・「完全ペーパレス化」の業務システムを実現！

・「定型作業の自動化」を実現！

・クラウドサービスを積極採用して「テレワーク時代」に完全対応！

IPTech特許業務法人では、クラウド型の既成システムを積極的に採用して、テレワーク時代に対応した「完全ペーパーレス」な特許事務の新しい様式を実現しました。さらに、ＲＰＡ（Uipath）を導入してクラウド型システムの「オートメーション化（自動化）」を実現しました。

従来様式の業務連絡は、電子メールの「メーリングリスト」や「CC機能」が主に使われています。しかしながら、メールは「個vs個」の連絡ツールなので、ユーザが「送る/送らない」を決めれてしまう（例えば、大事な話題なら全員に送る、小さなことなら送らない）。そうすると、「リアルタイムで情報共有ができないケース」が生じてしまいます。

これを解決するために、業務に関係する社内コミュニケーションは、Slack（クラウド型システム）に集約することにしました。これにより、情報共有が徹底されるだけでなく、組織の透明性が高まり所員の士気向上に繋がります。また、操作性もよいので生産性が向上します。

従来様式の進捗管理は、エクセルや紙書面を担当者に回覧する手法が一般的になっています。しかしながら、エクセルや紙書面は、リアルタイムでアクセスできないので、拒絶理由対応に遅れが生じる可能性があります。さらに、エクセルは、情報量が多くなると処理が重くなるので、蓄積情報のリセットなどメンテナンスが必要になります。

これを解消するために、Trello（クラウド型システム）に業務の進捗管理を行うことにしました。Trelloは、リアルタイムでアクセス可能になるでなく、「期限」と「優先順位」が強調表示されるとともに、担当者に「期限通知のメールが送信」されるので、納期に遅れるなどのトラブルを回避することができます。

データサーバは、テレワークに対応するためにGSuiteを採用することにしました。Gsuiteは、クラウド型のサービスであるため、自宅からアクセスすることが出来ます。

VPNなどにより自宅から自社サーバにアクサスする手法もありますが、「セキュリティ対策」に専門知識が必要となるため、システム管理者を専門に雇用している事務所以外は実現が難しいのが現状です。

これに対して、G Suite の「セキュリティ対策」がしっかりなされているので安心して使用できます。また、自社でサーバ保守を行う必要がないためトータルの運用コストを抑えることが出来ます。

「データの二重入力の解消」や「定型業務の自動化」を実現するために、RPAソフト（Uipath）を採用しました。Slack、Trello、特許管理システム、電子出願ソフトをそれぞれ自動連携させることによって、生産性が向上するだけでなく、ヒューマンエラーの防止も実現できます。