2.4 การแปลงไฟล์เอกสาร (PDF/A)

การแปลงเอกสารให้เป็นไฟล์ PDF นั้น กำหนดให้ใช้ PDF/A (Archiving) ซึ่งเป็นมาตรฐาน ISO 19005-1 ในการเก็บข้อมูลดิจิทัลในระยะยาว โดยข้อมูลและรูปแบบของเอกสารจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงไปตามซอฟต์แวร์ หรืออุปกรณ์การแสดงผล สามารถทำได้ 2 วิธี ได้แก่

2.4.1 การแปลงไฟล์เอกสารจากต้นฉบับ

2.4.2 การสแกนเอกสาร

การสแกนเอกสารจากต้นฉบับเพื่อให้ได้ไฟล์ PDF ได้รับความนิยมและใช้กันอย่างแพร่หลาย จึงควรเลือกอุปกรณ์สแกนที่เหมาะสมกับขนาดและสภาพเอกสาร กำหนดความละเอียดให้อยู่ในระดับสูงตั้งแต่ 300dpi ขึ้นไป จัดวางเอกสารให้ตรง หรือตามสภาพจริงของเอกสาร การสแกนเอกสาร มีขั้นตอนดังนี้