Базы данных. Для упорядоченного хранения и обработки связанных между собой данных используются базы данных.
База данных представляет собой определенным образом организованную совокупность данных некоторой предметной области, предназначенную для хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.
Системы управления базами данных (СУБД). Создание баз данных, а также операции поиска и сортировки данных выполняются специальными программами — системами управления базами данных (СУБД). Таким образом, необходимо различать собственно базы данных, которые являются упорядоченными наборами данных, и системы управления базами данных — приложения, управляющие хранением и обработкой данных.
Система управления базами данных (СУБД) — это приложение, обеспечивающее управление созданием и использованием базы данных.
С помощью СУБД можно создавать и редактировать базы данных, выполнять запросы пользователей (поиск и сортировка данных). Примеры СУБД: Microsoft Access, SQL Server, MySQL, OpenOffice.org Base.
Функцию простой СУБД могут выполнять электронные таблицы. Столбцы таблицы являются полями базы данных, а в строках таблицы размещаются записи базы данных. Первая строка таблицы должна содержать имена полей базы данных.
Создание базы данных с использованием СУБД начинается с создания полей базы данных, установки их типов и ввода имен. Затем в режиме таблица или форма производится ввод, просмотр и редактирование записей базы данных. После этого в созданной базе данных можно осуществлять сортировку и поиск данных.
В электронных таблицах ввод, просмотр и редактирование записей можно осуществлять как в режиме таблица, так и в режиме форма. В электронных таблицах Microsoft Excel для вызова формы необходимо выделить ячейки с данными и ввести команду Форма..., находящуюся на панели быстрого доступа. Появится форма, содержащая запись базы данных