ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑ ΣΥΝΕΛΕΥΣΗΣ

Διαδικασία Εξέτασης Θέματος της Ημερήσιας Διάταξης

ΠΡΟΚΑΤΑΡΤΙΚΗ ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ

Στο προκαταρτικό αυτό στάδιο το Δ.Σ. αποστέλλει στα μέλη της Γ.Σ. (συνήθως μαζί με την πρόσκληση για την Γ.Σ.) όλες τις απαραίτητες πληροφορίες και στοιχεία των επί μέρους ζητημάτων της ημερήσιας διάταξης που κρίνεται ότι είναι απαραίτητες για την προετοιμασία των μελών ενόψει της Γ.Σ.

ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ


  • Στο 1ο στάδιο τα µέλη ενημερώνονται από τα διοικητικά όργανα για το περιεχόμενο του υπό συζήτηση θέματος.


  • Η ενημέρωση θα πρέπει να έχει τα εξής χαρακτηριστικά:

α. Να είναι πλήρης.

β. Να είναι διατυπωμένη µε σαφήνεια και σε γλώσσα που να γίνεται κατανοητή από τα µέλη.

γ. Να είναι ουσιαστική, να υπογραμμίζονται τα σημαντικά στοιχεία και να μην εμπλέκονται άλλα θέματα.

δ. Να είναι ακριβής, αληθής και να στοχεύει να κεντρίσει το ενδιαφέρον των µελών.


  • Η σωστή ενημέρωση θα ωθήσει τα μέλη να εγκύψουν στις αιχμές των προβλημάτων και όχι να ασχολούνται είτε με τις επουσιώδεις πτυχές τους είτε να σιωπούν, όπως γίνεται σε πολλές περιπτώσεις.


  • Τα σωστά και πλήρως ενημερωμένα µέλη έχουν τη δυνατότητα να λαμβάνουν τις ορθότερες αποφάσεις.

ΣΥΖΗΤΗΣΗ


  • Στο 2ο στάδιο διεξάγεται συζήτηση με βάση την ενημέρωση που έγινε.


  • Η ομαλή εξέλιξη της συζήτησης εξαρτάται βεβαίως από τη φύση του θέματος και από το βαθμό που επηρεάζει τα οικονομικά συμφέροντα των µελών. Κυρίως όμως εξαρτάται από τη “δημοκρατική τάξη”, την οποία η διοίκηση θα καταφέρει να εμφυσήσει στα άτομα που συμμετέχουν στη γενική συνέλευση. Το άνοιγμα καταλόγου ομιλητών και η αυστηρή τήρησή του, χωρίς επιλεκτικές προτεραιότητες, αποτελεί το πλαίσιο στο οποίο θα εξελιχθεί η συζήτηση.


  • Τα µέλη υποβάλλουν τις διευκρινιστικές ερωτήσεις τους και καταθέτουν τις απόψεις και τους προβληματισμούς τους επί του θέματος για το οποίο θα κληθούν στη συνέχεια να αποφασίσουν.


  • Η διοίκηση οφείλει να δίνει σαφείς, ουσιαστικές και σύντομες απαντήσεις, χωρίς να καταχράται τον χρόνο με την αξιοποίηση της πλεονεκτικής θέσης που κατέχει.


  • Όταν ένα µέλος υποβάλλει στη διοίκηση ένα ερώτημα ή εκφράζει έναν προβληματισμό αναμένοντας µια απάντηση, ουσιαστικά θέτει ένα θέμα στη γενική συνέλευση. Η διοίκηση συνεπώς δεν θα απαντήσει στο μέλος με σκοπό να ικανοποιήσει το ερώτημά του, αλλά θα απαντήσει στη γενική συνέλευση, γιατί το ερώτημα ενδεχομένως να αφορά πολύ περισσότερα άτομα πέραν από το άτομο που το υποβάλλει. Πρόσθετα η διαλογική συζήτηση μεταξύ των µελών ή μεταξύ των µελών και της διοίκησης δημιουργεί δυσφορία στα υπόλοιπα µέλη και είναι ορθό να αποφεύγεται.

ΣΥΝΘΕΣΗ

Η διοίκηση συνθέτει τις διάφορες απόψεις, που εκφράστηκαν από τα µέλη και προσαρμόζει ανάλογα τη δική της θέση επί του θέματος, εάν κρίνει ότι η προσαρμογή θα αποβεί προς το συμφέρον της εταιρείας. Στο τέλος θέτει στην κρίση των µελών την τελική της εισήγηση ή, εάν διαπιστώσει ότι υπάρχουν έντονες και επίμονες απόψεις, θέτει στην κρίση των μελών περισσότερες από µία εισηγήσεις ανάλογα µε την περίπτωση.

ΑΠΟΦΑΣΗ

Τα µέλη, ύστερα από τη λεπτομερειακή ενημέρωση που τους έγινε κατά το πρώτο στάδιο και τις απαντήσεις που πήραν στα ερωτήματα που υπέβαλαν κατά το δεύτερο στάδιο, μπορούν, µε αντικειμενικά κριτήρια, να αποφασίσουν για το θέμα που τέθηκε προς εξέταση. Οι αποφάσεις είναι δεσμευτικές για τη συνεταιριστική επιχείρηση και η διοίκηση είναι υποχρεωμένη να προχωρήσει στην εφαρμογή τους.


(Πηγή: Θεωρία Συνεργατικής Οργάνωσης, Ανδρέα Χ. Ηρακλέους, 2008)