การใช้ภาษาในการเขียนหนังสือราชการ นอกจากรูปแบบจะถูกต้องตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรรณแล้ว ยังจำเป็นต้องมีการใช้ถ้อยคำภาษาที่ถูกต้องชัดเจน เหมาะสม ถูกต้องตามหลักการใช้ภาษาใช้ให้เหมาะสมกับบุคคลและโอกาสตรงตามวัตถุประสงค์ของการเขียน
ตัวอย่าง คำที่ควรใช้ และคำที่ไม่ควรใช้ (ภาษาพูด) ในการเขียนหนังสือราชการ
คำที่ไม่ควรใช้ (ภาษาพูด)
คำที่ควรใช้
คำที่ไม่ควรใช้ (ภาษาพูด)
คำที่ควรใช้
บอก แจ้ง
ตรวจดู ตรวจสอบ
ช่วย อนุเคราะห์
เดี๋ยวนี้ ขณะนี้
ได้ไหม ได้หรือไม่
ทำไม เหตุใด
ทำ ดำเนินการ
ใคร่ ประสงค์
ถ้า หาก
เหมือนกัน เช่นเดียวกัน
อย่างไร เช่นใด ประการใด
ไม่ได้ มิได้ หาได้ไม่ มิอาจ...ได้
ไม่ดี มิชอบ ไม่สมคาร
ขอยืม ขอรับการสนับสนุน
ไม่ว่าง ติดภารกิจ
แก้ไข พิจารณาทบทวน
จ่ายเงินได้ สนับสนุนค่าใช้จ่าย
คิดแล้วว่า พิจารณาแล้วว่า
อะไร สิ่งใด อันใด
ต้องการ ประสงค์
สงสัยว่า มีข้อสังเกตว่า
เสร็จแล้ว แล้วเสร็จ
ใช้ไม่ได้ ยังต้องปรับปรุง
จักขอบคุณมาก จะขอบคุณมาก
ซึ่งส่งมาพร้อมกับหนังสือนี้ ตามเอกสารแนบ
การลง วัน เดือน ปี ในหนังสือราชการ
1. วันที่ ให้ใส่ตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เช่น ๒๐ กรกฎาคม ๒๕๖๖
2. การใช้วันที่ในส่วนเนื้อหาของหนังสือราชการ เช่น จัดกิจกรรมการฝึกอบรม ในวันที่ ๒๐ กรกฎาคม ๒๕๖๖ หรือ ในวันพุธที่ ๒๐ กรกฎาคม ๒๕๖๖
3. การใช้วันที่ ในหนังสือราชการประเภท คำสั่ง ระเบียบ ประกาศ ให้มีคำว่า พ.ศ. และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เช่น
สั่ง ณ วันที่ ๑ ตุลาคม พ.ศ. ๒๕๖๖
ประกาศ ณ วันที่ ๑ ตุลาคม พ.ศ. ๒๕๖๖