื่อบุคคล แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีไปถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่โดยทั่วไปจะใช้ นาย นาง นางสาว จะไม่ใช้ นพ. ดร.
- ยศทหารตำรวจ
- ฐานันดรศักดิ์
- บรรดาศักดิ์ ขุน หลวง พระ
- สตรีที่ได้รับเครื่องราชอิสริยาภรณ์จุลจอมเกล้า เช่น คุณหญิง ท่านผู้หญิง
- ตำแหน่ง เช่น อธิบดี เจ้ากรม เลขาธิการ อธิการบดี ผู้บัญชาการ หัวหน้ากอง ผู้อำนวยการกอง คณบดี ไม่ใช้ ท่าน นำหน้า
คำขึ้นต้นหนังสือภายใน
ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือ เหมือนหนังสือภายนอกการลงตำแหน่งบางครั้งก็ใช้ตัวย่อได้
2. คำลงท้าย
การใช้คำลงท้ายให้ใช้คำลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือให้ใช้คำลงท้ายตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนามและคำลงท้าย ซึ่งจะต้องให้สัมพันธ์กับคำขึ้นต้น
การเขียนส่วนสรุปควรเป็นประโยคสั้น ๆ เป็นการสรุป เน้นย้ำ หรือ ขอบคุณ แล้วแต่กรณี แต่จะต้องตรงกับเรื่องในส่วนเนื้อหาด้วย
เรื่อง
คำลงท้าย
1. ขออนุญาต หรือขออนุมัติ
ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา
ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนุมัติด้วยจะขอบคุณยิ่ง
2. ขอความร่วมมือ หรือขอความอนุเคราะห์
ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมือ ขอขอบคุณ
ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้ความร่วมมือ (อนุเคราะห์) ด้วยจะขอบคุณยิ่ง
ค. (สถาบัน) หวังว่าจะได้รับความร่วมมือ (อนุเคราะห์) จากท่านด้วยดี และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้
3. รายงานผลการปฏิบัติงาน
ก. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ
ข. จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาดาเนินการต่อไป
4. ตอบปฏิเสธ
ก. จึงเรียนมาเพื่อ (โปรด) ทราบ
ข. จึงเรียนมาเพื่อ (โปรด) ทราบ และขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย
คำขึ้นต้นและคำลงท้าย
พระราชวงศ์(พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว)
คำขึ้นต้น
ขอเดชะฝ่าละอองธุลีพระบาทปกเกล้าปกกระหม่อมข้าพระพุทธเจ้า (ออกชื่อเจ้าของหนังสือ) ขอพระราชทานพระบรมราชวโรกาสกราบบังคมทูลพระกรุณาทราบฝ่าละอองธุลีพระบาท (สรรพนาม) ใต้ฝ่าละอองธุลีพระบาท ข้าพระพุทธเจ้า
คำลงท้าย
ควรมิควรแล้วแต่จะทรงพระกรุณาโปรดเกล้าโปรดกระหม่อมขอเดชะ ข้าพระพุทธเจ้า (ลงชื่อ)
(หรือจะเอาคำว่าขอเดชะมาไว้ท้ายชื่อเจ้าของหนังสือก็ได้)
คำจ่าหน้าซอง
ขอพระราชทานทูลเกล้าทูลกระหม่อมถวายขอเดชะ
พระภิกษุสงฆ์ทั่วไป
คำขึ้นต้น
นมัสการ.........
สรรพนาม
ท่าน ผม - ดิฉัน
คำลงท้าย
ขอนมัสการด้วยความเคารพ
คำจ่าหน้าซอง
นมัสการ......
บุคคลธรรมดา (15 ตำแหน่ง)
ได้แก่ ประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานวุฒิสภา รัฐบุรุษ ประธานศาลฎีกา ประธานศาลรัฐธรรมนูญ ประธานศาลปกครองสูงสุด ประธานกรรมการการเลือกตั้ง ผู้ตรวจการแผ่นดินของรัฐสภา ประธานกรรมการสิทธิมนุษยชนแห่งชาติ ประธานกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ ประธานกรรมการตรวจเงินแผ่นดิน
คำขึ้นต้น/ คำที่ใช้ในการจ่าหน้าซอง
กราบเรียน
สรรพนาม
กระผม ดิฉัน ท่าน
คำลงท้าย
ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง