簡報秘笈
賀○晏

一、筆記技巧

我自己的心法是寧可多記，也不要少記，也要知道自己的弱點在哪裡，如此一來才會曉得該針對什麼樣的內容去做筆記，而不是一昧的老師說什麼，自己寫什麼，因為老師上課不會等你一個人，當下盡可能簡單寫下重點即可，潦草也沒沒關係，下課後再慢慢統整就好。

二、簡報製作秘笈

先從軟體選用上來討論，現今比較主流的程式不外乎就是 PPT 或是 Canva，兩者都有各自的優點，以 Canva 來說，在視覺、動態的呈現上製作流程能夠比 PPT 來的簡易許多，並且 Canva 自帶大量素材庫，不用為了找尋素材而煩惱，更不用擔心版權問題，能夠輕易的將版面做的生動活潑又不侵害版權，再者，若是真的對版面設計毫無頭緒，Canva 也有許多範本可以直接套用，一開始不熟悉使用時可以完全照用，等熟悉一點之後再透過更改範本素材的位置、顏色、大小……等等，在範本的基礎上作出區別，總結來說，對於版面設計比較難以著手的人來說，Canva 會是相當簡單好上手的程式。

回來講 PPT，這是我自己製作簡報時最常用的程式，雖然在追求視覺呈現的現在 PPT 在學生間已經不那麼受青睞，但我覺得 PPT 雖然功能基礎，不過只要善加利用就可以做出比 Canva 更加生動的簡報。舉例來說，移動的路徑上，Canva 受限於免費版的限制，能夠移動的路徑相當制式，不過 PPT 能夠自由規劃路徑，光是這點就能做出關鍵的差異性，並且 Canva 能夠做出的效果 PPT 也都做的出來，另外 PPT 的各種設定與版面設置都相當直覺，無論是誰都能相當快速上手並製作出一份簡報。總歸來說，PPT 雖然看似陽春，但只要活用「動畫」中的設定，就能做出一份不輸 Canva 的活潑簡報。

談完軟體的選擇，回到製作的本質上，簡報不外乎幾個重點

1. 簡單扼要

2. 圖文相輔

3. 配合紙本

自己在製作簡報時相當注重簡單扼要這一點，盡量避免在簡報貼上長篇大論，只將該投影片欲告訴聽眾的重點「整理」出來，可能是幾個重點、可能是一段話，甚至是一句話，因為我覺得簡報只是一個輔助工具，精華還是得從自己口中說出。另外一點，如果在簡報放上大量文字，基本上不會有人去看，只會令人感到眼花撩亂甚至反感、想睡覺，假設真的有人去閱讀好了，但同時又有人在報告，這樣觀眾就只能選擇「聽」或是「看」，此外，大量文字同時也是報告者的口頭內容，因為自己的口說內容就在簡報上，很容易陷入照本宣科的囧境，讓自己看起來好像什麼都沒準備一樣。

因此，簡報上張貼大量文字，無論是對報告者或是聆聽者，都是相當不好的事情，掌握簡單扼要相當重要。

簡報除了文字的呈現，還有輔助報告者充實報告內容的功能，所以在適當的地方加上符合內容的圖片，能夠幫助聆聽者更輕易融入演講重點，特別是講到特定的人事物時，我認為就是放置圖片的好時機。除了輔助內容，圖片也是美編的重點要素，但有時文字與圖片重疊時就需要把文字或圖片進行調整，導致整體設計有些走味，這時可以把圖片進行模糊，不透明度調低，就可以在不移動版型的前提下，又保有整體美感。

如上面所說，簡報在於輔助報告內容，因此需要去搭配紙本資料，舉例來說，我自己製作一份報告時的順序是先打好要給老師的紙本資料，再製作簡報，這樣的好處是，製作簡報時能夠順著紙本資料的邏輯順序，想講的重點不會東跳一個西跳一個，導致老師在聽報告時抓不到重點，另一個好處是能更輕鬆的做簡報內容，因為紙本資料通常是相對繁雜的，在做簡報時可以採用「刪去」的方式，抓出重點貼上簡報，便能快速完成內容，剩下的心力就可以去進行美編。

製作完畢，下一步就是上台講出來，上台前務必再順過一遍內容，準備一份講稿也是一定要的，避免忘詞時陷入緊張之中，我的經驗是一緊張就很容易整個人當機，導致後續的口述內容一塌糊塗，語氣方面做不到大方，至少也要有平時的與朋友交談的程度，害羞、扭扭捏捏不僅會讓聲音變很小，在台上的樣子也不好看。

如果能夠鼓起勇氣大大方方的講話，除了聲音大之外，抑揚頓挫的也可以試著去掌握，講到重點時，可以講語速放慢、咬字更清楚，講話的節奏變化只是一個簡單的小動作，卻能在報告上有相當好的效果，聽眾會因為語速的變化而注意到準備進入重點，適當的中斷口述也是吸引聽眾的方法之一，也要避免過多的轉折詞出現，例如，然後、還有、這個、呃。以前有聽過一個報告，每講完一句話，就會說出「然後…」這讓聽眾的感受相當不好，所以我覺得這個問題是一定要避免的，避免方法就是準備一份講稿、不要緊張慢慢說，如此一來就能慢條斯理的好好報告，避免緊張可以講視線集中在老師、或是好友身上，避免眼睛亂飄或是從頭到尾都在看簡報，與聽眾有視線上的交集也有助於他們更投入你的報告。

如果製作簡報與口頭報告的人不一樣，請務必要清楚告知如何報告，如果今天你是做簡報的人，那就要於報告當日提早 1、2 日將自己的內容先給口頭報告的人看過，也請自己操控簡報的放映，避免報告者上台時不知道該怎麼講怎麼做，最糟的情況就是上台後才第一次看到報告長什麼樣子，這樣子的報告模式也需要極力避免，如果角色互換，變成你是報告者，那就要像前面所說，提醒做簡報的人要提早讓你看過，也可以問問有沒有什麼需要特別注意的地方。