ในปัจจุบันเอกสารได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดทำ อันด้วยจากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยหน่วยงานองค์กรต่างๆ นิยมจัดทำเอกสารในรูป Soft copy เพื่อให้เกิดความสะดวกในการจัดเก็บและสื่อสารในช่องทางออนไลน์
ดังนั้น การสร้างเอกสารงานพิมพ์ที่มีคุณภาพตั้งแต่ต้นทางจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้การจัดเก็บและเข้าถึงมีความสะดวกและเป็นมาตรฐานสากล โดยมีขั้นตอนดังนี้