Kỹ năng xây dựng kế hoạch

Việc xác định mục tiêu là bước đầu tiên và cũng là bước rất quan trọng trong lập kế hoạch. Một mục tiêu tốt cần SMART, tức là:

• Cụ thể (Specific): Nói rõ bạn muốn làm gì;

• Đo đếm được (Measurable): Có thể cân, đong, đo, đếm kết quả;

• Khả thi (Achievable): Mục tiêu cần phải được đặt ra một cách hợp lý và khả thi với nguồn lực (tài chính, cơ sở vật chất, nhân lực. v.v) và khả năng hiện có của bạn;

• Thực tế (Relevant): Mục tiêu có tính thực tế và liên quan đến nhu cầu thực tế hay mục tiêu dài hạn của bạn;

• Có thời hạn (Time-bound): Đặt thời gian cụ thể để thực hiện hoạt động.

• Xác định các đầu việc cần làm và nguồn nhân lực, vật lực để thực hiện. Để xác định được, bạn hãy trả lời 3W sau: Làm cái gì? (What?),  Ai thực hiện? (Who?) và Khi nào làm? (When?)

Ví dụ: Sau khi đã có mục tiêu SMART đi tham quan làng rau Trà Quế như trên, chúng ta sẽ đến bước tiếp theo - xác định các đầu việc cần làm và nhân lực, vật lực để làm các đầu việc đó. Hãy đặt câu hỏi 

• Để đi tham quan thì cần có kinh phí. Bây giờ lấy kinh phí ở đâu? => Xin kinh phí từ quỹ lớp. (What?)

• Quỹ lớp do ban phụ huynh và GVCN quản lý, cần cử ai để trao đổi? => Cần những người uy tín như ban cán sự lớp: lớp trưởng, lớp phó (Who?)

• Cần có kinh phí dự trù thì mới tính xem đi chỗ nào, ăn món gì, chơi trò gì => Việc xin kinh phí cần được làm ngay và luôn (When?)

👉Thử tài sắp xếp công việc:

Dưới đây là gợi ý về những việc cần phải làm cho chuyến đi đến làng rau Trà Quế vào ngày 1/4 ở trên. Các bạn hãy sắp xếp vào bảng và phân công nhân lực cũng như bố trí thời gian để thực hiện nhé!

• Xác định nguồn tài chính để tài trợ cho chuyến đi (từ quỹ lớp, xin phụ huynh hay từ nguồn nào khác) và mức chi cho mỗi người (ví dụ 250.000VND/người);

• Xin phép nhà trường và thông báo cho phụ huynh;

• Khảo sát địa điểm và chọn gói dịch vụ phù hợp với mức tiền bên trên;

• Liên hệ thuê xe, đặt ăn trưa và các dịch vụ khác (nếu cần); 

• Phân công nhiệm vụ cho từng nhóm (hậu cần, văn nghệ, y tế, v.v);

• Lập danh sách đồ dùng cá nhân và đồ dùng chung cần chuẩn bị;

• Lập danh sách các hoạt động vui chơi, trò chơi tập thể.

👉Lưu ý: Đối với những việc đơn giản (ví dụ như quyết định sáng nay ăn gì), chúng ta có thể thực hiện luôn nhưng với những việc phức tạp và liên quan đến nhiều người (ví dụ như lên kế hoạch cho lớp đi tham quan), chúng ta nên viết ra các đầu công việc để dễ theo dõi và thực hiện. 

• Xác định thứ tự ưu tiên và phân bổ thời gian: Để có thể dễ dàng hơn trong việc xác định thứ tự ưu tiên các công việc và phân bổ thời gian, các bạn có thể dựa vào 2 tiêu chí là Khẩn cấp và Quan trọng để biết việc nào chúng ta nên làm và làm vào thời điểm nào. 

• Lường trước những khó khăn, rủi ro có thể xảy ra cản trở mục tiêu và xác định sẵn nguồn lực của bản thân cũng như những nguồn lực hỗ trợ từ bên ngoài.

Ví dụ: Một số khó khăn có thể xảy ra trong chuyến đi và cách xử lý:

• Thời tiết xấu (luôn kiểm tra thời tiết trước chuyến đi; trong trường hợp thời tiết không phù hợp, linh hoạt chuyển sang ngày khác);

• Có bạn bị ốm (Chuẩn bị sẵn túi thuốc cơ bản và liên hệ với giáo viên chủ nhiệm, phụ huynh đi cùng để hỗ trợ khi cần);

• Thiếu kinh phí (luôn kiểm tra giá dịch vụ trước khi đặt trong quá trình lên kế hoạch; không tiêu hết ngân sách mà nên để ra một khoản để dự phòng).

Nhìn lại toàn bộ kế hoạch để đảm bảo các hoạt động cần làm phù hợp, khả thi, bám sát mục tiêu