ไฟล์เอกสารบางไฟล์เป็นเอกสารลับและสำคัญ ดังนั้น เพื่อความปลอดภัยของเอกสารลับ และสำคัญ ควรมีการตั้งรหัสผ่านไฟล์เอกสารลับสำหรับการเปิดไฟล์เอกสารไว้ ซึ่งมีวิธีการตั้งรหัสผ่านไฟล์เอกสารลับของเอกสาร ดังนี้
2.5.1 ไฟล์เอกสาร Microsoft Office
1) เริ่มจากเปิดไฟล์เอกสารสำคัญที่สร้างด้วย Microsoft Word (หรือไฟล์ที่ทำงานบน Microsoft Office) ขึ้นมา แล้วคลิกที่เมนู File
2) จากนั้นคลิกที่ Info >> เลือก Protect Document แล้วเลือกที่ Encrypt with Password เพื่อตั้งรหัสผ่านไฟล์เอกสารลับ
3) จากนั้นใส่รหัสผ่าน Password ตามที่ต้องการ แล้วคลิก OK
4) ใส่รหัสผ่าน Password อีกครั้ง แล้วคลิก OK
5) สถานะของ Protect Document จะเปลี่ยนเป็น A Password is required to open this document แสดงว่าไฟล์เอกสารนี้ต้องใช้รหัสผ่านในการอ่าน
6) คลิก Save เพื่อไฟล์เอกสารนั้นล็อคด้วยรหัสผ่าน เป็นการเสร็จเรียบร้อยเวลาเปิดไฟล์ระบบก็จะถามรหัสผ่านก่อนทุกครั้ง
7) หากต้องการยกเลิกรหัสผ่าน จากเดิมที่ตั้งรหัสผ่านไว้ ก็เลือกตาม ขั้นตอนดังรูป แต่การใส่รหัสผ่านนั้นให้ว่างไว้ แล้วคลิก OK เพื่อยกเลิกการล็อคด้วยรหัสผ่าน
2.5.2 ไฟล์เอกสาร PDF
1) เปิดโปรแกรม Adobe Acrobat XI Pro > เปิดไฟล์ PDF ขึ้นมา จากนั้นไปที่ File > Properties
2) เลือกแทบ Security > เลือก Password Security
3) Document Open เลือก Require a password to open the document จากนั้นกรอกรหัสผ่านที่จะใช้เปิดไฟล์เอกสาร Permission เลือก Restrict edit and Printing ใส่รหัสผ่านถ้าจะมีการแก้ไขเอกสาร หรือพิมพ์เอกสาร โดยทั้ง ๒ รหัสผ่านด้านบน ต้องไม่ซ้ำกัน จากนั้นกด OK
4) ยืนยันรหัสผ่านที่จะใช้ทำการเปิดเอกสาร และรหัสผ่านที่จะต้องทำการแก้ไขเอกสาร
5) จากนั้นกด OK อีกครั้ง
6) กดเมนู Save As และบันทึกไฟล์เอกสาร
7) ทดสอบการเปิดเอกสาร PDF โดยการใส่รหัสผ่าน แล้วคลิกปุ่ม OK
8) หากต้องการยกเลิกรหัสผ่าน จากเดิมที่ตั้งรหัสผ่านไว้ ก็เลือกตามขั้นตอนดังรูป แต่การใส่รหัสผ่านนั้นให้ว่างไว้ แล้วคลิก OK เพื่อยกเลิกการล็อคด้วยรหัสผ่าน