SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI
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Orientações para a abertura de processos e inserção de documentos no SEI
A documentação deverá ser encaminhada até 30 dias após o término da turma (Edital SME/COPED/DF 2025, item 5.2.1), por meio de processo no SEI, com até três turmas por processo.
O processo SEI deve conter:
1. Publicações/ Retificações;
2. CODAF em PDF – Modelo 2025, assinado pelos responsáveis;
3. CODAF em Excel – Modelo 2025, sem assinatura dos responsáveis;
4. Lista de Presença (para os cursos e eventos presenciais e encontros presenciais de cursos a distância) que deve ser digitalizada com a capa de rosto;
5. Termo de responsabilidade versão em PDF, contendo assinatura do responsável pela documentação;
6. Memorando ou Encaminhamento do Sistema SEI.
IMPORTANTE: Área Promotora tem inteira responsabilidade em prezar pela fidedignidade das informações inseridas na documentação referente ao curso/evento formativo (item 5.2.3).
Na tabela ao lado, estão relacionados os documentos necessários para a finalização de cada ação formativa.
Importante:
O CODAF deve ser encaminhado para o DF em formato Excel e PDF.
Lembrando que o Relatório de Controle de Participação na modalidade a distância preenchido com as atividades desenvolvidas no AVA (indicadas nos procedimentos metodológicos da proposta homologada), participação, cumprimento do percurso formativo proposto, frequência nas aulas síncronas, entrega e aprovação da atividade obrigatória e aproveitamento do cursista deverá ser arquivado pela área promotora pelo prazo mínimo de 5 (cinco) anos e disponibilizados à SME caso solicitado.
Observação: Atentar-se a renomear os documentos a serem inseridos no processo conforme instruções abaixo
1 – Iniciar o processo no SEI
Manuais de uso do Sistema Eletrônico de Informações - SEI
Tipo de Processo: Comunicações Administrativas Memorando
Especificação: Nome do curso_DRE_Turma_ano do curso
Exemplo: Iniciação ao Jogo da Onça_PE_T9_2025.
Exemplo para mais turmas por processo: Iniciação ao Jogo da Onça_PE_T1 a T3_2025
Atenção: Encaminhar até 3 turmas por processo.
Classificação por assunto: Lista de Presença em cursos, eventos autorizados pela Secretaria
Nível de acesso: Público
Salvar
2 - Renomear os arquivos que serão inseridos no processo
Renomear os arquivos da seguinte forma antes de anexar no processo:
Publicações (comunicado e retificações) em PDF, nomeadas da seguinte forma:
o PUBL_COMUNICADO(somente o nº)_ÁREA PROMOTORA_Nº DO PROCESSO NO SEI (apenas números- sem ponto, traço ou barra)
Ex.: PUBL_418_COCEU_601620250461640
o RET_COMUNICADO(somente o nº)_ÁREA PROMOTORA_Nº DO PROCESSO NO SEI (apenas números- sem ponto, traço ou barra)
Ex.: RET_418_COCEU_601620250461640
Para acessar a página do Novo DOC e fazer o download, que deverá ser inserido no processo SEI, veja o tutorial com as instruções necessárias.
Caso a publicação do curso esteja em duas ou mais páginas do DOC, utilizar recursos on-line para uni-las no mesmo arquivo em PDF.
Sugestões: https://www.ilovepdf.com/pt ou https://www.pdfmerge.com/
CODAF (Controle de Documentação das Ações Formativas) – Modelo 2025, arquivos em Excel e PDF:
o CODAF_HOMOLOGAÇÃO_ÁREA PROMOTORA_TURMA_Nº DO PROCESSO NO SEI (apenas números – sem ponto, traço ou barra)
EX: CODAF_HOM 25123_COCEU_T10 PE_601620250461640
Lista de Presença com capa de rosto – Modelo 2025, arquivos em Excel e PDF:
o LISTA_HOMOLOGAÇÃO_ÁREA PROMOTORA_TURMA_Nº DO PROCESSO NO SEI (apenas números – sem ponto, traço ou barra)
EX: LISTA_HOM 25123_COCEU_T10 PE_601620250461640
Termo de Responsabilidade - Anexo III - em PDF:
o TERMO_HOMOLOGAÇÃO_ÁREA PROMOTORA_TURMA_Nº DO PROCESSO SEI (apenas números – sem ponto, traço ou barra)
EX: TERMO_HOM 25123_COCEU_T10 PE_601620250461640
3 - Anexar os arquivos:
COMUNICADOS / PUBLICAÇÕES
Inserir a Publicação do curso e Retificações em PDF, salvos diretamente do Diário Oficial.
Repetir o mesmo procedimento para anexar os demais arquivos, modificando as informações na tela “Registrar Documento Externo” conforme abaixo:
CODAF EM ARQUIVO EXCEL E PDF
Tipo de Documento: Relatório;
Número/ Nome na Árvore: CODAF – TURMA XX
Formato: Nato Digital
Nível de Acesso: Público
Procurar... Anexar o CODAF em Excel e PDF
Confirmar dados
Formações a distância: para o arquivo em Excel, nomear como: CODAF_TURMA XX.
TERMO DE RESPONSABILIDADE
Tipo de Documento: Termo;
Número/ Nome na Árvore: Responsabilidade_Turma XX
Formato: Nato Digital
Nível de Acesso: Público
Procurar... Anexar o Termo de Responsabilidade em PDF
Confirmar dados
LISTA DE PRESENÇA
Tipo de Documento: Lista/ Listagem;
Número/ Nome na Árvore: Turma XX
Formato: Digitalizado nesta Unidade
Nível de Acesso: Público
Procurar... Anexar a lista de presença
Confirmar dados
Anotar o número do processo SEI gerado no cabeçalho da Lista de Presença
4 - Memorando ou Encaminhamento do Sistema SEI
Selecionar Memorando SEI ou Encaminhamento:
Digitar o texto para o encaminhamento.
5 - Tramitar o processo para SME – COPED/ DF Documentação
Enviar processo para unidade: SME-COPED/DF Documentação
Sugerimos não habilitar a opção “Manter o processo aberto na unidade atual”
Atenção: Depois de encaminhado o processo para a DF, não será possível fazer alterações. Caso necessite fazer alguma correção, solicitar a DF a devolução do processo SEI.
6 - Processo recebido pela Divisão de Formação - SME-COPED/DF Documentação
A DF realiza a conferência do processo;
Havendo necessidade de ajustes, o processo é devolvido para a Área Promotora;
A DF, juntamente com COGEP/DIDES, providencia o cadastro no EOL;
Após o cadastro no Sistema EOL, os certificados serão enviados para o e-mail do servidor e para a U.E de Lotação.
IMPORTANTE: Informar aos cursistas que para o recebimento dos certificados o e-mail pessoal do servidor deve estar cadastrado e atualizado (pela unidade de exercício) no Sistema EOL.
O processo é devolvido para a Área Promotora para encerramento após o cadastro no EOL;
No Portal da SME, na página da DF, é possível acompanhar todo o processo de certificação das turmas homologadas pela SME e publicadas em Diário Oficial.
https://educacao.sme.prefeitura.sp.gov.br/coped/df/acompanhe-o-status-das-formacoes/
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