2.5 การตั้งค่าความปลอดภัยเอกสาร

ไฟล์เอกสารบางไฟล์เป็นเอกสารลับและสำคัญ ดังนั้น เพื่อความปลอดภัยของเอกสารลับ และสำคัญ ควรมีการตั้งรหัสผ่านไฟล์เอกสารลับสำหรับการเปิดไฟล์เอกสารไว้ ซึ่งมีวิธีการตั้งรหัสผ่านไฟล์เอกสารลับของเอกสาร ดังนี้

2.5.1 ไฟล์เอกสาร Microsoft Office

1) เริ่มจากเปิดไฟล์เอกสารสำคัญที่สร้างด้วย Microsoft Word (หรือไฟล์ที่ทำงานบน Microsoft Office) ขึ้นมา แล้วคลิกที่เมนู File

2) จากนั้นคลิกที่ Info >> เลือก Protect Document แล้วเลือกที่ Encrypt with Password เพื่อตั้งรหัสผ่านไฟล์เอกสารลับ

3) จากนั้นใส่รหัสผ่าน Password ตามที่ต้องการ แล้วคลิก OK

4) ใส่รหัสผ่าน Password อีกครั้ง แล้วคลิก OK

5) สถานะของ Protect Document จะเปลี่ยนเป็น A Password is required to open this document แสดงว่าไฟล์เอกสารนี้ต้องใช้รหัสผ่านในการอ่าน

6) คลิก Save เพื่อไฟล์เอกสารนั้นล็อคด้วยรหัสผ่าน เป็นการเสร็จเรียบร้อยเวลาเปิดไฟล์ระบบก็จะถามรหัสผ่านก่อนทุกครั้ง

7) หากต้องการยกเลิกรหัสผ่าน จากเดิมที่ตั้งรหัสผ่านไว้ ก็เลือกตาม ขั้นตอนดังรูป แต่การใส่รหัสผ่านนั้นให้ว่างไว้ แล้วคลิก OK เพื่อยกเลิกการล็อคด้วยรหัสผ่าน

2.5.2 ไฟล์เอกสาร PDF

1) เปิดโปรแกรม Adobe Acrobat XI Pro > เปิดไฟล์ PDF ขึ้นมา จากนั้นไปที่ File > Properties

2) เลือกแทบ Security > เลือก Password Security

3) Document Open เลือก Require a password to open the document จากนั้นกรอกรหัสผ่านที่จะใช้เปิดไฟล์เอกสาร Permission เลือก Restrict edit and Printing ใส่รหัสผ่านถ้าจะมีการแก้ไขเอกสาร หรือพิมพ์เอกสาร โดยทั้ง ๒ รหัสผ่านด้านบน ต้องไม่ซ้ำกัน จากนั้นกด OK

4) ยืนยันรหัสผ่านที่จะใช้ทำการเปิดเอกสาร และรหัสผ่านที่จะต้องทำการแก้ไขเอกสาร

5) จากนั้นกด OK อีกครั้ง

6) กดเมนู Save As และบันทึกไฟล์เอกสาร

7) ทดสอบการเปิดเอกสาร PDF โดยการใส่รหัสผ่าน แล้วคลิกปุ่ม OK

8) หากต้องการยกเลิกรหัสผ่าน จากเดิมที่ตั้งรหัสผ่านไว้ ก็เลือกตามขั้นตอนดังรูป แต่การใส่รหัสผ่านนั้นให้ว่างไว้ แล้วคลิก OK เพื่อยกเลิกการล็อคด้วยรหัสผ่าน

Page updated

Report abuse