Alias de Boite Google Mail

Présentation du service d'alias Google Mail

Ce service permet d'associer à un compte G Suite (en général un compte générique) des adresses mail supplémentaires pour recevoir et/ou envoyer des mails.

Ces adresses mail supplémentaires sont appellées alias, par opposition à l'adresse mail principale du compte qui est utilisée pour se connecter le compte et accèder aux resources de ce compte (Google mails, Google Drive, Google Sites ...).

Il n'est pas possible de se connecter sur un compte Google en utilisant un alias comme identifiant. Il faut obligatoirement utiliser l'adresse mail principale.

Ce service d'alias est à privilégier pour éviter la prolifération de comptes Google à destination d'un groupe d'utilisateurs donné, comme par exemple :

  • Une équipe en charge de l'organisation d'un évènement, cette équipe ayant plusieurs fonctions (zident, vice-zident, trésorier ...)
  • Une équipe en charge de la gestion d'un groupe territorial ou professionel ...

Principe de fonctionnement

Scénario

Un groupe ou une équipe dispose d'un compte G Suite générique. Appelons-le par exemple equipe@gadz.org

Le nom de domaine de l'alias n'est pas necessairement @gadz.org. Voir la liste des noms de domaines disponibles dans le paragraphe "Convention de nommage et domaines utilisables".

Routage des mails envoyés à un alias:

Les mails envoyés à un alias sont routés sur la boite principale equipe@gadz.org.

Deux possibilités à ce stade :

  1. Options 1 (recommandée) :
    • L'équipe propriétaire du compte equipe@gadz.org décide de créer des filtres gmail de transfert automatique (autoforward) pour distribuer les messages directement vers les boites des membres en charge de chaque fonction (zident, trésorier, logisitique).
    • Dans ce cas, les membres recoivent les messages directement dans leur boite mail personelles
    • Option (recommandée) : le filtre gmail de transfert automatique peut être également utilisé pour libeller automatiquement les messages (meilleure visilibité en utilisant des codes couleur pour chaque libellé dans une boite partagée) et leur archivage automatique ou non.
    • Les membres peuvent répondre à ces messages (ou envoyer un nouveau message) en utilisant l'adresse d'expédition de leur choix (voir la méthode pour envoyer un mail en "tant que" sur https://support.google.com/mail/answer/22370?hl=fr)
  2. Option 2 : L'équipe propriétaire du compte equipe@gadz.org gère tous les messages centralement en se connectant sur la boite principale.
    • Il est alors facile de libeller (automatiquement ou non) les messages reçus en fonction de l'adresse de destination utilisée (voir https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=fr pour libeller automatiquement un message avec un filtre gmail).
    • En répondant un message, l'adresse d'expéditeur sera par défaut l'alias mail auquel le message initial à été envoyé.
    • Note concernant l'accès au compte principale par plusieurs personnes :
      • Il est recommandé d'utiliser le mode délégation de gmail qui ne necessite pas de partager le mot de passe. Il faut avoir le mot de passe du compte principal pour ajouter une personne en délégation. Voir https://support.google.com/a/users/answer/170957?hl=fr
      • L'accès en direct au compte Google principal necessite le partage d'un mot de passe. Cette méthode n'est pas recommandée, surtout si l'équipe est nombreuse.

Avantages de l'utilisation des alias

  • Evite la prolifération de compte G Suite :
    • Complexité de gestion des mots de passe (oublis, passations ...)
    • Obsolescence de comptes non utilisés d'une année sur l'autre
  • Plus simple pour l'équipe : un seul compte Google = un seul mot de passe
  • Permet de déléguer la gestion des propriétaires des alias directement auprès de l'équipe via l'utilisation des règles dans gmail
  • Permet aux utilisateurs de recevoir/envoyer les mails relatifs à leur fonction directement depuis leur boite mail perso (pas besoin de se connecter sur plusieurs comptes)
  • Permet de garder un historique complet de tous les mails reçus via un archivage sur la boite principale (plutôt que de stocker les historiques éparpillés dans des boites différentes)
  • Permet de déléguer facilement le traitement des messages en cas d'absence temporaire d'un membre de l'équipe
  • Facilite la passation de la equipe ou de l'organisation vers une autre équipe après la fin du mandat
  • Meilleur niveau de support de la part de l'équipe gadz.org car gestion centralisée de toutes les adresses mails sous un seul compte Google

Limitation d'utilisation des alias

Bien entendu, si les mails envoyés aux alias doivent rester confidentiels et non lus par les autres membres de l'équipe, ce service n'est pas approprié et il est préférable d'utiliser des comptes personnels ou de creer un compte different.

Convention de nommage et domaines utilisables

Les alias sont soumis aux mêmes conventions de nommage que les boite de boul's.

Les domaines utilisables (au 3 octobre 2018) pour creer des alias Google mail sont les suivants :

  • agoram.net
  • agoram.fr
  • agoram.org
  • am-acc.fr
  • am-acceleration.fr
  • arts-et-metiers.asso.fr
  • arts-et-metiers.com
  • arts-et-metiers.fr
  • etudiant.am
  • forum-am.fr
  • gadz.fr
  • gadz.org
  • gadz.tv
  • grand-gala.org
  • ingenieur.am (? semble non fonctionel)
  • m4am.net
  • skiozarts.fr (en cours de création - 3 oct 2018)
  • soce.fr
  • ueam.org

: Note pour les administrateurs de gadz.org : domaines mails redirigés vers la chaine mail de gadz.org. Necessite la création d'un alias sur la chaine mail pour redirection vers le gmail de G Suite

Ressources documentaires pour utiliser des alias

Utilisateurs

Ce service est réservé aux groupes territoriaux, groupes professionels et aux zidences UE et AE.

Souscription

Envoyer une demande à support@gadz.org

Utilisation des alias pour les comptes UE et AE

Note : cette section est accessible directement via http://go.gadz.org/alias-ue

  • Les équipes des Grands Galas et des Forums bénéficient de domaine mails spécifiques, respectivement @grand-gala.org, @forum-am.fr et @skiozarts.fr
  • Les comptes de ces équipes ont cependant leur adresse mail principale dans le domaine @gadz.org
  • Cette adresse mail principale est utilisée pour se connecter sur le compte Google et la boite Gmail afin de l'administrer (ainsi que pour administrer les autres services tels que Google Drive)
  • Ces comptes sont associés à un ensemble d'alias mail pour être utilisés par les differentes fonctions des équipes (président, trésorier, communication ...)
  • Ces alias mails peuvent être utilisés avec une fonction de transfert automatiques (autoforward), du libellé automatique et avec la fonction écrire "en tant que". Voir ci-dessous.
  • Ces alias sont placés dans les domaines @grand-gala.org et @forum-am.fr
  • Ces alias peuvent varier d'une année sur l'autre, mais les comptes Google de chaque équipe sont sensés êtres conservés
  • En cas de besoin de partage des archives des messages envoyés, il est conseillé d'utiliser le partage de la boite mail principale en utilisant la délégation, afin que les messages soient envoyés depuis la même boite mail par des personnes différentes (si possible, éviter de partager le mot de passe du compte principal avec plusieurs personnes). Dans ce cas, l'utilisation de libéllés automatiques et d'archivage automatique avec des filtres est recommandée.

On notera que le nom du compte est en nommage "gadz" exemple gg.kin@gadz.org alors que les alias, visibles à l'extérieur, sont en nommage "public" : exemple animation.aix@grand-gala.org

Administration :

  • Le mot de passe des comptes est donné à chaque équipe qui décide de la gestion de ce mot de passe et du partage de la responsabilité du compte au sein de chaque équipe
  • En cas de perte du mot de passe du compte principal, il faut contacter support@gadz.org
  • Le ou les responsables du compte configurent dans la compte les règles de redirection des messages reçus ou envoyés :
  • Note : l'activation du transfert automatique ou de la délégation doit être faite en se connectant sur la boite mail principale. Un délégataire ne peut pas configurer une nouvelle addresse de transfert automatique ni une délégation.