Aide aux DDP

1/ Définitions

1.1/ Une Promotion

Dans 90% des écoles, la promotion est définie par

  • le diplôme obtenu
  • L'année d'obtention de ce diplôme

Exemples:

  • La promotion HEC 2005 désigne l'ensemble des personnes diplômées en 2005 du diplôme HEC
  • La Promotion HEC M.B.A. 2010 désigne l'ensemble des personnes diplômées en 2010 du diplôme HEC-MBA

Une Promotion au sens Gadzarique du terme est un ensemble de personnes qui ont beaucoup de choses en commun

  • Historiquement, ils ont fait des études d'ingénieur généraliste ensemble en passant 2 à 3 ans dans un Tabagn's hors Paris, puis une 3ème ou 4ème Année ensemble à Paris (P3 ou P4)
  • Ils on vécu la PTV ensemble en première année et ont été intégrés via Bapts / Fignoss ou autre Manip dans leur Promo
  • Ils ont donc vécu, gnassé, picolé, ont discuté, se sont engueulés, ont réfléchi, ... ensemble et ont envie de garder des liens forts pour les années post diplôme
  • D'autres personnes Gadz ou pas, peuvent venir compléter le schéma et au contraire d'autres peuvent juger que ceci ne les intéresse pas et sortir de la Promotion

C'est entre autres pour cela que les Promotions Gadzariques aux Arts Et Métiers

  • sont définies par le Centre Régional (Tabagn's) dans lequel on commence sa Scolarité et la première Année de cette scolarité
  • Peuvent avoir des Membres Non Diplômés voire Externes (Conjoints, Personnel de l'École, ...)
  • ...

Bref

1.2/ D.D.P.

Généralement, en fin de Deuxième année dans le cursus Ingénieur Généraliste, les membres de chaque Promotion élisent des Responsables qui seront en charge de gérer la vie de la Promotion à Paris puis après la sortie de l'École.

Ce sont des D.D.P.s (DDPs)

2/ Créer ou mettre à jour la liste des DDPs

Une fois élu lors de la première élection ou lors de réélections, la première chose est de transmettre l'information à gadz.org

Le plus simple est d'envoyer un email à support@gadz.org avec les informations qui nous sont nécessaires

2.1/ Qui envoie le mail ?

Pour éviter les discussions sans fin , le plus logique est que ce soit un responsable de la Prom's, ce qui veut dire :

Pour la première élection, le ME, MT/CAF, Zident Asso

Pour les élections suivantes, un des DDPs en charge AVANT l'élection

Nos relations étant basées sur la confiance, inutile de nous engueuler si un Responsable nous fait une blague en faisant changer les noms alors que c'est faux.

2.2/ Le contenu du mail

Pour que le service "Relations Sociétaires" puisse mettre à jour les "Responsables" du "Groupe Soce" de ta Promotion Gadzarique, il faut nous envoyer :

Voir Groupe : Vision Membre § 1/Écran d'accueil

  • La date d'élection
  • Qui (Prénom / Nom / L'identifiant Soce de la personne serait un plus en cas d'homonymes) s'en va
  • Qui reste
  • Qui arrive

Et pour chacune des personnes qui restent ou qui arrivent, une "Fonction"

  • Les Prom's ayant longtemps été une asso loi 1901, on demande à ce qu'il y ait généralement au moins : un Zident, un Secret's, un Trésor's
  • Ensuite il peut y avoir un certain nombre d'adjoints, de VZ, de ce que vous voulez (essayez de ne pas avoir 20 DDPs non plus)
  • De plus en plus, il y a un ou plusieurs "Webmestres" pour s'occuper ne serait ce que des outils Gadz.org (NB: un webmestre n'est pas obligatoirement DDP)

Pour mettre à jour les alias de redirection de ddp.tbk999@gadz.org vers les adresses persos des DDPs, il faut nous envoyer:

  • la liste des adresses gadz.org de ceux qui sont DDPs
  • éventuellement ceux qui sont "administrateurs" de la ML de Prom's

2.3/ Proposition de tableau

En synthèse, je te propose donc de :

  • récupérer le Google Sheet : DDP_TBK999 <- Ctrl+Clic ICI
  • MERCI D'EN FAIRE UNE COPIE DANS TON DRIVE PERSO (ou Drive de Prom's)
  • [ Menu : Fichier / Créer une copie | refermer l'original | renommer la copie ]
  • le renseigner avec les infos pour ta Promo
    • Date d'élection
    • Anciens DDPs = Ceux indiqués sur la page d'accueil de votre Groupe Soce Promo avec leurs fonctions
    • Nouveaux DDPs = Ceux qui viennent d'être élus
    • En séparant ceux qui ne sont plus DDPs, les "Conservés" et les Nouveaux
  • et envoyer soit le lien soit un download Excel du fichier à support@gadz.org

3/ Les outils gadz.org mis à dispositions des DDPs

3.1/ Le Groupe Soce Promo : CR-9999

Le "Groupe Soce" Promo CR-9999 est un "Groupe" au sens Soce du terme : je te renvoie donc pour le fonctionnement d'un "Groupe" à Mes Groupes

CR pour Centre Régional : la liste des initiales retenues étant ai, an, bo, cl, ch, ka, li, me et même ... pa (ça s'arrête en 1948)

9999 = Année d'entrée sur 4 chiffres

Donc par exemple : Groupe Soce Promo de la Kin205 = ai-2005 (faut suivre) (bref)

J'en profite pour placer ici une petite digression sur la notion de Promotion chez gadz.org que je déplacerai sans doute un jour ailleurs dans l'espace confluence car tout utilisateur devrait en avoir connaissance mais TOUS LES DDPs devraient avoir compris ce qui suit.

1- Pour chaque "Individu" géré dans la base Soce, nous gérons trois champs Promotion = Promo1, Promo2 & Promo3

La Promotion (i.e. CL-1984) est donc une occurrence possible sur chacun de ces champs

Un "individu" peut donc être "lié" à de une à trois Promotion(s)

Ce champ va surtout servir dans :

  • Annuaire Version2 : les recherches Annuaire lorsque vous cherchez quelqu'un par Promotion ou cliquez sur "Ma Promotion"
  • Annuaire Version1 : la même chose mais en plus il faut être Sociétaire
  • Dans "la bible" = annuaire papier, La Liste par Promotion, Filière Ingénieur

2- L'appartenance au Groupe Soce Promo

Si cette appartenance a pu être générée automatiquement par une requête informatique, vous (les DDPs) avez la main dessus (1)

Vous pouvez donc :

  • Enlever vos "Exclus de Promotion" (pour non paiement de cotisation ou autre raison)
  • Rajouter des Externes (genre conjoint) à condition bien sûr qu'ils soient enregistrés dans la base Soce comme "Membre Associés"

Il se trouve par ailleurs que vous pouvez envoyer une NewsLetter aux membres de ce groupe Soce (si ils ne se sont pas désabonnés)

Une telle NewsLetter sera envoyée aux MEMBRES DU GROUPE sur leur adresse "Soce" qui n'est pas obligatoirement l'adresse gadz.org

(1) Pour gérer les Membres de votre Groupe Soce : Groupe : Vision Responsable Groupe (Paragraphe 6.3)

3- La Liste de Distribution = Mailing List de Promo "Gadzarique" = tbk999@gadz.org

Voir paragraphe suivant

3.2/ La Mailing List de Promo : tbk999@gadz.org (Google Group piloté à partir de GorgMail)

Rappel : liste des <tbk> : an, bo, ch, cl, ka, kin, li, me, p3 (donc Boquette, Birse et Siber's vous oubliez ... En mode Troll de gadz.org)

Historiquement, ces MLs de Prom's étaient "Fermées" (on ne pouvait pas s'y inscrire tout seul) et il fallait passer par support@gadz.org + validation par les DDPs pour pouvoir s'y inscrire.

Il est toujours possible aux DDPs d'écrire à support@gadz.org pour nous demander de rajouter enlever des adresses gadz.org.

Il est AUSSI possible aux DDPs de demander à support@gadz.org de nommer l'un d'entre eux ou une ou deux autres personnes "administrateurs" de la ML de Proms.

La seule contrainte : SI VOUS INSCRIVEZ UN GADZ SUR VOTRE ML de PROM'S => VOUS METTEZ SON ADRESSE GADZ.ORG (SI IL N'EN A PAS IL VA SE LA CRÉER SUR SON COMPTE)

(La désinscription, elle, étant libre CNIL oblige)

Là encore donc, ce sont les DDPs qui ont la main sur qui est dans cette liste et qui ne l'est pas (La possibilité de mettre certains DDPs ou Webmestre en "Admin de Liste" et donc d'inscrire désinscrire des Gadz est en test actuellement)

Si la "NewsLetter" Soce ne va que dans un sens (DDPs -> Membres du Groupe), la ML de Prom's repose elle sur un Google Group et permet donc les échanges de tous les membres vers tous les membres.

Autre différence, la "ML de Prom's" se base sur les adresses gadz.org et donc leurs redirections ....

Il est envisagé à terme de fusionner les MLs de Prom's et les NLs Soce.

AIDE : Listes de Diffusion : Aide Admins

3.3/ L'adresse ddp.tbk999@gadz.org

Rappel : liste des <tbk> : an, bo, ch, cl, ka, kin, li, me, p3 (donc Boquette, Birse et Siber's vous oubliez ... En mode Troll de gadz.org)

Comme évoqué ci dessus, l'adresse ddp.tbk999@gadz.org (i.e. ddp.cl184@gadz.org) est gérée par gadz.org

Techniquement, il s'agit d'une adresse email (donc pas un compte email ni une boîte email) qui ne fait que rediriger les emails envoyés à cette adresse vers les adresses gadz.org des DDPs de chaque Prom's.

NB:

Si vous avez un compte Google gadz.org, vous pouvez quand même vous en servir pour écrire "en tant que ddp.tbk@gadz.org" à un ou plusieurs de vos promsquets ou à tous via la ML tbk999@gadz.org

voir aide : Envoyer des mails avec une adresse mail expéditrice externe ("en tant que")

Voir aussi : Boites mails de bool's (Bien que ça ne soit PAS une Boite, j'insiste, juste une adresse)

3.4/ Le "Drive" de Prom's apps.tbk999@gadz.org

= Vrai compte Google gadz.org de Boul's avec les services Google qui vont avec donc ... un Drive

Rappel : liste des <tbk> : an, bo, ch, cl, ka, kin, li, me, p3 (donc Boquette, Birse et Siber's vous oubliez ... En mode Troll de gadz.org)

Ça s'appelle Apps parce qu'à l'époque (en 2016) la "Suite Applicative Google s'appelait Google Apps ... maintenant elle s'appelle Google Suite, donc bon ...

En réponse à un certain nombre de demandes de Prom's qui souhaitaient pouvoir stocker et partager des données (Phot's, autres), vous avez la possibilité de demander la création d'un "Drive" de Prom's

L'idée est qu'à chaque vrai compte Google est rattaché un certains nombre de services dont un Drive qu'il vous est possible de partager avec vos Promsquets

Avantages :

  • C'est du Google, donc sécurisation Google (peu de chance que le Drive crashe)
  • C'est du Google, et avec notre Offre Google Suite Professionnelle, la taille des drives est illimitée (tout ça pour 0€)

Inconvénients

  • c'est du Google donc il faut que tous les membres de votre Prom's aient un compte Google gadz.org pour y accéder

Pour créer votre apps.tbk999@gadz.org => un mail à support@gadz.org (pour changer)

Pour info, il y a aussi les services Calendar, Groupes, Mails etc qui sont ouverts sur ces comptes Google donc il y a surement matière à faire des trucs.

NB: Je me rends compte en rédigeant cette page que nous avons aussi créé des comptes Google photo.tbk999@gadz.org .... J'avoue que je m'y perds un ep's là ...

3.5/ Le "Site de Prom's"

Très clairement :

  • tout ce qui est Sites, ce n'est pas mon fort donc je préfère vous renvoyer vers une page rédigée par des spécialistes, bien qu'elle ne soit pas de la première jeunesse.
  • Le bon vieux tap's des "SDP V1" = Sites De Promos Version 1 que Gadz.org vous mettait à disposition semble bien être du "bon vieux tap's"
  • Grosso Modo 3 problématiques pour un Site de Promo
    • l'hébergement : gadz.org est toujours prêt à vous héberger, à condition que votre site soit conforme à un CDC de sécurité
    • l'accès au site :
      • Si vous faites un site avec Google Site, Google se charge de l'accès donc tout va bien
      • Si vous faites un site avec WordPress, on sait (je crois) vous coller l'Authentification Universelle gadz.org en entrée de site
      • Si vous faites un site avec autre chose, ben, euh, on n'est pas chaud, quoi
      • certaines Promos se sont fait des Groupes sur FaceBook ... à vos risques et périls, surtout en ce qui concerne les Phot's ...
    • Les services de base d'un Site de Prom's (basé sur SDP V1)
      • Accueil : La page accueil du Groupe Soce peut faire ça très bien, il me semble
      • News : ML de Prom's tbk999@gadz.org ?
      • Calendrier : Onglet Agenda et inscription du Groupe Soce Promo ou Fonction calendar d'un services.tbk999@gadz.org ?
      • Forum : ML de Prom's tbk999@gadz.org ?
      • Zamiaul = tchat ? ben non ça y a plus. Mais bon, il y a FB Messenger et WhatsApp, non?
      • KDP =Partager des données pdf = drive.tbk999@gadz.org
      • Zaprom's = Onglet Membres du Groupe Soce Promo
      • Zaphot's = Partager des données jpg = drive.tbk999@gadz.org
      • Emploi = Petites zannonces = ML de Prom's tbk999@gadz.org voire mieux Gadzemploi, non ?
      • Carnet rose = ML de Prom's tbk999@gadz.org
      • Cotize/Manip = là, je sèche
      • Statistiques = je ne sais pas ce que c'est
      • Déconnexion = y a ça partout
      • Ce que je veux dire c'est qu'il me semble qu'on peut aujourd'hui avoir peu ou prou les mêmes services sans avoir à gérer un site ...

Bon, sinon, comme promis: Voir : Les Sites de Promotions et Sites de Groupes

Accessible via le Menu "Délégués de Promo" dans la "Barre des Services" sur votre Bureau

Là, il me faudrait un expert de ce site pour en brasser

Échange de Thuyss sur Parrainage et autres VDP / WDP ?

4/ Ce que Gadz.org vous demande (vos devoirs en quelque sorte)

4.1/ Tenir à jour votre liste de DDPs et vos coordonnées

C'est vrai pour tout le monde mais ça l'est encore plus pour vous, les responsables de "Groupe"

4.2/ Tenir à jour les personnes rattachées à votre Promotion

Ce sont ceux que vous obtenez si vous allez sur l'annuaire et cliquez sur le bouton "Ma Promo (tbk9999)"

= Tous ceux qui ont tbk9999 en Promo1, Promo2 ou Promo3 sur leur Fiche

4.2.1/ Exhaustivité

Est ce que tout le monde est là ?

Tout le monde = Normalement tous ceux qui sont rentrés au Tabagn's en même temps que vous (HPTV ou pas)

+ éventuellement les repic's qui ont fait une partie de leur "voyage d'études" avec votre Prom's (mais ça n'est pas obligatoire)

Si il y a des choses qui ne vont pas => mail à support@gadz.org

4.2.2/ Existence

Y a t il :

  • des doublons ?
  • des personnes qui n'ont aucune raison d'être là ?

Si il y a des choses qui ne vont pas => mail à support@gadz.org

4.3/ Tenir à jour votre "Groupe Soce" Promo

Voir : Groupe : Vision Responsable Groupe

Dans la logique de la base Soce, c'est là que vous gérez ceux que vous considérez vraiment comme les membres de votre Promotion

cela devrait aussi correspondre avec ceux qui sont dans votre Mailing List de Promo (tbk999@gadz.org) hors décédés et ceux qui n'ont pas d'adresse gadz.org

  • une mise HP "simple" pour non paiement de cotisation Promo par exemple : c'est là que ça se gère.

Si il vous en manque :

Vous allez sur votre bureau sur www.soce.fr,

Vous cliquez sur votre Promotion dans le carré Groupes à droite

Vous cliquez sur l'onglet "Membres"

En bas vous trouverez un lien "Ajouter un membre au groupe / Ajouter un membre"

Vous cliquez dessus, vous cherchez qui vous voulez rajouter et hot c'est dans la boite.

(il faut quand même que la personne soit enregistrée sur la base Soce)

si certaines personnes apparaissent dans la liste et n'ont rien à y faire selon vous (les DDPs) :

Une fois sur l'onglet Membre vous cliquez sur le bouton "Rechercher" (après avoir éventuellement cliqué sur "Étendre aux personnes décédées")

Sur la liste qui apparaît, en tant que DDP (et webmestre aussi je crois), vous avez en face de chaque nom une case rouge avec une croix blanche

Si vous cliquez sur la croix blanche, la personne est supprimée de votre "Groupe Soce" Promotion

4.4/ Tenir à jour les données "Gadzariques" de votre Promotion : Gadz, Surn's, Familles

4.4.1/ Tenir à jour

Toujours sur l'onglet Membre, si vous cliquez sur le bouton "Recherche", tout en bas de la liste vous verrez (en tant que DDP et Webmestre)

Générer un fichier Excel Générer un fichier PDF <- ceci est une copie d'écran. Inutile de cliquer.

Vous pouvez télécharger le fichier. Vous avez notamment:

  • l'id-user = identifiant SOCE sans la lettre à la fin (CheckSum)
  • le type sociétaire
  • Les "Buque" (surn's) et "Buque Zaleoil"
  • Les Fam's et Fam's zaloeil
  • l'ID-ENSAM pour les Promotions récentes
  • L'avis d'adhésion à la Soce que les DDPs ont donné à la fin de P3 (pas toujours renseigné)
  • La notion de compte désactivé ou pas
  • "est gadzart's" ou pas

NB:

  • l'adresse mail "Soce" devrait être rajoutée un de ces 4 ... let's hope.
  • ATTENTION : il y a un piège sur la Famille. C'est celle de la Promo1. Si le Gadz est Promo1 Promo2 et que vous êtes DDPs de la Promo2, vous verrez la Famille de la Promo1 dans le fichier Excel.

Si vous voulez mettre à jour en masse pour votre Prom's:

  • Est gadzarts ou pas (dans le sens non -> oui only)
  • le Surn's
  • La(Les) Fam's

Vous me faites un fichier excel avec l'id-user en entête et vous envoyez ça à support@gadz.org

4.4.2/ Point de vue personnel sur la Notion de "Est GadzArts"

Jusqu'à la "Fusion" www.soce.fr et www.gadz.org, la base Soce ne gérait pas la notion de "Gadzarts"

Il y avait éventuellement l' "avis" donné par les DDPs en fin de troisième année mais pas pour tous

Étant donné que les "Gadzarts" ont aujourd'hui accès à certaines fonctionnalités de www.soce.fr ( annuaire gadz, gestion des redirections adresses mails gadz.org, ...) il a bien fallu introduire cette notion dans la base Soce.

Cette introduction a été faite sur le mode "prudent" avec : Compte sur www.gadz.org existe et est actif (non désactivé) => Gadzarts, donc les autres non.

Il va donc certainement dans les mois qui viennent vous demander votre "avis" sur le sujet concernant les Membres de votre Promo.

Tentative de définition:

Il y a deux notions qui sont fortement liées mais qu'il faut quand même distinguer, ce sont les notions de Gadzarts et de Membre d'une Promotion

On DEVIENT Gadzarts en :

  • ayant été INTÉGRÉ dans une PROMOTION GADZARIQUE, généralement via la PTV et les Baptêmes/Fignoss, mais pas uniquement, ce qui s'accompagne généralement d'un Surn's et d'une Famille dans cette Promotion
  • ayant suivi tout ou partie du programme scolaire Ingénieur Généraliste à l'ENSAM

On peut perdre son statut de Gadzarts si sa Promotion juge qu'on en est indigne suite à un comportement contraire à nos Valeurs* sanctionné par un vote de Promotion

*Nos Valeurs : Statuts 2014 / approuvés par AG2015 / Validés en 2017

"... les Valeurs humanistes de la formation des ingénieurs Arts et Métiers : fraternité, respect, exemplarité, solidarité, humanisme, don de soi, honneur, travail, ..."

La Prom's peut donc :

  • Mettre cette personne Hors Promotion : Sortie du Groupe Soce Promo, de la ML de Prom's (sur décision des DDPs / vote de Prom's)
  • retirer le statut de Gadzarts = Vote de Prom's avec un quorum respectable + transfert du dossier à la Commission d'Admission

Pour éviter qu'un "conflit" local au niveau d'une Promotion ne fasse perdre ce statut, la personne en question peut contester cette décision auprès de la Commission d'Admission de la Société qui décidera après avoir entendu les deux parties.

4.5/ Tenir à jour votre ML de Prom's : tbk999@gadz.org

Voir 3.2 ci dessus.

4.6/ Répondre rapidement à nos demandes de validation de coordonnées électroniques

Il arrive de temps en temps qu'un de vos Promsquets "perdent" son mot de passe et que plus aucune de ses coordonnées (emails et numéro de portable) ne soit connu de nos bases de données.

Afin de pouvoir lui redonner accès au site Soce, il peut nous arriver de vous contacter afin que vous vous assuriez que :

  • la personne physique qui est derrière ces coordonnées inconnues est bien celle qu'il prétend être
  • qu'elle fait bien partie de votre Promo (nous avons déjà eu le cas de HPs)