Сортування - це впорядкування даних в певному порядку за спаданням значень чи за зростанням значень.
Щоб відсортувати дані треба виділити стовпчик по якому буде відбуватися сортування та вибрати А І Я І
інструмент (сортування за зростанням) чи ° (сортування за спаданням)
Для пошуку та перегляду даних в об’єкті «таблиця» можна користуватися такими способами:
1. Переглядати всю базу даних вручну;
2. За допомогою вікна пошуку, яке визивається за допомогою інструмента , де треба ввести
текст, який треба знайти та вказати де шукати (в якому полі)
3. За допомогою фільтрації даних
Фільтрація даних - це відбір даних, які задовольняють певним умовам.
За допомогою Access можна встановлювати такі фільтри
1. Простий фільтр
2. Фільтр за виділеним фрагментом
3. Розширений фільтр
Усі ці засоби відображені у команді Записи\Фильтр
Простий фільтр дає змогу ввести умову перегляду для одного поля. Він активується за допомогою л
команди Записи\Фильтр\Изменить фильтр або інструмент . На екрані з’являється вікно простого фільтру, яке містить усі назви полів таблиці. У цій таблиці необхідно встановити порядок та умови перегляду записів. Для цього вибрати необхідне поле та задати умову в форматі:
Операція порівняння значення, наприклад, < 100
Фільтр за виділеним фрагментом демонструє на екрані тільки ті записи таблиці, які містять
виділений фрагмент. Для цього треба виділити дані, які обираємо за критерій фільтрації та визвати
{;
команду Записи\Фильтр\Фильтр по выделенному або інструмент___
Розширений фільтр дозволяє використовувати декілька умов для різних полів таблиці. Вікно
розширеного фільтру викликається за допомого команди Записи\Фильтр\Расширенный
фильтр Треба заповнити бланк розширеного фільтру умовами вибору записів. Наприклад,
Після чого виконати команду Записи\Применить фильтр або інструмент °
Створення запитів на вибірку
Запити на вибірку створюються двома основними способами: за допомогою конструктора запитів і майстри запитів. Незалежно від того, який із способів використовується, для створення запиту на вибірку необхідно виконати кілька стандартних дій.
1. Спочатку потрібно вибрати джерело записів для запиту. Джерелом записів можуть бути одна або декілька таблиць, один або декілька запитів або поєднання цих елементів.
2. У джерелі записів слід вибрати поля, які повинні бути включені в запит.
3. Додати в запити умови сортування, фільтрації та інші умови відбору.
При виконанні запиту на вибірку MS Access виводить результати в таблицю. Результат роботи запиту називається набором записів, і з ними можна працювати точно так само, як з таблицею. Наприклад, можна додавати і змінювати дані, і внесені у неї зміни будуть збережені в таблицях, які послужили
джерелом записів для запиту.
Крім того, набір записів може служити джерелом даних для форм, звітів і навіть інших запитів.
Введення умов відбору. Введення умови відбору в запиті аналогічний завданням умови на значення для поля таблиці. Якщо необхідно відібрати записи, що задовольняють умові, введіть його в рядку "Умова відбору" в нижній частині бланка запиту.
Сортування блоків даних у запиті. Блоки даних в запиті можуть бути розсортовані алфавітним або числовим способом в зростаючій (А - Я, 0 - 9) або спадної (Я - А, 9 - 0) послідовності по вмісту окремих полів. Можна одночасно проводити сортування по вмісту декількох полів (до десяти):
• клацніть мишею в рядку "Сортування" того стовпця (поля), за яким необхідно провести сортування;
• вкажіть спосіб сортування
В запитах на вибірку можна використовувати наступні групові операції:
• AVG Повертає середнє значення окремого поля
• COUNT Повертає кількість записів в таблиці
• SUM Повертає суму значень окремого поля
• MAX Повертає найбільше значення в специфікованому полі
• MIN Повертає найменше значення в специфікованому полі
Для задання цих операцій треба у вікно бланку конструктора запитів додати групову операцію, після чого можна задати групування для одного або декількох полів та обрати необхідну операцію для іншого поля.
Використання умов для виконання конкретних задач в запитах
Для відбору даних по заданій ознаці в клітинку рядка Условие отбора можна вводити вирази таких видів:
Вираз
Значення
> 234
Повертає всі числа, більші за 234. Для пошуку всіх чисел, менших за 234, використовується критерій < 234.
>="Іванов"
Повертає всі записи від запису Іванов до кінця алфавіту.
Between
#02.02.2012# And
#01.12.2012#
Повертає дати від 2 лютого 2012 до 1 грудня 2012 (ANSI-89). Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, замість символу діеза (#) вводьте одинарні лапки ('). Наприклад: Between '02.02.2012' And '01.12.2012'.
Not "Петров"
Знаходить усі записи, де точний вміст поля не збігається зі словом «Петров». Цей критерій повертає записи, які містять інші символи, крім слова «Петров», наприклад «Петров І.А.» або «Петрова».
Not "Т*"
Знаходить усі записи, крім тих, які починаються з «Т». Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).
Not "*т"
Знаходить усі записи, які не закінчуються на «т». Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).
^(Харківськ^СКД)
Знаходить у списку всі записи, які містять слова «Харківська» або «СКД».
Like "[А-Д]*"
У текстовому полі знаходить усі записи, які починаються з букв від А до Д. Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).
Like "*но*"
Знаходить усі записи, які містять послідовність букв «но». Якщо в базі даних використовуються символи узагальнення ANSI-92, замість зірочки (*) вводьте символ відсотка (%).
Like "Богдан Лева?"
Знаходить усі записи, які починаються зі слова «Богдан» і також містять другий рядок із 5 символів, у якому перші чотири букви — це «Лева», а остання буква невідома (позначається знаком питання). Якщо база даних використовує символи узагальнення ANSI-92, замість знака питання (?) вводьте символ підкреслення (_).
#02.02.2012#
Знаходить усі записи для 2 лютого 2012 року. Якщо база даних використовує символи узагальнення ANSI-92, візьміть дату в одинарні лапки замість символів діеза ('02.02.12').
< Date() - 30
Використовує функцію Date, щоб повернути всі дати, раніші від 30 днів тому.
Date()
Використовує функцію Date, щоб повернути всі записи, які містять сьогоднішню дату.
Between Date() And DateAdd("M", 3, Date())
Використовує функції Date і DateAdd, щоб повернути всі записи між сьогоднішньою датою і трьома місяцями від сьогоднішньої дати.
Is Null
Повертає всі записи, які містять значення null (пусте або невизначене).
Is Not Null
Повертає всі записи, які містять будь-яке значення (не значення null).
""
Повертає всі записи, які містять рядок із нульовою довжиною. Рядки з нульовою довжиною використовуються, якщо потрібно додати значення до обов’язкового поля, але значення ще невідоме. Наприклад, у полі потрібно вказати номер факсу, але в деяких клієнтів немає факсів. Тоді замість числа вводяться дві подвійні лапки без пробілу між ними ("").