ในปัจจุบันเอกสารได้มีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดทำ อันด้วยจากการเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยหน่วยงานองค์กรต่างๆ นิยมจัดทำเอกสารในรูป Soft copy เพื่อให้เกิดความสะดวกในการจัดเก็บและสื่อสารในช่องทางออนไลน์
ดังนั้น การสร้างเอกสารงานพิมพ์ที่มีคุณภาพตั้งแต่ต้นทางจึงเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้การจัดเก็บและเข้าถึงมีความสะดวกและเป็นมาตรฐานสากล โดยมีขั้นตอนดังนี้
การสร้างเอกสารงานพิมพ์จำเป็นต้องตั้งค่าการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ และค่าเริ่มต้นเอกสารดังนี้
1.1.1 การกำหนดค่าฟอนต์ (Default Font) มีขั้นตอนดังนี้
1) คลิกเลือก Home แล้วคลิกล่างขวาของส่วนควบคุมฟอนต์ (Font) หรือใช้คีย์ลัด Ctrl+D
2) กำหนดฟอนต์ในช่อง Latin text Font และ Complex scripts Font รวมถึงกำหนด Font style และ Size ให้ตรงกัน จากนั้นให้คลิก Set As Default
3) จากนั้นเลือก All documents based on the Normal template? แล้วคลิก OK
1) คลิกเลือก Home แล้วคลิกด้านล่างขวาส่วนควบคุม Paragraph
2) กำหนดค่าใน Indentation คลิกเลือก Special: ให้เป็น First line ตั้งระยะกั้นหน้าในช่อง By: และกำหนดค่าใน Spacing ในช่อง Before: ให้มีระยะห่างของบรรทัดตามต้องการ แล้วคลิก Set As Default
3) จากนั้นเลือก All documents based on the Normal template? เพื่อตั้งเป็นค่าเริ่มต้นในการใช้งานครั้งต่อไป แล้วคลิก OK
1.1.3 การกำหนด Style มีขั้นตอนดังนี้
1) คลิกเลือก Home จะปรากฏ Styles ให้เลือก
2) คลิกขวาของเมาส์ที่ Style แล้วเลือกคำสั่ งModify
3) คลิกเลือกคำสั่ง Format เพื่อกำหนดค่าตัวอักษร การจัดพารากราฟ และอื่นๆ ตามต้องการ
4) การใช้งาน Style ให้คลิกเลือก Style ที่ต้องการก่อนพิมพ์ข้อความ หรือคลิกที่ข้อความแล้วเลือก Style ที่ต้องการ