Tasques avancades

Recomanacions Generals del correu

Sigueu sempre ben educats en els vostres correus:

1. 1. Saludeu.
  2. Escriviu amb correcció: no feu servir abreviatures, procureu ser clars i vigileu l'ortografia.
  3. Acomiadeu-vos i signeu amb el vostre nom i el vostre correu electrònic.

Penseu que allò que escriviu en un correu queda escrit. Reviseu el correu abans d'enviar-lo, i procureu ser respectuosos i mesurats en els vostres escrits.
L'assumpte del missatge ha de descriure el contingut d'aquest. Si és un tema urgent, feu sortir la paraula URGENT a l'assumpte.
Moltes vegades els correus es filtren i s'organitzen per l'assumpte. Si algú us demana que poseu un assumpte determinat als vostres correus, sigueu molt curosos en aquest aspecte.

Enviar correu a més d'un destinatari

Podem enviar el mateix correu a més d'un destinatari:

Si són dos o tres persones, podem afegir-los al camp Per a:, igual que ho faríem per a una sola persona. Les adreces quedaran separades per comes.
Si és un grup més nombrós, farem servir Cc (copia correu).
Si volem que algú rebi còpia del missatge, però ningú més vegi la seva adreça ni sàpiga que ha rebut còpia, farem servir un camp Cco (copia correu ocult).
Sovint els usuaris estan agrupats en llistes de distribució o Grups, un llistat d'adreces agrupades sota un nom, de forma que enviant un missatge a la llista, el rebran tots ells. Pots consultar a Grups si pertanys a alguna d'aquestes llistes. Si és un grup de classe, envia només correus després de demanar permís al tutor.

Respondre - Respon a tots - Reenvia

L'eina Respon afegeix automàticament als nostres missatge els camps Per a: (la persona a la que responem) i l'Assumpte: (el missatge tindrà el mateix tema que el missatge original). No està de més que ho comprovem, especialment si fem un Respon a tots.
En les converses, anirem veient marcades en negreta les noves aportacions, ja que són nous missatges. En obrir-los, apareixeran desplegats els missatges que no hem llegit, i plegats els que ja hem llegit. Podem plegar-los i desplegar-los clicant el nom de l'autor del missatge, o en els enllaços Expandeix-ho tot o Redueix-ho tot.
Si un missatge va dirigit a més d'un usuari, podem fer Respon (només rebrà la resposta l'autor del missatge) o Respon a tots, de forma que la nostra resposta arribarà a tots els correus indicats al missatge.
Si volem enviar una còpia d'un missatge a algú altre, utilitzarem Reenvia. En aquest cas, haurem d'escriure l'adreça de la persona a la que volem enviar-li el missatge en el camp Per a:.

Administrar contactes

La zona de contactes és una d'agenda que agrupa les adreces de correu dels nostres amics. Si hem enviat un correu a algú, Gmail l'afegeix automàticament als contactes. Podem editar-los, afegir telèfons i altres anotacions.

Podeu anar a l'eina de contactes des de la intranet o escrivint contacts.google.com

Recomanacions

Si hem enviat un correu a algú de fóra del nostre domini, Google l'afegeix automàticament als contactes.
Podem crear grups de contactes, i assignar-los un nom, de forma que en enviar un correu a aquest grup, el rebran tots els contactes que en formen part.
Si disposeu de mòbil, podeu sincronitzar els vostres contactes per tal de tenir la informació sempre actualitzada.

Etiquetar missatges

Si fem un bon ús dels destacats i de la cerca de missatges, potser no necessitarem cap més eina per gestionar el nostre correu. Però si ha molts missatges que ens interessa conservar, classificar i localitzar amb facilitat més endavant, podem etiquetar-los. Les etiquetes són marques de text i de color amb les que assenyalem els missatges, per poder-los agrupar i localitzar més tard amb facilitar. Un missatge pot tenir tantes etiquetes com vulguem.

Recomanacions

Arxiveu els missatges que ja no necessiteu. Sempre els podreu localitzar a la safata Tots els missatges.
Feu un bon ús dels Destacats (l'estrelleta), per aquells correus que hem de respondre o completar, o que requeriran la nostra atenció més endavant. Un cop gestionats, desmarqueu-los i arxiveu-los.
Aneu creant les etiquetes a mida que les aneu necessitant, segons el tipus de missatges que aneu rebent.
A Configuració>etiquetes podeu gestionar les vostres etiquetes: amagar-les, ocultar-les, crear-ne de noves o eliminar-les.
Sempre podem utilitzar el quadre de cerca per trobar missatges: podem provar de torbar-los pel nom de la persona que ens el va enviar, per l'assumpte, per alguna paraula clau del cos del missatge...

Page updated

Report abuse