INSTRUCTIVO PARA RESERVA Y PRÉSTAMO DE

AYUDAS AUDIOVISUALES

1. OBJETIVO

Proporcionar las instrucciones para la solicitud, reserva y préstamo de las ayudas audiovisuales en la Institución de Educación Superior ITA, para dar apoyo en las actividades académicas de los usuarios.

2. ALCANCE

La reserva y préstamo de ayudas audiovisuales solo se hacen, exclusivamente, con fines académicos.

Este instructivo aplica para toda la actividad académica en las instalaciones del ITA, por parte de la comunidad académica, entidades oficiales y particulares.

3. DEFINICIONES

Reserva: Solicitar con anticipación un equipo audiovisual para su uso posterior en la fecha y la hora determinada en la reserva.

Formatos: Son documentos en físico o en digital que se utilizan como apoyo y constancia del préstamo o reserva de algún equipo de ayuda audiovisual.

Ayuda audiovisual: Son los equipos que permiten la proyección en audio y/o vídeo de la información almacenada en medios físicos, magnéticos y/o digitales, son elementos de apoyo para el desarrollo de clases y otras actividades, tales equipos son: Videobeam, proyector de acetatos, portátil, teatro en casa, videocamara, DVD, televisor LCD, VHS, micrófono, entre otras.

Video Beam: Es un aparato que recibe una señal de vídeo y proyecta la imagen correspondiente en una pantalla de proyección usando un sistema de lentes, permitiendo así visualizar imágenes fijas o en movimiento.

Portátil: Es un ordenador personal móvil o transportable, los ordenadores portables son capaces de realizar la mayor parte de las tareas que realizan los ordenadores de escritorio, con similar capacidad y con la ventaja de su peso y tamaño reducidos; sumado también a que tienen la capacidad de operar por un período determinado sin estar conectadas a una corriente eléctrica.

Teatro en casa: Es un sistema que busca reproducir la calidad de vídeo y audio de una sala de cine en el hogar.

Videocámara: Es un dispositivo portátil que captura imágenes convirtiéndolas en señales eléctricas, en la mayoría de los casos a señal de vídeo registrando la imagen y el sonido en el mismo soporte.

DVD: Es un aparato que sirve para reproducir vídeo DVD. La mayoría de los reproductores de DVD tienen que estar conectados a un aparato de salida como un televisor; también los hay portátiles que tienen una pantalla de LCD incorporada.

Televisor LCD: Una pantalla de cristal líquido es una pantalla delgada y plana formada por un número de píxeles en color o monocromos colocados delante de una fuente de luz o reflectora. A menudo se utiliza en dispositivos electrónicos de pilas, ya que utiliza cantidades muy pequeñas de energía eléctrica.

Mantenimiento: Es la suma de todas las actividades correspondientes a conservar y reponer el estado original de un equipo, así como aquellas que determinan su estado actual.

Mantenimiento Correctivo: Se les denomina a los trabajos de mantenimiento que se realizan cuando un equipo falla y requiere una reparación o cambio de partes.

Mantenimiento Preventivo: Son las inspecciones rutinarias de mantenimiento cuyo objetivo es prevenir las fallas y velar porque se cumpla el tiempo de vida útil para el que fue diseñado.

4. EQUIPOS DE LA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR ITA

El área de TI y la Biblioteca de la Institución de Educación Superior ITA cuenta con los siguientes equipos audiovisuales para el uso de la academia: Portátiles, Video beam, pantalla, Proyector de diapositivas, Parlante, Micrófono, Videocámara, Grabadora de CD y MP3, DVD, Televisores LCD, Teatro en casa y Salas con Audiovisuales. El control de préstamo de estas ayudas audiovisuales se maneja a través de la solicitud al área Gestión de las TI y de acuerdo a la disponibilidad de los mismos.


5. GUÍA DE RESERVA DE AMBIENTES EDUCATIVOS

A continuación, se explicarán los pasos para reserva y préstamo de un equipo audiovisual por parte de un usuario: Docente, personal administrativo y estudiante.

El usuario puede reservar de dos formas: enviando un correo a la cuenta soporte@ita.edu.co o de manera presencial en la oficina de Gestión de las TI, manifestando las ayudas audiovisuales a utilizar.

El responsable de Gestión de las TI verifica la disponibilidad de las ayudas audiovisuales y si la hay, solicita al usuario los datos básicos para la reserva, tales como: Equipo(s) audiovisual a reservar, nombre y apellido, fecha y hora de la reserva y salón asignado, luego se procede a registrar los datos suministrados por el usuario en el formato digital de reservas que se encuentra en línea en la herramienta drive del correo Gmail o en el link https://sites.google.com/a/ita.edu.co/ayudas-audiovisuales/ .


6. GUÍA PARA PRÉSTAMO DE AYUDAS

Tipo de usuario para este procedimiento: docente, personal administrativo y estudiantes.

El responsable revisa las programaciones del día en el formato digital de reservas que se encuentra en línea en la herramienta drive del correo Gmail, verificando la hora, salón y el usuario, dependiendo del espacio asignado (salón) y la ayuda audiovisual requerida por el usuario, el responsable de Gestión de las TI definirá el equipo y/o accesorio a instalar y procede con la instalación de dichas ayudas, para el desarrollo de la actividad programada.

En el momento en que ya se han instalado los equipos o el usuario se acerca por el equipo al área de Gestión de las TI, el responsable debe diligenciar el formato control de uso de equipos y espacios físico biblioteca y auditorios FOR-TIC-001, y en el caso de los estudiantes entregar un documento que lo identifique.

Él responsable le enseña al usuario el estado en el cuál se encuentran los equipos y/o accesorios, efectúa la entrega del préstamo y recibe la aceptación del usuario con como responsable en el campo firma de recibido del formato control de uso de equipos y espacios físico biblioteca y auditorios FOR-TIC-001.

Cuando el usuario termine de utilizar los equipos, debe informar al responsable para que este desinstale y retire las ayudas audiovisuales y/o accesorios.

El usuario hace entrega de las ayudas audiovisuales firmando el campo firma devolución del Formato control de uso de equipos y espacios físico biblioteca y auditorios FOR-TIC-001, el responsable revisa que los equipos y/o accesorios, se encuentren en buen estado para guardarlos nuevamente en el lugar de custodia.

En caso de inconvenientes con algún equipo audiovisual, el docente deberá informar al responsable para realizar las respectivas observaciones en el Formato control de uso de equipos y espacios físico biblioteca y auditorios, para así poder hacer el determinado mantenimiento correctivo.