平成１６年　４月　１日  制定

令和　６年　６月　１日  改定

　個人情報取扱事業者

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　東京都江戸川区宇喜田町1400－5

株式会社　松谷メールサービス

                                               代表取締役　松谷　勝広

1　基本方針

株式会社　松谷メールサービス（以下　当社）は、ダイレクトメール製作・定期刊行物の封入・梱包発送を代行し、さらには、刊行物の保管管理等の事業を生業とする会社として、お客様から委託される個人情報を含め、当社が保有するすべての個人情報を、適切に保護し管理することが非常に重要であると考えております。そのために当社は、以下に示す方針を具体化するための個人情報保護マネジメントシステム（ＰＭＳ）を構築し、役員及びすべての従業者は、個人情報保護の重要性と責任を十分に自覚し、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範、ガイドライン等を遵守し、当社の事業の用に供しているすべての個人情報を適切に取り扱うよう努めてまいります。

2　個人情報の取扱いについて

（１）当社は、個人情報を取得する際には、その利用目的を明確にし、適正かつ公平な手段によって取得します。

（２）当社は、個人情報の利用については、利用目的の範囲内で、具体的な業務に従って権限を与えられた者のみが取扱い、業務の遂行上必要な限りにおいて取り扱うものとします。

（３）当社の役員及びすべての従業者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者に開示し、または利用目的の範囲を越えた不当な目的に使用しません。

3　個人情報の利用目的について

（１）当社の生業とする業務の遂行及び従業者の雇用・安全保護のため公表事項に明示する利用目的の範囲内で、お客様および従業者の個人情報を収集し、利用させていただきます。

（２）当社は、適正な手段によってのみお客様の個人情報を収集するものであり、利用目的を超えてお客様の個人情報を収集し利用することはありません。

（３）当社は収集した個人情報の目的外の利用する場合及び個人情報を第三者に提供する場合には、あらかじめ本人の同意を得ることとします。

4　個人情報の取扱いの委託について

　当社は、業務を委託するために第三者に個人情報を委託する場合、あらかじめ定めた基準に従い当該第三者について審査、監督し、必要な契約を締結し、その他国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

5　安全管理措置の実施

　当社は、当社が取り扱うすべての個人情報について、国が定める法令及びその他の規範、ガイドラインに従って、組織的、人的、物理的、技術的安全管理措置を実施し個人情報の漏えい、滅失、または毀損の防止に努めます。また、安全管理措置に問題が確認された際には、原因を追究し合理的な是正処置を講じます。

6　関連法令、指針、規範等の遵守

　当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範、ガイドラインを遵守して個人情報の適切な取り扱いを行います。

7　運用体制（ＰＭＳ）の整備と継続的な改善

　当社は、情報技術の発達や社会的要請の変化、経営環境の変化等を踏まえて、本個人情報保護方針及び「個人情報保護マネジメントシステム要求事項」(JIS Q　15001：2023)に基づいて策定した当社の個人情報保護マネジメントシステム(ＰＭＳ)を適宜見直し、個人情報の保護を適切に取り扱うための運用体制を整備し、その継続的な改善に取り組んでまいります。

２．個人データの第三者提供

当社は、お預かりした個人情報を本人の同意なしに第三者に提供することはありません。ただし、次の場合には、第三者に提供することがあります。

（1）利用目的の達成に必要な範囲内において外部委託した場合

（2）法令に基づく場合

（3）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合

（4）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合

（5）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

３．安全管理措置

当社が取り扱うすべての個人データについて、下記のような安全管理措置を実施し個人情報の滅失、漏えい、または毀損の防止に努めます。また、安全管理措置に問題が確認された際には、原因を追究し合理的な是正処置を講じます。

【基本方針の策定】

個人データの適正な取扱い確保のため、「関連法令、指針、規範等の厳守」、「安全措置の実施について」、「苦情・相談窓口」などについての個人情報保護方針を策定しています。

【個人データの取扱いに係る規程の整備】

個人データ取扱いの段階（取得、利用、削除等）ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等についての規程・細則等を策定しています。

【組織的安全管理措置】

個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人データの取扱において問題となる事案を未然に防ぐ体制、および万が一問題が発生した際には、責任者へ報告連絡し対応する体制を整備しています。

また、個人データの取扱いにおける定期的な点検および監査を実施し、必要に応じて見直しを行います。

【人的安全管理措置】

個人データの取扱いに関する留意事項および個人情報保護についての重要性及び厳守事項等の教育指導を定期的に実施しています。

【物理的安全管理措置】

個人データを取り扱う区域を明確にするとともに、従業員等の入退管理を行います。

また、個人情報取扱区域においての立ち入り制限、盗難防止措置を行います。

【技術的安全管理措置】

個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス、不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

アクセス制限を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定し管理しています。

４．個人情報の開示等に応じる手続きについて

当社に対して、法の定めるところにより、本人又はその代理人（原則として未成年者及び成年被後見人の法定代理人、本人が依頼した代理人）から、個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用の停止・第三者提供記録の開示、消去及び第三者への提供の停止等の請求（以下「開示等の請求等」という。）があった場合、遅滞なく応じます。

　【開示等の請求等の手続き】

　(1)手続きのお申込みを、「苦情・相談窓口」にてお受けいたします。まずは、下記に記載の「苦情・相談窓口」へお電話にてお問合せ下さい。

　(2)お手続きには、証明書の提示等の方法によるご本人確認と所定の「個人情報利用目的の通知・開示・訂正・削除等依頼書依頼書」の提出が必要となります。当社よりお手続きの詳細（必要な書類等）をご案内し、所定の依頼書をお渡しいたします。

　(3) 事務手続確認、社内調査のため、「個人情報利用目的の通知・開示・訂正・削除等依頼書」が弊社に到着した日から１０営業日を目処に回答いたします。ただし、調査に時間を要するなど１０営業日以内に回答できない場合は、ご連絡申し上げます。

　(4)書類確認、社内調査等の結果、開示等の請求等にお応えできない場合は、改めて当社よりその理由をご通知いたします。

　(5)「開示等の請求等」のお手続きに、手数料はかかりません。

　(6)「開示等の請求等」に関して取得した個人情報の利用目的について

　「開示等の請求等」にともない取得した個人情報は、開示等請求業務以外に利用することはありません。なお、提出いただいた書類等の個人情報は「開示等の請求」に対する回答が終了した後３年間保存し、その後シュレッダー等にて廃棄させていただきます。

当社の個人情報の取扱いに対する苦情、相談、開示、訂正、削除、利用目的の通知、利用・提供の停止等のご請求に対しては「苦情・相談窓口」を設置し、遅滞なく対応いたします。また、個人情報保護方針の内容についてのお問合せも下記の当社苦情・相談窓口にて対応いたします。

株式会社松谷メールサービス　苦情・相談窓口

個人情報保護管理者　久保田　優子

　　　　　　　　住所　〒134-0082　東京都江戸川区宇喜田町1400-5

　　　　　　　　TEL　03-5658-5011　FAX　03-5658-5010

        ＜個人情報保護法の解釈や個人情報保護制度についての一般的な質問にお答えする総合的な案内所＞

  個人情報保護委員会　個人情報保護法相談ダイヤル　TEL　03-6457-9849

     ＜当社の消費者等から苦情の解決の申出を受付ける第三者機関等＞

 ※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています

・一般財団法人日本情報経済社会推進協会（ＪＩＰＤＥＣ）

プライバシーマーク推進センター　

住所　〒106-0032　東京都港区六本木１－９－９　六本木ファーストビル内

　　　　　　　　TEL　0120-700-779

・一般社団法人日本グラフィックサービス工業会

個人情報保護委員会 個人情報相談窓口

     　　　　住所　〒103-0001　東京都中央区日本橋小伝馬町7-16 ニッケイビル7F

     　　　　TEL　03-3667-2271