時間管理與軟件的輔助使用
陳○琳

在大學生活中，時間管理是一個極其重要的功能，除了要應付比以往更困難的課業，還有參加各種社團、實習、志願活動等。但人人一天都只有 24 小時，如何合理分配時間，同時兼顧課業、課外活動、健康，是一個很重要的課題，隨著科技的進步，各種時間管理的軟體工具也一個一個開發，為大家提供更便利的生活，但琳瑯滿目的軟體常常踩坑，所以寫這篇文章跟大家分享自己的經驗。

先了解自己的可用時間

要有效管理時間，要先了解自己每天可用的時間。包括工作時間、休息時間、家庭和社交時間等，將時間可視化是對我最有幫助的，將時間化以圖形化的方式呈現，用時間軸將時間按照線性方式呈現，你可以在時間軸上標示每天活動跟任務，用各種顏色區分，在規劃時就一清二楚，如果突然要修改時間，拖動也很方便，相較於以前一開始會用寫幾點到幾點要做什麼用數字的方式記錄，色塊的安排更清楚，通過記錄和分析自己的日常活動，可以確定哪些時間段是可以利用來達成目標的。

推薦的軟體：Google 日曆、蘋果內建行事曆，皆為免費軟體，而且都具有跟其他人分享行程的功能。

將要完成的目標條列出來

第二步將要完成的目標一一列出來，將所有任務跟項目轉化成具體的行動，如果有大項目，可以將它拆成一個一個小項目，這樣在估算時間時，會估的比較準確，在執行時也不會感到這麼的有壓力，導致一直拖延項目的進行，設定明確、具體的目標是時間管理的核心。目標要是可衡量的，例如完成一份報告、剪完一支影片，或者寫完幾份題目而不是準備期末考內容這種籠統不明確的目標。

排序

有時候我們可能會面臨多個目標同時進行的情況。這時候，根據目標的重要性和緊迫性進行排序是非常重要的。將任務進行排序有很多方法，像是大衛·艾倫提出的 GTD（將任務分成立即行動、委派、推遲、檔案、丟掉）、依據任務的價值與成本進行排序，但是學校的作業無法用價值衡量，比較不適用這種方法，我是將事情分成四個象限：重要且緊急的事情、重要但不緊急的事情、不重要但緊急的事情、不重要且不緊急的事情。

推薦的軟體：蘋果內建提醒清單、Google Tasks。

估算時間

可以通過回顧過去類似任務的完成時間。時間預估能夠幫助我們避免時間浪費和達成目標的延遲。將大概念切割成小概念會比較容易感覺時間，在估算時間時，也會估算的比較準確。

分配

根據目標的重要性和時間估算，進行時間的分配。最好是一個完整的時間段處理完一件事情，不要將一件事情拆成很多的時間段，因為當你切換成這個專案時，你總是需要時間在熟悉一下前面完成的部分，當然這不是絕對，有些需要記憶的工作，像是背英文單字，就很適合切成一小段一小段的時間段。在分配時間時，我會考慮到每天的固定事務和突發事件，並留出一些彈性時間應對變化。

執行（停止多工處理、番茄鐘）

大家總是想要充分運用時間，所以同時做兩件事情，但其實讓花費的時間更多，而且完成的事情品質更差，因為大腦要在兩種不同的工作中切換思維，是需要一點時間適應的，不停的在兩種模式中切換，不僅費時間還消耗精神，所以執行任務時，基本上一次做一件事，一次三十分鐘，也就是大家所熟知的番茄時鐘。

推薦的軟體：習慣大作戰，這個程式主要是用來幫助培養良好習慣，番茄鐘算是附加功能，但因為它用許多可愛的動畫跟玩法，讓你使用時比較沒有那麼有壓力，番茄鐘雖然不是主要功能，但是有周月天的回顧，再加上有自習室的存在，可以找人一同學習，有人一起陪伴自己加油的感覺會讓人使用起來比較有動力。

紀錄時間

養成紀錄時間的習慣之後，你比較不會有瞎忙的感覺，好像做了很多事情，但實際上一件事都沒有完成，通過紀錄和評估實際使用的時間，我們可以進行效率分析和改進。這可以幫助我們更好地理解自己的時間使用習慣和行為模式，從而優化未來的時間規劃策略，你就可以慢慢改正自己規劃時的問題，看是哪個還需要加強，可能在估算時間的方面，低估了作業的時間，或是高低了自己的效率，或因為休息時間的不夠，導致中途小睡了一下，習慣紀錄時間之後，你就會發現漸漸的提高了對時間的敏感度，你就會有對每一塊時間的自覺，增加對時管理的能力。

推薦的軟體：時間塊專業版，他非常容易好上手，擁有簡潔流暢的介面而且使用上的設計也非常清楚明瞭，讓你一眼就能清楚今天時間的安排，專業版是六十元買斷機制，他可以在時間塊上寫備註，同樣那一格是給學習，你可以備註是哪一科目的學習，比較能讓自己清楚每個科目之間學習時間的差異，除了一天的時間檢視，他還有一周跟一年的檢視，讓你檢視這些時間段對時間的規劃有沒有比較進步，除了檢視的功能外，他還有目標功能，督處你一周做某件事件達到你設定的時數，培養你養成好習慣。

但適合每個人時間管理方法不同，我認為每個人都應該多多嘗試各種方法，堅持一段時間之後看看成效，沒有成效就算許多菁英都在使用，你也要拋棄使用，找其他適合自己的方法，像有些人適合食蛙法，將最困難最費力的事情，安排在一天，這對他來說後面的事情就顯得比較輕鬆無壓力，但也有人適合先從簡單的小事開啟一天，這對他來說比較沒有這麼有壓力。