เอกสารประกอบการเรียน หน่วยที่ 2 เรื่องระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ 

EDI (Electronic Data Interchange)

    คือ ระบบการแลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจระหว่างบริษัทคู่ค้า ในรูปแบบมาตรฐานสากลจากเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่ง ซึ่งช่วยให้ เกิดการถ่ายโอนแบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับงานเอกสารที่ใช้เป็นประจำ (Routine Document)ระหว่าง พันธมิตรทางธุรกิจต่างๆ ได้แก่ ใบสั่งซื้อสินค้า บัญชีราคาสินค้า ใบส่งของ ใบยืนยันการซื้อขายระหว่างคู่ค้า รายงานฯลฯ ภายใต้มาตรฐานที่กำหนดไว้

EDI คืออะไร?

    การส่งข้อมูลระหว่างผู้คนอาจเต็มไปด้วยความล่าช้า ข้อผิดพลาด การเข้าใจที่ผิดและการละเมิดความปลอดภัย การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) คือการแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างคอมพิวเตอร์กับคอมพิวเตอร์ที่นําเสนอทางเลือกการเข้ารหัสที่ปลอดภัยเพื่อดำเนินการเอกสารด้วยตนเองและการติดตามซัพพลายเชน

   EDI ช่วยให้ปลอดภัย ไร้กระดาษและแลกเปลี่ยนเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือเอกสารทางธุรกิจในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างคู่ค้าโดยเฉพาะผู้ซื้อและซัพพลายเออร์ของพวกเขา โดยการโอนคําสั่งซื้อ อินวอยซ์ การชําระเงิน การแจ้งการจัดส่งสินค้าและเอกสารอื่น ๆ ผ่านทาง EDI ผู้ใช้สามารถกำจัดขยะกระดาษ ปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและเพิ่มการแลกเปลี่ยนเสมือนกับคู่ค้าใหม่ทั่วโลก

ใช้ EDI อย่างไร?

    สร้างขึ้นเพื่อความสะดวกในการจัดการและควบคุมการทำธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ระบบแลกเปลี่ยนข้อมูลสามารถจัดการและส่งข้อมูลเอกสารทางธุรกิจใด ๆ เช่น

• ใบสั่งซื้อ

• อินวอยซ์

• การยืนยันคำสั่งซื้อ

• การแจ้งการจัดส่งสินค้า

เหตุผล 4 ข้อที่ควรดําเนินการ EDI กับ SECO

1. เพิ่มความเร็วและง่ายต่อการดำเนินการเอกสารของคุณ

• EDI ช่วยให้ธุรกิจดําเนินการโดยอัตโนมัติและเพิ่มความเร็วในการสร้างและจัดการเอกสารได้ 61%

• ลดเวลาที่ล่าช้าของการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและการจัดการไฟล์

• คุณสามารถใช้ระบบ ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร) ของคุณเอง

• EDI สามารถจัดการกับรูปแบบและวิธีการสื่อสารส่วนใหญ่ได้

2.  งดใช้กระดาษเพื่อประหยัดต้นทุนและสภาพแวดล้อมของเรา

• ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกระดาษ การพิมพ์ การทําซ้ำ การจัดเก็บ การเข้าไฟล์ ค่าไปรษณีย์และการกู้คืนเอกสารจะลดลงหรือขจัดไป

• ลดต้นทุนการทําธุรกรรมของคุณอย่างน้อย 35% ประหยัดได้ถึง 90% โดยใช้ EDI

• ตัวอย่าง: การดำเนินการสั่งซื้อด้วยตนเองที่ $ 38 สามารถเปรียบเทียบได้เพียงแค่ $ 1.35 สําหรับการสั่งซื้อที่ดำเนินการโดยใช้ EDI

3. ควบคุมการจัดการสั่งซื้อของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัย

• ลดข้อผิดพลาดลง อย่างน้อย 30-40% ของข้อผิดพลาดในการทำธุรกรรม

• การจัดการคำสั่งซื้อจำนวนมากอย่างมีเหตุผล ลดการสั่งซื้อซ้ำ สินค้าขาดน้อยลงและยกเลิกคำสั่งซื้อน้อยลง

• การทํางานด้วยตนเองน้อยลง ระบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มเวลาพนักงานได้มากถึง 65% เพื่อเพิ่มมูลค่าของงาน

• เวลาการจัดส่งสามารถเพิ่มขึ้นได้ 30%

• ลดระยะเวลาการสั่งซื้อเป็นเงินสดมากกว่า 20%

• พร้อมใช้งาน 24/7 และจัดการสต็อกสินค้าของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ (คำสั่งซื้อแบบทันเวลา)

• โซลูชันที่มีความปลอดภัยสูงโดยใช้การเข้ารหัสและใบเสร็จรับเงิน

• สามารถตรวจสอบเส้นทางและติดตามการทำธุรกรรมทั้งหมดได้

• ทุกสิ่งที่ส่งและรับ ถูกจัดเก็บในแฟ้มข้อมูล

4. ผลระยะยาวของคุณ

• เปิดใช้งานการมองเห็นในแบบเรียลไทม์เป็นสถานะของธุรกรรม

• เพิ่มความสามารถของคุณในการเข้าสู่พื้นที่และตลาดใหม่

• สนับสนุนความรับผิดชอบต่อสังคมและความยั่งยืนขององค์กร