Deixar o papel de lado e tornar-se digital é um processo já em andamento em muitas empresas brasileiras. Os setores bancário, de seguro e imobiliário são alguns dos que já trabalham para eliminar totalmente o papel de seus processos de formalização, internos e externos, aumentando a eficiência de suas equipes e reduzindo custos. Mas ainda assim podem existir dúvidas com relação ao formato em si das assinaturas, sejam as assinaturas eletrônicas ou digitais.

O primeiro passo é entender que uma assinatura, seja física, eletrônica ou digital, tem a função de garantir “quem” está assinando determinado documento, provando quem é o signatário.

No caso das assinaturas eletrônicas ou digitais, elas possuem as mesmas equivalências jurídicas das assinaturas físicas, alterando basicamente a forma e o meio de como elas são realizadas.

E assim como no processo físico existem diversos níveis de autenticação através da assinatura – rubrica, assinatura simples, reconhecimento de firma, etc – as assinaturas eletrônicas e digitais também possuem diferentes níveis de autenticação permitindo equiparar o nível jurídico exigido pelos diferentes tipos de documentos.

Desta forma, as empresas podem implementar o modelo de assinatura em documentos eletrônicos se beneficiando das vantagens em relação ao processo físico, como forte redução de custos, mais velocidade e simplicidade além de permitir a mobilidade ao processo de assinatura de documentos.

A diferença fundamental entre uma assinatura eletrônica e uma assinatura digital, é que a assinatura digital exige o uso de um Certificado Digital Público para que ela seja realizada. E no caso da assinatura eletrônica são todos os outros meios de autenticação como usuário e senha, email, token, sms, gravação de voz, etc.

Assinatura eletrônica

Assinatura eletrônica, como mencionado acima, possui diversos formatos ou níveis de autenticação e a DocuSign já tem disponível em sua plataforma formatos como usuários e senha, email, sms, token, etc.

As assinaturas eletrônicas podem ser aplicadas nos mais variados tipos de documentos no dia a dia das pessoas e das empresas, desde contratos de aluguel, contratação de seguros, planos de saúde, formulários e processos de RH, contratos de compra e venda com fornecedores e clientes, assinatura de serviços como TV a cabo, internet, telefonia, operações bancárias, etc.

Atualmente, a DocuSign possui 300 mil clientes e 200 milhões de usuários que utilizam de sua plataforma nos mais variados processos de negócio em todos os segmentos de mercado.

Assinatura digital

A assinatura digital, também como mencionada acima, é o tipo de assinatura que exige o uso de um Certificado Digital Público. O Certificado Digital Público é um documento federal, emitido por um órgão ou empresa homologada pelo governo e é necessário que a pessoa vá à um destes locais determinados, de posse de alguns documentos, para que seja emitido o Certificado Digital Público em seu nome. Vale lembrar que o Certificado Digital Público precisa ser comprado e tem sua validade por tempo determinado – 1, 2 e 3 anos.

O Certificado em si será instalado eletronicamente dentro do computador, em um “smartcard” ou em um “token” onde estarão as informações do signatário e será demandado no momento em que a pessoa for realizar a assinatura de um documento eletrônico.

Com apelo mais específico, a assinatura digital é voltada para assinatura de documentos ligados ao governo, como Receita Federal, Previdência Social, Poder Judiciário, e-Social, DETRAN, emissão de notas fiscais eletrônicas e assim por diante.

O Certificados Digitais Públicos são demandados para assinatura de documentos eletrônicos fundamentalmente por força de lei e regulatórios específicos em cada segmento de mercado. Desta forma, o uso em processos de negócio ficam por conta de demanda legal ou exigência pela área jurídica das empresas.

Segurança e integridade

Para que uma assinatura em ambiente eletrônico tenha validade jurídica no Brasil, é preciso que a plataforma utilizada para realizá-la seja capaz de manter a integridade do documento, ou seja, que ele não seja violado ou alterado no processo de validação, e de comprovar a autenticidade das pessoas que assinaram o mesmo.

É por isso que um documento assinado através da plataforma da DocuSign é criptografado e armazenado na nuvem com níveis de segurança iguais ao de um banco, garantindo que documentos, e-mails e outros dados possam ser compartilhados entre e somente entre as partes relacionadas ao processo de formalização, de forma legalizada e sem prejudicar sua integridade, sejam eles assinados eletronicamente ou digitalmente, de acordo com a demanda.

Todo o processo é registrado para garantir a transparência e assegurar aos signatários que todas as alterações feitas serão gravadas em um histórico, impossibilitando que qualquer modificação seja ocultada.

Com o rápido avanço tecnológico da atualidade, as tecnologias envolvidas nas criações de assinaturas eletrônicas continuam evoluindo para garantir a segurança dos usuários, sejam empresas ou pessoas físicas.

Desta forma, a DocuSign trabalha para aumentar a confiabilidade nos processos que envolvem a administração de uma empresa, ajudando a eliminar a burocracia, a utilização de papel e tornando as assinaturas eletrônicas e digitais a aposta certa para quem busca maior eficiência operacional em seus processos. Com o crescimento da procura por processos paperless, a necessidade de evitar fraudes e garantir que quem utiliza terá acesso a um recurso confiável e permanente fica cada vez maior e segue sendo prioridade.

Autor do texto – Andre Adedo– Head of Business Development LATAM