KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Như vậy, vấn đề có thể là: Nhóm có thể bị trừ điểm vì không hoàn thành bài tập đúng hạn và thuyết trình không tốt, ảnh hưởng đến kết quả chung của nhóm và cả lớp.

• Viết vấn đề chính ra giấy.

• Hỏi "Tại sao?" ít nhất 5 lần để tìm nguyên nhân gốc rễ (nguyên nhân gây ảnh hưởng sâu sắc).

Ví dụ với vấn đề phía trên: Nhóm có thể bị trừ điểm vì không hoàn thành bài tập đúng hạn và thuyết trình không tốt, ảnh hưởng đến kết quả chung của nhóm và cả lớp. Chẳng hạn, có thể đặt các câu hỏi “Tại sao?” như sau:

  1️⃣ Tại sao bài không hoàn thành đúng hạn? → Vì một số thành viên chưa làm xong phần việc của họ.
  2️⃣ Tại sao một số thành viên chưa làm xong? → Vì không biết rõ khi nào cần hoàn thành phần việc của mình.
  3️⃣ Tại sao không biết rõ thời hạn? → Vì nhóm không có kế hoạch phân công về thời gian.
  4️⃣ Tại sao nhóm không có kế hoạch phân công thời gian? → Vì không có ai chủ động theo dõi tiến độ.
  5️⃣ Tại sao không có ai chủ động theo dõi? → Vì nhóm chưa phân công vai trò rõ ràng.

🔎 Nguyên nhân gốc rễ: Nhóm không phân công vai trò rõ ràng, dẫn đến việc không có ai theo dõi tiến độ, khiến bài bị trễ hạn.

• Viết nguyên nhân gốc rễ ra giấy.

• Hỏi "Làm thế nào?" ít nhất 5 lần để tìm giải pháp cụ thể.

Ví dụ nguyên nhân gốc rễ: Nhóm không phân công vai trò rõ ràng, dẫn đến việc không có ai theo dõi tiến độ, khiến bài bị trễ hạn.

  1️⃣ Làm thế nào để phân công vai trò rõ ràng? → Chỉ định một người làm trưởng nhóm.
  2️⃣ Làm thế nào để trưởng nhóm quản lý tốt? → Giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
  3️⃣ Làm thế nào để theo dõi tiến độ? → Dùng bảng theo dõi công việc chung.
  4️⃣ Làm thế nào để đảm bảo mọi người thực hiện đúng hạn? → Đặt mốc hoàn thành sớm hơn hạn chót để kịp điều chỉnh
  5️⃣ Làm thế nào để đảm bảo kế hoạch này hiệu quả? → Tổ chức họp nhóm ngắn mỗi tuần để kiểm tra tiến độ.

Như vậy, giải pháp cuối cùng có thể được đưa ra nhờ việc phân tích nguyên nhân gốc rễ là: 

Nhóm cần chỉ định trưởng nhóm, có phân công nhiệm vụ rõ ràng, nên sử dụng bảng theo dõi tiến độ, đặt các mốc để hoàn thành sớm hơn hạn, và đừng quên kiểm tra tiến độ hàng tuần!

Làm sao để biết giải pháp có hiệu quả? Bạn sẽ cần theo dõi để đảm bảo giải pháp được thực hiện hiệu quả.

🔎 Nếu giải pháp không đạt kết quả mong muốn:

• Do nhóm thực hiện chưa tốt? → Điều chỉnh cách làm ở bước 3.

• Do giải pháp chưa phù hợp? → Kiểm tra bước 3 để tìm cách khác tốt hơn.

• Do xác định sai nguyên nhân? → Kiểm tra lại và điều chỉnh ở bước 2.

✅ Nếu giải pháp hiệu quả, cần làm gì để tiếp tục duy trì kết quả tốt?

• Ghi lại và chia sẻ kết quả với nhóm để ai cũng hiểu và áp dụng.

• Nhắc nhở mọi người tiếp tục làm đúng cách.

• Động viên, khen thưởng những bạn đã góp công sức, hỗ trợ nhóm. 

Lưu ý: Với những vấn đề đơn giản có thể giải quyết ngay, bạn có thể linh hoạt điều chỉnh mà không cần quá trình theo dõi này. Với những vấn đề lớn có thể ảnh hưởng lâu dài tới bạn và người khác, hãy kiên nhẫn quan sát, lắng nghe phản hồi và sẵn sàng điều chỉnh để đạt kết quả tốt nhất.