การสร้างเอกสารในปัจจุบัน มีการจัดทำในรูปแบบเอกสารดิจิทัลมากขึ้น เพื่อลดปัญหาในด้านพื้นที่การจัดเก็บและเพื่อเพิ่มความสะดวกในการค้นหาทั้งนี้หากหน่วยงานไม่มีการกำหนดรูปแบบการจัดการเอกสารดิจิทัลที่เป็นมาตรฐานอาจจะส่งผลให้เกิดปัญหาการใช้งานเอกสารดิจิทัลได้ อาทิ ไม่สามารถเปิดไฟล์เอกสารได้เพราะความต่างของโปรแกรมหรือระบบปฏิบัติการที่ใช้ หรือการแสดงผลเป็นภาษาที่ผิดเพี้ยนไม่สามารถอ่านได้ ดังนั้น หน่วยงานจึงต้องให้ความสำคัญในการกำหนดแนวปฏิบัติในการจัดการเอกสารดิจิทัล ดังนี้