Урок 8_14_15

Создание и редактирование документа.

Текстовые редакторы можно разделить на группы по их мощности и возможностям:

• простые текстовые редакторы (Windows Блокнот) – редактирование текста, простейшее форматирование шрифта;

• текстовые процессоры (Microsoft Word) – больше возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и другое);

• настольные издательские системы (Adobe PageMaker) – макетирование книг, журналов и газет.

Помимо этого существуют приложения для подготовки Web-страниц и сайтов (Microsoft FrontPage, Macromedia Dreamweawer).

Рассмотрим основные функции текстовых редакторов на примере приложения Microsoft Word.

Практическая часть

1 этап. Создание документа с использованием шаблона.

Запускаем редактор Word. Выполняем команду [Файл-Создать…]. На появившейся панели Создание выбираем Шаблон – пустую заготовку документа определенного назначения (обычный документ, визитная карточка, Wеb-страница). Шаблоны задают структуру документа, которую пользователь заполняет определенным содержанием, например, вводит символы с клавиатуры.

Давайте введем в документ какой-нибудь текст.

Для создания документов со сложной структурой используют Мастера.

2 этап. Ознакомимся со свойствами документа.

Командой [Файл-Свойства] вызываем диалоговую панель для текущего документа Свойства: Документ.doc.

На вкладке Статистика расположена информация о составе документа (количество страниц, абзацев, строк, слов, символов и другое).

Если вы хотите посмотреть свойства другого документа, его надо сначала открыть командой [Файл-Открыть…].

3 этап. Редактирование документа Поиск и замена.

Производя копирование, перемещение (фрагмент вырезается и вставляется в другое место документа) и удаление, мы редактируем документ.

Чтобы найти и заменить неоднократно встречающееся слово на другое, можно использовать функцию редактирования Найти и заменить. Командой [Правка-Заменить…] вызываем диалоговую панель Найти и заменить. На вкладке Заменить в поле Найти: вводим последовательность символов, которую необходимо найти. Причем можно использовать звездочку (*) для маскировки произвольного числа символов или знак вопроса (?),который заменяет любой единичный символ. (Это используется, например, если искомое слово в тексте содержится с разными окончаниями). В поле Заменить на: также вводим соответствующую последовательность символов.

А теперь замените в вашем документе все буквы «а» на «о».

4 этап. Вставка объектов в документ.

В редакторе Word в документ можно встроить изображения, анимацию, звук и даже видеофрагменты. Это возможно благодаря механизму встраивания и внедрения объектов OLE (с ним вы уже знакомились). Этот механизм реализует копирование и вставку объекта из одного приложения в другое.

Вставим в наш документ рисунок.

Для этого вводим команду [Вставка-Объект…], появится диалоговая панель Вставка объекта. На вкладке Создание в списке Тип объекта: выберем пункт Точечный рисунок, после чего загрузится графический редактор Paint, в котором можно создать требуемый рисунок.

Если вы хотите вставить в документ готовый рисунок, то на вкладке Создание из файла с помощью кнопки Обзор выберите требуемый файл.

5 этап. Вставка фигурного текста в документ.

Фигурный текст называется объектом WordArt

Добавление объекта WordArt

1. На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить объект WordArt .

2. Выберите нужный объект WordArt, а затем нажмите кнопку OK.

3. В диалоговом окне Изменение текста WordArt введите нужный текст.

Выполните одно из следующих действий:

чтобы изменить тип шрифта, выберите нужный шрифт в поле Шрифт;

чтобы изменить размер шрифта, выберите размер в поле Размер;

чтобы сделать текст полужирным, нажмите кнопку Полужирный;

чтобы сделать текст наклонным, нажмите кнопку Курсив

6 этап . Вставка автофигур в документ

Текстовый редактор позволяет вставлять геометрические фигуры, которые называются автофигурами .

Добавление автофигуры

Выполните одно из следующих действий.

На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Автофигуры, выберите категорию, а затем щелкните нужную фигуру.

Щелкните место в презентации, в которое нужно вставить автофигуру.

Добавление нескольких фигур

На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Автофигуры, выберите категорию, наведите указатель на пунктирную линию и перетащите меню в нужное место.

Дважды щелкните автофигуру, которую нужно вставить несколько раз, и последовательно щелкните мышью те места презентации, где требуется вставить эту автофигуру.

Совет

Чтобы добавить круг или квадрат, нажмите на панели инструментов Рисование кнопку Овал или Прямоугольник . Для вставки нескольких таких фигур в презентацию, дважды щелкните одну из этих кнопок.

7 этап. Проверка орфографии и синтаксиса. Сохранение исправлений.

Для проверки правильности написания слов и построения предложений используются специальные программные модули, встроенные в текстовые процессоры и редакционно-издательские системы. Они содержат словари и грамматические правила для нескольких языков.

Если, набирая текст в редакторе Word, вы допустили орфографическую ошибку, она будет выделена красной волнистой линией, а синтаксическая ошибка выделится зеленой.

Если в процессе ввода текста, вы допустите опечатку (например, наберете ДВа вместо Два), сработает функция Автозамена, которая автоматически исправляет наиболее часто встречающиеся опечатки.

Когда вы закончили работать с документом или внесли какое-то исправление, его надо сохранить командами [Файл-Сохранить] или [Файл-Сохранить как…].

Во втором случае появится панель Сохранение документа. В ней вы можете выбрать место на компьютере, куда надо сохранить файл. В поле Имя файла: вводите название документа, которое хотите ему присвоить, а в раскрывающемся списке Тип файла: выбираете требуемый формат.

О форматах мы поговорим позднее.

8 этап Вставка колонтитулов

Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем и нижнем поле каждой страницы документа.

В колонтитул обычно вставляется текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, эмблема организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.), который должен быть напечатан внизу или вверху каждой страницы документа.

Чтобы начать работу с колонтитулом, выберите в меню Вид команду Колонтитулы.

Вставка колонтитулов

Создание одинакового верхнего или нижнего колонтитула на каждой странице

1. Выберите в меню Вид команду Колонтитулы, чтобы открыть на странице область верхнего или нижнего колонтитула

2. Чтобы создать верхний колонтитул, введите текст или графический элемент в область верхнего колонтитула.

3. Чтобы создать нижний колонтитул, на панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул для перемещения к нижнему колонтитулу, а затем введите текст или графический элемент.

4. При необходимости форматируйте текст с помощью кнопок, расположенных на панели инструментов Форматирование.

5. После завершения создания колонтитулов нажмите кнопку Закрыть на панели инструментов Колонтитулы.

Советы

• По умолчанию содержимое колонтитула автоматически выравнивается по левому краю. Может потребоваться выровнять содержимое колонтитула по центру или включить несколько элементов (например, дату с выравниванием по левому краю и номер страницы с выравниванием по правому краю). Для выравнивания элемента по центру нажмите клавишу TAB; для выравнивания элемента по правому краю нажмите клавишу TAB дважды.

• Для ввода текста в область колонтитулов также можно использовать кнопки панели инструментов Колонтитулы.

Создание уникального колонтитула для первой страницы

1. На первой странице документа можно не использовать колонтитул или создать уникальный колонтитул для первой страницы документа или первой страницы каждого раздела в документе.

2. Если документ разбит на разделы, щелкните в нужном разделе или выделите несколько разделов, которые нужно изменить. Если документ не разбит на разделы, щелкните в любом месте документа.

3. В меню Вид выберите команду Колонтитулы.

4. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Параметры страницы.

5. Откройте вкладку Макет.

6. Установите флажок Различать колонтитулы первой страницы и нажмите кнопку OK.

7. Если нужно, на панели инструментов Колонтитулы используйте соответственно кнопку Переход к предыдущему или Переход к следующему, чтобы перейти в область Верхний колонтитул первой страницы или в область Нижний колонтитул первой страницы.

8. Создайте верхний или нижний колонтитул для первой страницы документа или раздела.

Если требуется, чтобы на первой странице отсутствовал колонтитул, оставьте поле колонтитула пустым.

Чтобы задать колонтитулы для остальных страниц документа или раздела, на панели инструментов Нумерация страниц

В Microsoft Word можно нумеровать страницы двумя способами. При каждом способе нумерации номера страниц отображаются в колонтитулах в верхней и нижней части страницы.

Добавление номеров страниц в колонтитулы

1. В меню Вставка выберите команду Номера страниц.

2. В поле Положение укажите расположение номеров страниц (внизу или вверху страницы).

3. В поле Выравнивание укажите вид выравнивания (по левому краю, по правому краю, по центру, внутри или снаружи страницы).

4. Если на первой странице номер не нужен, снимите флажок Номер на первой странице.

Выберите другие нужные параметры.

Добавление номеров страниц с дополнительными сведениями, такими как дата и время

1. В меню Вид выберите команду Колонтитулы.

2. Чтобы разместить номера страниц внизу страницы, нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул на панели инструментов Колонтитулы.

3. На панели инструментов Колонтитулы нажмите кнопку Номер страницы.

4. Выберите другие нужные параметры.

Примечание. Номер страницы автоматически вставляется в левое поле колонтитула. Чтобы переместить его в центр или вправо, щелкните кнопкой мыши перед номером страницы в режиме Колонтитулы и нажмите клавишу TAB.

Колонтитулы нажмите кнопку Переход к следующему, а затем создайте нужный колонтитул.

9 этап. Печать файла.

Для начала надо посмотреть, как будет выглядеть документ на бумаге, так как его вид зависит от принтера.

Командой [Файл-Предварительный просмотр] задаем режим Предварительного просмотра. Если вы хотите посмотреть сразу несколько страниц одновременно на экране, то надо изменить масштаб просмотра документа командой [Вид-Масштаб…].

Если во время просмотра вы хотите иметь возможность форматировать и редактировать документ, то перед запуском режима Предварительный просмотр необходимо выбрать режим Разметка страницы командой [Вид-Разметка страницы].

Выйти из просмотра можно, нажав клавишу {Esc}.

Если же вы хотите вывести документ на печать, то командой [Файл-Печать] необходимо вызвать диалоговую панель Печать, которая позволяет установить параметры печати: выбрать принтер, число копий и номера страниц, выводимых на печать.

Форматы текстовых файлов.

Как и в случае графических файлов, формат документа определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные (читаются большинством текстовых редакторов) и оригинальные (используются отдельными редакторами) форматы текстовых файлов.

Для преобразования текстового файла из одного формата в другой используются специальные программы – конверторы. В хороших текстовых редакторах такие программы встроены.

Рассмотрим наиболее распространенные форматы текстовых файлов.

Только текст (txt) – наиболее универсальный формат. Сохраняет текст без форматирования, в текст вставляются только управляющие символы конца абзаца. Применяется для хранения документов, которые должны быть прочитаны в приложениях различных операционных систем.

Текст в формате RTF – универсальный формат, сохраняющий форматирование. Преобразует управляющие коды в команды, которые могут быть прочитаны многими приложениями, поэтому информационный объем такого файла большой.

Документ Word (DOC) – оригинальный формат Word. Полностью сохраняет форматирование.

Works 4.0 для Windows (WPS) – оригинальный формат интегрированной системы Works 4.0. Преобразование из формата Word, форматирование сохраняется не полностью.

HTML-документ (HTML, HTM) – формат хранения Web-страниц. Содержит управляющие коды языка разметки гипертекста.

Формат Лексикон (LX) – оригинальный формат отечественного редактора Лексикон.

Выбор требуемого формата текстового документа или его преобразование производится в процессе сохранения файла.